Taskverwaltung nach dem Kanban-Prinzip

Was verbirgt sich eigentlich genau hinter dem Begriff und auf welchen Prinzipien fußt die Methode?

Immer mehr Unternehmen stützen sich bei der Verbesserung ihrer Prozesse auf Kanban. Ziel von Kanban ist es u. a. durch Visualisierung aller Tasks auf einem sogenannten „Kanban-Board“ über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg, Prozessabläufe zu verbessern und Durchlaufzeiten zu verkürzen.

Die vier wichtigsten Prinzipien des Kanban

Geprägt wurde der Begriff „Kanban“ 1947 in der japanischen Automobilindustrie, und zwar von Taiichi Ohno in der japanischen Toyota Motor Corporation. Kanban bedeutet „Signalkarte“. Diese Signalkarten sollten helfen, die Produktion – im Sinne einer Lean Production – so zu steuern, dass jeweils nur so viele Zwischenprodukte hergestellt werden, wie die nachfolgende Station braucht. Intention war, hierdurch Lagerbestände und auch die Kapitalbindung zu reduzieren. Gleichzeitig sollte dies mit einer verbesserten Flexibilität bezogen auf die geänderten Bedarfsmengen einhergehen. All dies sollte außerdem ohne die Verschlechterung von Lieferbereitschaft und Ausschussquoten erreicht werden und ohne zusätzliche Aufwände, wie z. B. durch vermehrte Nachtarbeit oder zusätzliche Transporte.

Visualisierung

Will ein Unternehmen Kanban einführen, dann besteht der erste wichtige Schritt darin, die bestehende Wertschöpfungskette zu visualisieren. Wesentlich ist hierbei, den aktuellen Ist-Zustand zu skizzieren, und nicht die Wertschöpfungskette wie sie ggf. aussehen könnte.

In der Software-Entwicklung beginnt diese Kette z. B. häufig mit einem sogenannten Backlog. Das ist ein Dokument, in dem alle bekannten Anforderungen gesammelt werden. Von hier aus gehen die Anforderungen eine nach der anderen in die Entwicklung. Ihr nachgelagert folgt dann die Testphase. Vorausgesetzt, es werden keine Qualitätsmängel gefunden, dann werden die Anforderungen ausgeliefert.

Ein großes Whiteboard, das allen Mitarbeitern frei zugänglich ist, hat sich bereits in vielen Unternehmen für die Visualisierung als praktikable Lösung erwiesen. Auf ihm ist jeder Prozessschritt in einer eigenen Spalte dargestellt.

Die einzelnen Anforderungen werden auf Karten notiert und durchlaufen als Tickets von links nach rechts die Wertschöpfungskette auf dem Kanban-Board.

Pull statt Push

Unverzichtbar für den erfolgreichen Einsatz von Kanban ist, dass ein echtes Pull-System implementiert wird. D. h., Arbeit wird niemals an nachgelagerte Prozessschritte übergeben (Push-Prinzip). Das Pull-Prinzip arbeitet genau anders herum. Die einzelnen Prozessschritte holen sich neue Arbeit beim vorgelagerten Prozessschritt erst dann ab, wenn die andere Arbeit erledigt wurde.

Pull-Systeme verhindern so effektiv die Überlastung von Mitarbeitern und stellen ein nachhaltiges Arbeitstempo sicher. Sie zeigen schnell, an welchen Schnittstellen der Workflow hakt und bieten so gute Ansatzpunkte zur Verbesserung, insbesondere wenn gleichzeitig die Menge an paralleler Arbeit begrenzt wird.

Begrenzung paralleler Arbeit

Hier geht es für jeden Prozessschritt darum, die Anzahl der Aufgaben, an denen gleichzeitig gearbeitet wird, zu begrenzen. Beispielsweise kann sich das Team darauf verständigen, dass niemals mehr als vier Tickets gleichzeitig in der Entwicklung befinden dürfen, höchstens zwei beim Testen und maximal ein Ticket in der Auslieferung. Diese Begrenzung hat zur Folge, dass die einzelnen Tickets deutlich zügiger abgearbeitet werden.

Die Durchlaufzeit – die definiert ist als Menge an paralleler Arbeit dividiert durch den Durchsatz – verringert sich.

Möchte ein Unternehmen also die Durchlaufzeiten verkürzen, dann gibt es zwei Möglichkeiten. Das Unternehmen kann versuchen, den Durchsatz zu erhöhen, oder es begrenzt die Menge an paralleler Arbeit. Letzteres entspricht dem Ansatz von Kanban.

Das wichtigste Prinzip von Kanban wird unter dem Begriff „Kaizen“ zusammengefasst

Der Begriff stammt ebenfalls aus dem Japanischen und bedeutet „Veränderung zum Besseren.“ Es geht also darum, dass ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert wird. Dieser beinhaltet regelmäßig stattfindende Abstimmungsmeetings, in denen die Teammitglieder gemeinsam an Lösungen zur Prozessverbesserung arbeiten.

Dies bedeutet, dass ein Fehler immer auch als eine Chance zum Lernen begriffen wird und es nicht nur um eine kurzfristige Korrektur geht. Vielmehr muss die Ursache behoben werden und hierfür ist jeder Mitarbeiter angehalten, seine Ideen und Verbesserungsvorschlägen einzubringen.

Darüber wie Kanban in der IT, vor allem in die agile Software-Entwicklung angewandt wird berichten wir im nächsten Beitrag zu Kanban