Adacor - Leadership

21. Januar 2021 von Andreas Bachmann und Kiki Radicke

10 Tipps für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice

Die kürzlich von Bund und Ländern beschlossenen weiteren Maßnahmen in der Corona-Krise betreffen auch Unternehmen. So müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten Homeoffice anbieten, wenn keine zwingenden Gründe dagegensprechen. Bei Adacor arbeiten die meisten Kolleginnen und Kollegen, die nicht zwingend im Büro oder im Rechenzentrum präsent sein müssen, bereits seit dem ersten Lockdown im März 2020 von Zuhause aus. Bei uns klappt das Arbeiten vom digitalen Heimarbeitsplatz aus extrem gut. Unsere 10 besten Tipps für die Arbeit im Homeoffice lesen Sie in diesem Artikel.

Viele Unternehmen beweisen seit knapp einem Jahr, was beim Thema Heimarbeit alles möglich ist. Jetzt müssen alle Betriebe, bei denen es möglich ist, die Möglichkeit zum Homeoffice ihren Angestellten anbieten. Beschäftigte sind jedoch nicht verpflichtet, ein Homeoffice-Angebot von ihrem Arbeitgeber anzunehmen oder umzusetzen. Wenn Zuhause die digitale Basisausstattung wie WLAN oder Laptop fehlt, greift die grundsätzliche Pflicht allerdings nicht.

Moderne digitale Ausstattung und sichere Anbindung sind das A & O

Beim Homeoffice unter normalen Bedingungen geht es meist um einzelne Mitarbeitende, die an ein oder zwei Wochentagen Zuhause arbeiten. Um das soziale Miteinander zu stärken und regelmäßige Vor-Ort-Termine wahrzunehmen, sind sie regelmäßig im Unternehmen vor Ort anzutreffen. In der aktuellen Situation befinden sich bei Adacor ganze Teams seit Monaten im Homeoffice. Für Mitarbeitende und Führungskraft ist die Situation mit neuen Herausforderungen verbunden. Zu Glück lassen die Möglichkeiten der Informationstechnologie (IT) kurze und schnelle Wege zwischen dem Unternehmen und dem Heimarbeitsplatz zu. Unsere Mitarbeitenden sind mit modernen Endgeräten (Laptop, Smartphone etc.) und Zusatz-Equipment ausgestattet. Der bestmögliche Schutz bei der Datenübertragung ist beispielsweise über eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation oder sichere Einwahlverfahren via Virtual Private Network (VPN) gewährleistet.

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Struktur und Planung geben Halt

Im heimischen Umfeld zu arbeiten, kann zunächst mit einem Gefühl von Freiheit, Selbstbestimmung und Entspannung verbunden sein. Das Büro mit dem Chef und den Kollegen und Kolleginnen ist weit weg. Um so produktiv wie im Büro zu arbeiten, ist daher ein hohes Maß an Disziplin, Selbstorganisation und Kontaktpflege notwendig. Für Menschen, die morgens für gewöhnlich ins Büro fahren, können diese Punkte ungewohnte Herausforderungen mit sich bringen. Wenn sämtliche Kommunikation nur noch per Telefon und Video erfolgt, fühlt sich der oder die ein oder andere schnell einsam. Unternehmen können einer solchen Situation von vornherein mit den passenden Maßnahmen gegensteuern. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden im Homeoffice eine feste Struktur haben und ihren Arbeitstag so organisieren, dass sie nach wie vor zu bestimmten Zeiten erreichbar sind. Die Planung, damit Homeoffice erfolgreich funktioniert, hängt vom einzelnen Unternehmen und seiner Kultur ab.

Das Arbeiten im Homeoffice bringt häufig neue Herausforderungen mit sich.

10 Tipps, wie das Homeoffice zum Erfolg wird

1. Richten Sie sich einen festen Arbeitsplatz ein.

Das Bett oder die Couch eignen sich nicht als Heimarbeitsplatz. Diese Orte dienen der Entspannung. Wer Zuhause jedoch kein Arbeitszimmer oder ein voll eingerichtetes Büro hat, der findet sicher einen anderen Ort in der Wohnung oder im Haus, an dem es sich ungestört arbeiten lässt. Das kann etwa eine Ecke im Wohnzimmer mit einem kleinen Schreibtisch sein. Wichtig ist, dass der Ort als Arbeitsplatz erkennbar ist und dort Arbeitsutensilien aufbewahrt werden können.

2. Strukturieren Sie Ihren Tag.

Starten Sie stets zur gleichen Uhrzeit in den Homeoffice-Tag und planen Sie bei Arbeitsbeginn den Tag inklusive Pausen und Feierabend. Schreiben Sie alle zu erledigenden Aufgaben auf. Software-Tools bieten dabei eine gute Unterstützung. Bei Adacor setzen wir Atlassian Jira als digitales Tool für das Aufgabenmanagement ein. Alternativ funktioniert das natürlich auch auf Papier – in Listenform oder auf bunten Post-its. Wenn Sie die täglichen To-dos am Arbeitsplatz aufhängen, geht nichts verloren und Sie bringen feste Strukturen in den Tag.

3. Setzen Sie sich Tagesziele.

Bei Adacor setzen wir agile Methoden zur Arbeitsorganisation in unseren Teams ein. Für gewöhnlich stimmen wir uns morgens oder vormittags kurz ab und priorisieren die Aufgaben des Tages. Ob agil oder nicht, in jeder Arbeitsorganisation macht es einen Unterschied, ob man persönlich mit dem Team zusammensitzt oder alleine vor dem Rechner arbeitet. Seien Sie am besten proaktiv und bleiben Sie mit den Kollegen, Kolleginnen und Führungskräften in Kontakt. Klare Tagesziele unterstützen die Strukturierung der Aufgaben. Legen Sie fest, was Sie am Ende des Arbeitstages erreicht haben wollen und planen Sie Ihre Aufgaben genauso ambitioniert wie im Büro. Es ist sinnvoll, die Tagesstruktur mit den Mitbewohnern zu besprechen, damit alle über die jeweiligen Jobzeiten informiert sind.

4. Kleiden Sie sich, als ob Sie ins Büro gehen wollten.

Karl Lagerfeld sagte: „Wer Jogging-Hosen trägt, hat die Kontrolle über sein Leben verloren.“ Bei dieser Aussage kann man geteilter Meinung sein und jeder kann Zuhause tragen, was er will. Die richtige Kleidung zur passenden Gelegenheit vermittelt jedoch ein gutes Gefühl. Wenn nicht Meetings per Video auf dem Tagesplan stehen, dann passiert es schnell, dass man den Arbeitstag im Pyjama oder der bequemen Jogging-Hose verbringt. Wer sich die Zeit nimmt und sich Zuhause genauso zurecht macht wie im normalen Alltag, übernimmt die übliche Routine und schaltet schneller in den Businessmodus. Nach Feierabend kann man aus den Jobklamotten zurück ins gemütliche Feierabend-Outfit schlüpfen und trennt die Freizeit wirksam von der Arbeitszeit.

5. Kommunizieren Sie transparent.

Im Büro sehen die Kolleginnen und Kollegen, wenn Sie angekommen sind und aktiv am Geschehen teilnehmen. Zuhause ist das nicht der Fall. Damit alle wissen, wann Sie arbeiten, informieren Sie die anderen am besten über Ihre An- und Abwesenheitszeiten. Bei Adacor sind unsere Arbeitszeiten für alle sichtbar im Intranet hinterlegt und wenn wir im Chat-Tool online sind, sieht jeder, ob wir anwesend sind. Wie im Büro, wo wir uns aktiv begrüßen und verabschieden und damit Anfang und Ende der Arbeitszeit kommunizieren, sagen wir virtuell über unseren Chat „Guten Morgen“ und „Schönen Feierabend“. Wenn jemand wegen eines Meetings nicht verfügbar ist oder gerade Urlaub hat, dann ist dies aus dem Mitarbeiterkalender ersichtlich. Zusätzlich nutzen wir agile Formate wie Dailys oder Stand-Up-Meetings und bringen alle Teammitglieder täglich auf den gleichen Arbeitsstand.

6. Machen Sie Pausen.

Im Büroalltag sitzen wir in den Sozialbereichen zur Mittagszeit zusammen, trinken zwischendurch gemeinsam einen Kaffee und manche treffen sich zum Rauchen vor der Tür. Diese sozialen Interaktionen fallen im Homeoffice aus. Am heimischen Arbeitsplatz passiert es schnell, dass der Arbeitstag um ist und man keine einzige Pause gemacht hat. Kurze Auszeiten sind aber wichtig und sollten Bestandteil jedes Arbeitstages sein. Sich kurz rausziehen, den Kopf frei bekommen, ist essenziell, um über Stunden hinweg konzentriert zu arbeiten. Planen Sie Pausen genauso strukturiert ein, wie die zu erledigenden Aufgaben. Essen Sie in Ruhe zu Mittag und drehen Sie zwischendurch eine Runde um den Block. Dann kehren Sie mit Sicherheit entspannter an den Arbeitsplatz zurück. Nehmen Sie sich immer mal wieder fünf Minuten Zeit, strecken Sie sich lang und bleiben Sie in Bewegung.

7. Vermeiden Sie Ablenkungen.

Anders als im Büro oder im Meeting-Raum können wir uns im Homeoffice häufig nicht mal eben in eine ruhige Ecke zurückziehen. Ablenkung passiert schnell: Die Kinder flitzen durch den Raum und wollen spielen, Partnerin oder Partner brauchen schnell eine Information, der Nachbar bohrt Löcher in die Wand und ach, der Teppich müsste ja noch gesaugt werden. Schnell hängt man auch in den sozialen Medien fest. Ablenkung lauert überall, dagegen hilft nur Disziplin. Seien Sie aufmerksam gegenüber solchen Zeitfressern. Planen Sie sich zum Beispiel feste Zeiten für die Nutzung sozialer Medien ein. Wer mit Kindern unter einem Dach wohnt, in einem Haus mit lauten Nachbarn oder an einer stark befahrenen Straße, der kann sich mit Kopfhörern behelfen. Es wird unmöglich sein, alle Störfaktoren zu eliminieren, doch einige lassen sich gut in den Griff bekommen.

