Das Atlassian-Tool Jira lässt sich einfach zur Buchhaltungssoftware erweitern. Damit wird Jira zu einem leicht bedienbaren Werkzeug zur Erfassung, Überwachung und Auswertung geleisteter Arbeitsstunden. Dadurch bietet die Software effiziente Unterstützung für Dienstleistungsunternehmen wie Webagenturen, Werbeagenturen und andere Firmen aus der Kreativwirtschaft.
Patrick Schuh von der Kölner Internetagentur brainbits berichtete bereits von den Erfahrungen mit Jira bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Zusätzlich hat er die Kollaborationssoftware Confluence einem Test unterzogen. Im aktuellen Beitrag hat er die Möglichkeiten für die Zeiterfassung, Potenzialanalyse und Fakturierung mit Jira untersucht:
Mit unserer Webagentur brainbits verdienen wir Geld mit der Bereitstellung von Zeit. Zeit ist also unser Kapital und die ordnungsgemäße Erfassung, Zuordnung und Berechnung von Zeit sind überlebenswichtige Faktoren in der Unternehmensorganisation. Deshalb wollten wir ein System entwickeln, welches eine fortlaufende, lückenlose, projekt- und aufgabenbezogene Zeiterfassung ermöglicht. Zusätzlich sollte es uns helfen, angefallene Projektaufwände, -budgets, geleistete Arbeitszeiten sowie das Verhältnis von internen zu externen Aufwänden im Blick zu behalten.
Vorteile von Atlassian JIRA
- Fortlaufende, lückenlose, projekt- und aufgabenbezogene Zeiterfassung
- Monatliche Übersicht über vereinbarte und geleistete Arbeitszeit
- Schneller Überblick über das Verhältnis von internen zu externen Aufwänden
- Echtzeit-Übersicht von bisher angefallenen Projektaufwänden und Abgleich mit den hinterlegten Projektbudgets
- Automatische Erzeugung von Abrechnungsnachweisen
- Prüfprozesse zur Vermeidung von Fehlstunden in der Zeitbuchung
Die Lösung
Zur Sicherstellung eines einwandfreien Prozesses, haben wir die Erfassung, Überprüfung und Fakturierung der geleisteten Arbeitsstunden vollständig digitalisiert.
Zeiterfassung mit Jira
Sämtliche Arbeitszeiten werden über Jira auf Tickets gebucht. Dafür stehen unterschiedliche Buchungsmechanismen zur Verfügung. Beispielsweise das Tool „WorklogAssistant“. Dieses läuft permanent im Hintergrund und erlaubt die Zuordnung von erfassten Arbeitszeiten durch einen einfachen Klick auf eine Ticketnummer. Am Monatsende überprüft jeder Mitarbeitende anhand eines digitalen Stundenzettels die Vollständigkeit seiner Buchung. Dann gibt er den Stundenzettel zur Überprüfung und Freigabe an die Teamleitung. Hier erfolgt eine erneute Überprüfung der Stunden und anschließende Freigabe als Basis für den Fakturierungsprozess.
Potenzialanalyse
Die so erfassten Stunden werden in einer Monatsauswertung pro Mitarbeitenden, Team und gesamt aufsummiert. Durch die Gegenüberstellung von theoretisch verfügbaren Arbeitsstunden und tatsächlich gebuchten Zeiten werden versehentliche Unter- oder Überbuchungen sofort aufgedeckt. Urlaube und Krankheiten werden über die integrierte Abwesenheitsverwaltung berücksichtigt. Zudem ermittelt die Potenzialanalyse die prozentuale Verteilung zwischen internen Aufwänden und fakturierbaren Projektzeiten und eruiert monatlich das theoretisch verfügbare Stundenkontingent. Damit ist sie für brainbits ein unerlässliches Instrument für die strategische Planung durch die Geschäftsführung geworden.
Fakturierungsprozess mit Jira
In der Fakturierungsübersicht werden die geleisteten und auf Projekte gebuchten Stunden den Aufträgen aus dem ERP-System gegenübergestellt. Hier ist in Echtzeit ersichtlich, wie viel des vereinbarten Projektbudgets bisher verbraucht wurde und wie viele Stunden im Rahmen der Monatsabrechnung pro Auftrag fakturiert werden können. Durch einen Klick generiert das System für die gewünschte Abrechnungsperiode einen Stundennachweis im Word-Format.
Einen Erfahrungsbericht zu digitalen JIRA-Workflows im Unternehmensmanagement lesen Sie hier: