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Adacor - New Work

So gelingt das Arbeiten im Homeoffice

Viele Unternehmen unterstützen die Verlangsamung der Ausbreitung des Coronavirus Sars-CoV-2 und der Erkrankung mit COVID-19 indem die Mitarbeitenden von Bürostandorten ins Homeoffice geschickt werden. Bei Adacor arbeiten fast alle Kolleginnen und Kollegen seit dem 18. März 2020 von ihrem digitalen Heimarbeitsplatz aus. Nur die unbedingt notwendigen Mitarbeitenden aus den Assistenz-, Verwaltungs- und Operationsteams halten vor Ort in den Büros oder im Rechenzentrum die Stellung.

Die Möglichkeiten der modernen Informationstechnologie lassen kurze und schnelle Wege zwischen Unternehmen und Heimarbeitsplatz zu. Sichere Einwahlverfahren über ein Virtual Private Network (VPN) sorgen für ausreichend Schutz bei der Datenübertragung.

Anders als beim Homeoffice unter normalen Bedingungen, bei dem es in der Regel nur um einzelne Mitarbeitenden an einzelnen Tagen geht und regelmäßige Vor-Ort-Termine das soziale Miteinander stärken, sind wir in dieser Krisensituation gezwungen mit unseren Teams oder sogar als komplettes Unternehmen für mehrere Wochen oder Monate aus dem Homeoffice zu arbeiten. Dies bedeutet ganz andere und neue Herausforderungen für Mitarbeitenden und Führungskräfte.

Das Arbeiten im Homeoffice muss geplant werden

Von zu Hause aus zu arbeiten, kann zunächst mit einem Gefühl der Freiheit, Selbstbestimmung und Entspannung verbunden sein. Im heimischen Umfeld ist das Büro mit dem Chef und den Kollegen und Kolleginnen weit weg. Um so produktiv wie im Büro zu arbeiten, ist beim Arbeiten im Homeoffice ein hohes Maß an Disziplin, Selbstorganisation und Kontaktpflege notwendig. Diese Punkte können für Menschen, die morgens für gewöhnlich ins Büro fahren, zu einer ungewohnten Herausforderung werden. Und das Homeoffice bedeutet nicht, unkontrolliert nach dem eigenen Rhythmus zu arbeiten. Nach wie vor gibt es Zeiten, in denen die Mitarbeitenden erreichbar sein müssen. Wie das Homeoffice organisiert wird, hängt vom jeweiligen Unternehmen und der Unternehmenskultur ab.

Die 10 besten Tipps, wie das Homeoffice zum Erfolg wird

1. Richten Sie sich einen festen Arbeitsplatz ein

Die Wörter Homeoffice oder Heimarbeitsplatz meinen nicht das Arbeiten auf dem Bett, der Couch oder vor dem Fernseher. Diese Orte dienen der Entspannung, nicht der Arbeit. Da nicht jeder Zuhause ein eingerichtetes Büro hat, ist es wichtig beim Einrichten des Arbeitsplatzes zu überlegen, wo man ungestört arbeiten kann. Das muss kein ganzer Raum sein, sollte aber ein Ort sein, der signalisiert, dass dort gearbeitet wird.

2. Strukturieren Sie Ihren Tag

Planen Sie im Homeoffice zum Arbeitsbeginn Ihren Tag und starten Sie immer zur gleichen Uhrzeit. Teilen Sie sich den Tag ein und planen Pause und den Feierabend. Schreiben Sie sich Ihre Aufgaben auf. Am besten hängen Sie diese sichtbar auf, damit Sie an alles denken. Schreiben Sie sich eine To-do-Liste oder nutzen Sie Post-its, um Ihre Aufgaben zu strukturieren.

3. Setzen Sie sich Tagesziele

Bei Adacor setzen wir in allen Teams agile Methoden zur Arbeitsorganisation ein. Wir sind es gewohnt, uns täglich kurz abzustimmen und die Aufgaben zu priorisieren. Ob agil oder nicht, in jeder Arbeitsorganisation macht es einen Unterschied, ob man persönlich mit dem Team zusammensitzt oder alleine vor dem Rechner arbeitet. Bleiben Sie am Ball und stimmen Sie sich mit Ihren Kollegen, Kolleginnen und Ihren Führungskräften ab. Es ist hilfreich klare Tagesziele vorzugeben. Bleiben Sie zusätzlich mit Ihrem Team in Kontakt und planen Sie Ihre Aufgaben im Homeoffice genauso ambitioniert wie im Büro. Jeder einzelne sollte seine Tagesstruktur mit den Mitbewohnern besprechen, so dass es klare Zeiten für den Job und für Privates gibt.

4. Kleiden Sie sich, als ob Sie ins Büro gehen

Karl Lagerfeld sagte: „Wer Jogginghosen trägt, hat die Kontrolle über sein Leben verloren.“ Bei dieser Aussage kann man geteilter Meinung sein und jeder kann Zuhause tragen, was er will. Die richtige Kleidung zur passenden Gelegenheit kann jedoch ein gutes Gefühl vermitteln. Im Homeoffice passiert es schnell, dass wir den Tag im Pyjama oder der bequemen Jogginghose am Schreibtisch verbringen. Wer sich die Zeit nimmt und sich Zuhause genauso zurecht macht wie im normalen Alltag, übernimmt so seine übliche Routine und schaltet schneller in den Businessmodus um. Nach Feierabend kann man aus den Jobklamotten wieder in das Feierabend-Outfit schlüpfen und trennt so die Freizeit von der Arbeitszeit.

5. Kommunizieren Sie transparent

Im Büro sehen die Kolleginnen und Kollegen, wenn Sie angekommen und aktiv am Geschehen teilhaben. Zuhause ist das nicht der Fall. Damit sie wissen, wann Sie arbeiten, ist es wichtig regelmäßig über die An- und Abwesenheitszeiten zu informieren. In der aktuellen Situation sind Mitarbeitende vielleicht in die Kinderbetreuung eingebunden, auch da ist es wichtig zu wissen wer wie verfügbar ist. Bei Adacor nutzen wir ein Chat-Tool. Darüber kann jeder sehen, wann wir anwesend sind. Wie im Büro, in dem man sich aktiv begrüßt und verabschiedet und damit Anfang und Ende der Arbeitszeit kommuniziert sollte dies auch virtuell im Team-Chat so gehandhabt werden. Ist jemand nicht erreichbar, zum Beispiel weil ein Meeting läuft, dann können die anderen dies im Kalender des Mitarbeitenden sehen.
Nutzen Sie Formate wie Dailys oder Stand-Ups und halten sich so gegenseitig auf dem aktuellen Stand der Arbeitsergebnisse aller Teammitglieder.

6. Machen Sie zwischendurch mal Pause

Im Büroalltag sitzt man zur Mittagszeit zusammen, trinkt zwischendurch gemeinsam einen Kaffee oder trifft sich vor der Tür zum Rauchen. Das geht im Homeoffice nicht. Pausen sind jedoch ein wichtiger Bestandteil des Arbeitstages. Sich kurz rausziehen, den Kopf frei bekommen, ist essenziell, um über Stunden hinweg konzentriert zu arbeiten. Nehmen Sie sich zwischendurch eine Auszeit. Planen Sie Pausen genauso strukturiert ein, wie die zu erledigenden Aufgaben. Essen Sie in Ruhe zu Mittag oder drehen eine Runde um den Block und Sie werden entspannter an den Arbeitsplatz zurückkehren. Nehmen Sie sich zwischendurch immer mal wieder fünf Minuten Zeit um sich zu strecken oder zu dehnen. Bringen Sie sich in Bewegung.

7. Vermeiden Sie Ablenkungen

Im Homeoffice können wir uns nicht immer, wie im Büro, in einen Meeting-Raum oder eine ruhige Ecke zurückziehen. Ablenkung passiert schnell: Die Kinder flitzen durch den Raum und wollen spielen, die Partnerin oder der Partner braucht schnell eine Information, der Nachbar bohrt Löcher in die Wand und ach, der Teppich müsste ja noch gesaugt werden. Auch ein kurzer Blick in die sozialen Medien passiert schnell. Seien Sie aufmerksam gegenüber diesen Zeitfressern. Ablenkungen lauern überall und da hilft nur Disziplin. Planen Sie zum Beispiel feste Zeiten für die Nutzung sozialer Medien. Wer mit Kindern unter einem Dach wohnt, in einem Haus mit lauten Nachbarn oder an einer stark befahrenen Straße, der kann sich mit Kopfhörern behelfen. Es wird unmöglich sein, alle Störfaktoren zu eliminieren, doch einige lassen sich gut in den Griff bekommen.

8. Soziale Bindungen beibehalten

Es ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig der soziale Austausch ist. Durch Covid-19 geht es ja nicht nur darum, im Homeoffice zu arbeiten und alles andere bleibt wie gehabt. Vielmehr müssen wir jetzt unsere sozialen Kontakte anders organisieren. Um das soziale Miteinander im Homeoffice zu fördern, haben wir bei Adacor einen digitalen Smalltalk eingerichtet. In dem Video-Chatraum treffen sich die Kollegen und Kolleginnen zur virtuellen Kaffeepause. Wir haben alle Mitarbeitenden aufgerufen, Bilder ihrer Homeoffice-Arbeitsplätze zu posten, damit alle eine Idee haben, wie die Kollegen und Kolleginnen arbeiten. Für die Mütter und Väter im Unternehmen haben wir eine Chatgruppe eingerichtet, die die Eltern mit Ideen versorgt, was sie in diesen Zeiten mit ihren Kindern gegen Langeweile tun können. Der Raum dient zum Austausch der Eltern untereinander. Auch das Feierabendbier funktioniert per Facetime oder Videokonferenz.

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9. Informationsfluss aufrecht erhalten

Arbeiten wir im Homeoffice, liegt der Fokus unserer Arbeit hauptsächlich auf den eigenen Aufgaben und denen des eigenen Teams. Der informelle teamübergreifende Austausch ist nicht mehr Teil unseres Alltages. Je nachdem wie ein Unternehmen aufgestellt ist, verlagert sich dieser Austausch wieder komplett auf die Führungsebenen. Das kann bedeuten, dass die einzelnen Teams sich isolieren. Die Kommunikation untereinander funktioniert und der formale Kommunikationsfluss über die Teamleiter, aber das kurze Gespräch mit dem Kollegen aus dem Nachbarteam bleibt aus.
Gerade dieser Austausch ist wichtig, um das Gefühl der Gemeinschaft aufrecht erhalten zu können und die gegenseitige Unterstützung nicht zu verlieren. Richten Sie Formate ein, die ein persönliches Update unter den verschiedenen Teams fördern und geben die teamübergreifende Kommunikation nicht ausschließlich in die Hände der Führungskräfte.

10. Technische Voraussetzungen und Tools

Für all diese voran beschriebenen Herausforderungen können eine reibungslos funktionierende Technik und gute webbasierte Tools einen entscheidenden Beitrag leisten, um das Arbeiten von zu Hause zum Erfolg zu führen. Unerlässlich sind ein gutes Videokonferenz-System, ein Team-Chat sowie eine gute VPN-Anbindung an die Systeme im Office, Rechenzentrum und Cloud.

Business Continuity Management  – wesentliche Maßnahmen umgesetzt

Durch die Corona-Krise befinden wir uns bei Adacor in einer Ausnahmesituation. Unsere Mitarbeitenden arbeiten bis auf wenige Ausnahmen im Homeoffice. Wir merken in dieser Situation einmal mehr wie wichtig unser Fokus auf die Stärkung einer agilen und wertschätzenden Unternehmenskultur ist. Der Zusammenhalt von allen Mitarbeitenden ist elementar und muss vor solchen Krisensituationen gelebt werden, damit man als Unternehmen und Mitarbeitende jetzt die Früchte ernten kann.

Welches Tool-Setup wir bei Adacor nutzen und wie unser Notfallmanagement seit Jahren darauf ausgerichtet ist, dass unsere Bürostandorte irgendwann für uns nicht erreichbar sein könnten, erfahren Sie in diesem Artikel unseres CEOs Andreas Bachmann.

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