8. Behalten Sie soziale Bindungen bei.

Es ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig der soziale Austausch ist. In der Corona-Krise ist alles anders. Wir arbeiten nicht nur im Homeoffice, auch alle anderen Aktivitäten mit sozialem Austausch wie Sporttreiben im Verein oder der Restaurantbesuch mit Freunden fällt aus. Um mit anderen in Kontakt zu bleiben, lohnt es die Neuorganisation unseres sozialen Umfeldes. Bei Adacor nutzen wir zur Förderung des sozialen Miteinanders im Homeoffice beispielsweise einen digitalen Smalltalk. In dem Video-Chatraum treffen wir uns zur virtuellen Kaffeepause. Dazu findet regelmäßig ein digitales After-Work-Treffen statt, bei dem wir uns über private Themen austauschen. Aktuell läuft gerade eine mehrwöchige Challenge unter den Kolleginnen und Kollegen, bei denen das Team oder der Einzelne ermittelt werden, die trotz Homeoffice die meisten Schritte machen. Dazu werden im Intranet Fotos von den Spaziergängen, Wanderungen und Läufen der Mitarbeitenden gepostet. Das ist eine wunderbare und einfache Möglichkeit, um das Miteinander zu stärken.

9. Halten Sie den Informationsfluss aufrecht.

Am heimischen Arbeitsplatz fokussieren wir die Arbeit hauptsächlich auf unsere Aufgaben und die des eigenen Teams. Der informelle teamübergreifende Austausch verliert sich schnell als Teil des Arbeitsalltages. Je nachdem wie das Unternehmen aufgestellt ist, verlagert sich dieser Austausch komplett auf die Führungsebenen. Die Kommunikation in den Teams und der formale Informationsfluss über die Teamleitungen funktionieren, aber das kurze Gespräch mit den Kollegen aus den Nachbarteams bleibt aus. Diese Entwicklung kann zur Isolation einzelner Teams führen. Der soziale Austausch ist wichtig für das Gemeinschaftsgefühl einer Firma und fördert den gegenseitigen Unterstützungswillen. Zur Unterstützung bieten sich Formate an, die dazu beitragen, dass jeder Einzelne das Gefühl hat, dazu zu gehören. Bei Adacor informiert beispielsweise der CEO in einem monatlichen Video-Meeting über die aktuellen Geschehnisse in der Firma und in den Teams. Damit sind alle Kolleginnen und Kollegen stets auf dem gleichen Informationsstand.

10. Schaffen Sie die technischen Voraussetzungen.

Um die beschriebenen Punkte erfolgreiche umzusetzen, leisten eine reibungslos funktionierende Technik und innovative webbasierte Tools einen entscheidenden Beitrag. Sie sind die beste Basis, um das Arbeiten von zu Hause zum Erfolg zu führen. Unerlässlich finden wir eine moderne Computerausstattung mit einem guten Videokonferenz-System, einem Tool für den Team-Chat, Groupware-Software sowie eine gute VPN-Anbindung an die Systeme im Büro, Rechenzentrum und in der Cloud. Unsere Mitarbeitenden verfügen alle über ein Firmen-Handy, das sie auch privat nutzen können. Die Telefone im Büro sind alle auf die Handys umgestellt, sodass alle wie gewohnt telefonieren können und für andere erreichbar sind.

Business Continuity Management – bleiben Sie am Ball

Durch die Corona-Krise befinden sich viele Unternehmen wie wir bei Adacor in einer Ausnahmesituation. Die meisten unserer Mitarbeitenden arbeiten im Homeoffice. Wir merken in dieser Situation wie wichtig der Fokus auf die Stärkung einer agilen und wertschätzenden Unternehmenskultur ist. Der Zusammenhalt aller Kollegen und Kolleginnen ist in diesen Zeiten elementar. Wir haben die passenden Maßnahmen schon vor der Krise im Unternehmen etabliert und sind damit gut aufgestellt. Wenn wir Sie mit dem ein oder anderen Erfahrungstipp unterstützen können, dann würde uns das sehr freuen.

Welches Tool-Set wir bei Adacor nutzen und wie unser Notfall-Management seit Jahren darauf ausgerichtet ist, damit wir in Krisenzeiten arbeitsfähig bleiben, erfahren Sie in einem weiteren Artikel von Adacor-CEO Andreas Bachmann:

Business Continuity Management – wir bleiben einsatzbereit

Weitere Tipps rund zum Thema Homeoffice und digitale Teamarbeit erhalten Sie in unserem COVID-19 Leitfaden:

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