Zeiterfassung, Potenzialanalyse und Fakturierung mit JIRA

Patrick Schuh am 11. August 2016

JIRA lässt sich einfach zur Buchhaltungs-Software erweitern.

Damit wird JIRA zu einem leicht bedienbaren Tool zur Erfassung, Überwachung und Auswertung geleisteter Arbeitsstunden. Es unterstützt dadurch Dienstleistungsunternehmen wie Webagenturen, Werbeagenturen oder andere Unternehmen aus der Kreativitätswirtschaft bei einer effizienten Unternehmensführung.

Unser Gastautor Patrick Schuh von der Kölner Internetagentur brainbits berichtete bereits von den Erfahrungen mit JIRA bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen und hat die Kollaborations-Software Confluence einem Test unterzogen.
Im aktuellen Beitrag hat er die Möglichkeiten für Zeiterfassung, Potenzialanalyse und Fakturierung von JIRA untersucht.

1 Die Anforderung

Mit unserer Webagentur brainbits verdienen wir Geld durch die Bereitstellung von Zeit. Zeit ist unser Kapital, und die ordnungsgemäße Erfassung, Zuordnung und Berechnung von Zeit sind überlebenswichtige Faktoren in der Unternehmensorganisation.
Deshalb wollten wir ein System schaffen, das eine fortlaufende, lückenlose, projekt- und aufgabenbezogene Zeiterfassung ermöglicht und uns hilft, angefallene Projektaufwände, Projektbudgets, geleistete Arbeitszeit sowie das Verhältnis interner zu externen Aufwänden im Blick zu behalten.

Vorteile von Atlassian JIRA

• Fortlaufende, lückenlose, projekt- und aufgabenbezogene Zeiterfassung
• Monatliche Übersicht über vereinbarte und geleistete Arbeitszeit
• Schnelle Übersicht über das Verhältnis von internen zu externen Aufwänden
• Echtzeit-Übersicht über bisher angefallene Projektaufwände und Abgleichung mit den hinterlegten Projektbudgets-Automatische Erzeugung von Abrechnungsnachweisen
• Prüfprozesse zur Vermeidung von Fehlstunden in der Zeitbuchung

2. Die Lösung

Um einen einwandfreien Prozess sicher­zustellen, haben wir die Erfassung, Überprüfung und Fakturierung der geleisteten Arbeitsstunden vollständig digitalisiert

2.1 Zeiterfassung

Sämtliche Arbeitszeiten werden über JIRA auf Tickets gebucht. Dafür stehen unterschiedliche Buchungsmechaniken zur Verfügung. Beispielsweise das Tool „Worklog­Assistant“, das permanent im Hintergrund läuft und die Zuordnung von erfassten Arbeitszeiten durch einen einfachen Klick auf eine Ticketnummer erlaubt. Am Ende des Monats überprüft jeder Mitarbeiter anhand seines digitalen Stundenzettels die Vollständigkeit seiner Buchung und gibt den Stundenzettel zur Überprüfung und Freigabe an den Teamleiter. Hier erfolgt eine erneute Überprüfung und anschließende Freigabe der Stunden für den Fakturierungsprozess.

2.2 Potenzialanalyse

Die so erfassten Stunden werden in einer Monatsauswertung pro Mitarbeiter, Team und gesamt aufsummiert. Durch die Gegenüberstellung von theoretisch verfügbaren Arbeitsstunden und tatsächlich gebuchten Zeiten können versehentliche Unter- oder Überbuchungen sofort aufgedeckt werden. Urlaube und Krankheiten werden hierbei durch die integrierte Abwesenheitsverwaltung natürlich berücksichtigt. Zudem ermittelt die Potenzialanalyse die prozentuale Verteilung zwischen internen Aufwänden und fakturierbaren Projektzeiten und eruiert monatlich das theoretisch verfügbare Stundenkontingent. Damit ist sie bei brainbits ein unerlässliches Instrument für strategische Planung durch die Geschäftsführung geworden.

2.3 Fakturierung

In der Fakturierungsübersicht werden die geleisteten und auf Projekte gebuchten Stunden den Aufträgen aus dem ERP-System gegenübergestellt. Hier ist in Echtzeit ersichtlich, wie viel des vereinbarten Projektbudgets bisher verbraucht wurde und wie viele Stunden im Rahmen der Monatsabrechnung pro Auftrag fakturiert werden können. Durch einen Klick generiert das System für die gewünschte Abrechnungsperiode einen Stundennachweis im Word-Format.

Einen Erfahrungsbericht zu digitalen JIRA-Workflows im Unternehmensmanagement lesen Sie hier.