Kollaborations-Software Confluence im Test

Confluence getestetDie Dokumentation im Rahmen des Qualitätsmanagements wird oft als lästiges Übel empfunden.
Mit Confluence umgesetzt, kann sie für alle Mitarbeiter ein hilfreiches Instrument bei der täglichen Arbeit und eine wertvolle Grundlage der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse sein.

Unser Gastautor Patrick Schuh von der Kölner Internetagentur brainbits berichtete bereits von den Erfahrungen mit JIRA bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen.
Diesmal testet brainbits Confluence, die Kollaborationssoftware für Teams aus dem Hause Atlassian.

Die Vorteile von Confluence

  • Erhöhung der Ergebnisqualität und der Bearbeitungseffizienz
  • Steigerung des Verantwortungsbewusstseins aller Mitarbeiter
  • Transparente Prozessabläufe, jederzeit aktuell abrufbar
  • Gründlichere und einheitliche Bearbeitung von Aufgaben dank Checklisten und Vorlagen

Atlassian bietet also clevere Softwarelösungen für Entwickler. Das Besondere: Die Produkte sind zum Großteil keine Open-Source-Lösungen, aber die Software wird auf einer Lizenzbasis angeboten, die es den Kunden ermöglicht, den Sourcecode einzusehen und für eigene Zwecke zu modifizieren.

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1. Die Anforderung

Sieht man genauer hin, ist es erstaunlich, wie viele Prozesse in einem Unternehmen „einfach so“ laufen. Ob sie dabei effizient oder immer mit einer reproduzierbaren Qualität ablaufen, bleibt bei diesen „verdeckten“ Prozessen oft ungeklärt. Problematisch wird das spätestens dann, wenn der Mitarbeiter mit dem entscheidenden Prozess-Know-how ausfällt und sich ein anderer um den Job kümmern muss. Anforderung des Projekts war, solche und ähnliche Situationen in Zukunft zu vermeiden oder zumindest die negativen Auswirkungen deutlich zu reduzieren.

2. Die Lösung

brainbits wollte dieses Problem möglichst grundsätzlich angehen und hat sich für eine umfassende Erfassung, Prüfung, Optimierung und Dokumentation der organisatorischen Prozesse entschieden. Eine ISO 9001-Zertifizierung gab das systematische Ziel für dieses Mammutprojekt vor. Allerdings sollten keine bürokratischen Papiertiger erschaffen werden, sondern eine Dokumentation, die aktiv genutzt, von den Beteiligten als nützlich empfunden und deshalb auf Basis der gemachten Erfahrungen fortlaufend weiterentwickelt wird. Das Enterprise-Wiki Confluence, das bis dahin vor allem für die Projektdokumentation eingesetzt wurde, erschien als geeignetes Instrument, um eine nützliche und effektive Dokumentation aufzusetzen.

Konsolen Frickler

Die Grundfunktionalitäten von Confluence, ergänzt um verschiedene Plugins und Erweiterungen, sorgen nun für eine einheitliche, strukturierte Dokumentation aller Richtlinien und für eine bessere Kommunikation der definierten Standardprozesse. Erfahrungen und Verbesserungen können unmittelbar in die zentrale Dokumentation einfließen und so schnell alle Mitarbeiter erreichen, Prozessabläufe und Zuständigkeiten sind transparent geregelt und hilfreiche Arbeitsmittel wie Checklisten und Vorlagen stehen jederzeit zentral zur Verfügung. Die digitale Ablage aller Informationen ermöglicht die Realisierung vieler Ansätze, die in einer Dokumentation auf Papier nicht möglich wären:

2.1 Rollenmodell

Jeder Mitarbeiter übernimmt im Unternehmen mehrere Rollen, zum Beispiel Software Developer und Fester Mitarbeiter. Die Prozesse wiederum sind diesen Rollen über Tags zugewiesen. Eine Übersichtsseite pro Rolle listet alle für die jeweilige Rolle relevanten Prozesse auf. Dies hilft den Mitarbeitern, „ihre“ Bereiche der Dokumentation im Auge zu behalten, und erleichtert zudem die Einführung neuer Mitarbeiter. Diese können sich schnell und selbstständig einen ersten Überblick über die für sie relevanten Prozesse und Richtlinien verschaffen.

2.2 Gültigkeit

Ein spezieller Freigabe-Workflow garantiert, dass im Intranet nur geprüfte und gültige Dokumente für alle Mitarbeiter abrufbar sind. Jedes Dokument wird vor der Freigabe durch eine Prüfinstanz und die Geschäftsleitung auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit geprüft.

2.3 Versionierung

Dokumente sind versioniert abgelegt. Dabei ist jede Version mit dem jeweiligen Autor gekennzeichnet, um Änderungen an den Dokumenten jederzeit nachvollziehen zu können.

2.4 Integrierte Systemkommunikation

Die Dokumentation ist eng mit dem Atlassian-Ticketsystem JIRA verknüpft. Viele der in Confluence beschriebenen Prozesse werden komplett in Form von
JIRA-Workflows gesteuert und abgewickelt. Ein Link in den entsprechenden Dokumentationen generiert direkt den prozessgenuinen Ticket-Typ in JIRA.

2.5 Prozessvisualisierung

Bei komplexen Prozessbeschreibungen kommen Diagramme zum Einsatz. Verlinkt mit den Dokumentationen der einzelnen Prozessschritte helfen sie, jederzeit das große Ganze im Auge zu behalten und schnell zu den benötigten Informationen zu gelangen.

2.6 Export im Unternehmens-CI

Die Dokumentation beinhaltet auch Vorlagen für verschiedene Formulare und Checklisten. Falls nötig, können diese über den Confluence Word Exporter schnell auf Papier gebracht werden – direkt mit dem Unternehmens-CI versehen.

2.7 Einsetzbar als Qualitäts-Management-Handbuch im Sinne der ISO 9001-Norm

Das brainbits-System erfüllt die strukturellen Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation im Sinne der Norm ISO 9001 bezüglich der Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen. Dabei gilt:

  • Dokumente müssen vor ihrer Veröffentlichung genehmigt werden. Dies ist durch den Freigabe-Workflow gewährleistet.
  • Dokumente müssen regelmäßig bewertet sowie bei Bedarf aktualisiert und erneut genehmigt werden. Das steuert der Gültigkeits-Workflow.
  • Änderungen und der aktuelle Bearbeitungsstand von Dokumenten sind deutlich zu kennzeichnen. Dies geschieht mittels Versionierung und Gültigkeits-Workflow.
  • Nur die gültigen Fassungen von Dokumenten sind an den jeweiligen Einsatzorten verfügbar zu machen. In Form der digitalen Ressource kann jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus direkt auf die gültige Version zugreifen.
  • Dokumente müssen lesbar und leicht erkennbar bleiben. Durch die vollständig digitale Bereitstellung stellt diese Anforderung kein Problem mehr dar.

Fazit

Die Dokumentation im Rahmen des Qualitätsmanagements und der verschiedenen Unternehmensprozesse wird ab einer gewissen Größenordnung zu einer besonderen Herausforderung. Das Softwaretool Confluence von Atlassian leistet wertvolle Hilfe beim Aufbau einer nachvollziehbaren und transparenten Dokumentation, die auch auf lange Sicht Bestand hat.

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