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Erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice in Krisenzeiten

Zuletzt aktualisiert am 9. November 2020

Wir sind mittendrin in der zweiten Corona-Welle. Gerade erst haben viele Unternehmen ihre Restriktionen gelockert und die Mitarbeitenden konnten schrittweise und abwechselnd in die Büros zurückkehren. Mit dem neuen Lockdown, der seit dem 2. November 2020 gilt, kehrt sich diese Entwicklung wieder um. Um die Ausbreitung des Coronavirus Sars-CoV-2 und der Erkrankung mit COVID-19 zu bremsen, werden die Mitarbeitenden erneut von den Bürostandorten ins Homeoffice geschickt. Auch bei Adacor ist das so und die meisten Kolleginnen und Kollegen, die nicht zwingend im Büro oder im Rechenzentrum präsent sein müssen, arbeiten wieder oder immer noch von ihrem digitalen Heimarbeitsplatz aus. Bei uns klappt das Arbeiten von Zuhause aus erstaunlich gut. Unsere 10 besten Tipps für das erfolgreiche Arbeiten im Homeoffice haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt.

Anders als beim Homeoffice unter normalen Bedingungen, bei dem es um einzelne Mitarbeitenden an ein oder zwei Wochentagen geht und regelmäßige Vor-Ort-Termine das soziale Miteinander stärken, sind wir in der aktuellen Situation gezwungen mit unseren Teams oder sogar als komplettes Unternehmen für mehrere Monate im Homeoffice zu arbeiten. Ob Mitarbeitende oder Führungskraft, das bedeutet neue Herausforderungen für uns alle. Glücklicherweise lassen die Möglichkeiten der Informationstechnologie kurze und schnelle Wege zwischen dem Unternehmen und dem Heimarbeitsplatz zu. Unsere Mitarbeitenden sind mit modernen Endgeräten und zeitgemäßem Zusatz-Equipment ausgestattet. Auch der bestmögliche Schutz bei der Datenübertragung ist gewährleistet – beispielsweise über eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation oder sichere Einwahlverfahren via Virtual Private Network (VPN).

Zuhause zu arbeiten, kann zunächst mit einem Gefühl der Freiheit, Selbstbestimmung und Entspannung verbunden sein. Im heimischen Umfeld ist das Büro mit dem Chef und den Kollegen und Kolleginnen weit weg. Um allerdings so produktiv wie im Büro zu arbeiten, ist im Homeoffice ein hohes Maß an Disziplin, Selbstorganisation und Kontaktpflege notwendig. Für Menschen, die morgens für gewöhnlich ins Büro fahren, können diese Themen mit ungewohnten Herausforderungen verbunden sein. Wenn sämtliche Kommunikation nur noch per Telefon und Video erfolgt, fühlt sich der ein oder andere schnell einsam. Unternehmen sollten dem von vornherein mit entsprechenden Maßnahmen gegensteuern. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden auch im Homeoffice eine feste Struktur haben und ihren Arbeitstag so organisieren, dass sie nach wie vor zu bestimmten Zeiten, erreichbar sind. Wie das Homeoffice zu planen ist, damit es erfolgreich funktioniert, hängt auch vom jeweiligen Unternehmen und dessen Kultur ab.

Das Arbeiten im Homeoffice bringt häufig ganz neue Herausforderungen mit sich.

Die 10 besten Tipps, wie das Homeoffice zum Erfolg wird

1. Richten Sie sich einen festen Arbeitsplatz ein.

Das Bett oder die Couch eignen sich generell nicht als Heimarbeitsplatz. Diese Orte dienen ausschließlich der Entspannung. Nicht jeder hat aber Zuhause ein Arbeitszimmer oder ein voll eingerichtetes Büro. Für diejenigen ist es wichtig, sich einen ruhigen Ort in der Wohnung oder im Haus zu suchen, an dem man ungestört arbeiten kann. Das kann zum Beispiel eine Ecke im Wohnzimmer mit einem kleinen Schreibtisch sein. Wichtig ist, dass der Ort als Arbeitsplatz erkennbar ist und man dort seine Arbeitsutensilien aufbewahren kann.

2. Strukturieren Sie Ihren Tag.

Starten Sie Ihren Tag am besten immer zur gleichen Uhrzeit und planen Sie auch im Homeoffice zum Arbeitsbeginn Ihren Tag inklusive Pausen und Feierabend. Bringen Sie eine feste Struktur in Ihren Tag und schreiben Sie sich Ihre Aufgaben auf. Wir nutzen bei Adacor Atlassian Jira als digitales Tool für das Aufgabenmanagement. Wenn Sie so etwas nicht haben, können Sie Ihre täglichen To-dos auch an Ihrem Arbeitsplatz aufhängen – etwa in Listenform oder auf bunten Post-its.

3. Setzen Sie sich Tagesziele.

Bei Adacor setzen wir in allen Teams agile Methoden zur Arbeitsorganisation ein. Wir sind es gewohnt, uns morgens oder vormittags kurz abzustimmen und die Aufgaben zu priorisieren. Ob agil oder nicht, in jeder Arbeitsorganisation macht es einen Unterschied, ob man persönlich mit dem Team zusammensitzt oder alleine vor dem Rechner arbeitet. Seien Sie am besten proaktiv und bleiben Sie mit Ihren Kollegen, Kolleginnen und Führungskräften in Kontakt. Zur besseren Aufgabenstrukturierung bieten klare Tagesziele Unterstützung. Fragen Sie sich, was Sie am Ende des Arbeitstages erreicht haben wollen und planen Sie Ihre Aufgaben im Homeoffice genauso ambitioniert wie im Büro. Zusätzlich ist es sinnvoll, die Tagesstruktur mit den Mitbewohnern zu besprechen, sodass alle über die Job-Zeiten informiert sind.

4. Kleiden Sie sich, als ob Sie ins Büro gehen wollten.

Schon Karl Lagerfeld sagte: „Wer Jogging-Hosen trägt, hat die Kontrolle über sein Leben verloren.“ Bei dieser Aussage kann man geteilter Meinung sein und jeder kann Zuhause tragen, was er will. Die richtige Kleidung zur passenden Gelegenheit kann jedoch ein gutes Gefühl vermitteln. Wer nicht gerade Meetings per Video auf dem Tagesplan stehen hat, bei dem kann es schnell passieren, dass er den Arbeitstag im Pyjama oder der bequemen Jogging-Hose am Schreibtisch verbringt. Wer sich allerdings die Zeit nimmt und sich Zuhause genauso zurecht macht wie im normalen Alltag, übernimmt die übliche Routine und schaltet schneller in den Businessmodus. Nach Feierabend kann man aus den Jobklamotten wieder in das gemütliche Feierabend-Outfit schlüpfen. So trennt man die Freizeit wirksam von der Arbeitszeit.

5. Kommunizieren Sie transparent.

Im Büro sehen die Kolleginnen und Kollegen, wenn Sie angekommen sind und aktiv am Geschehen teilnehmen. Zuhause ist das nicht der Fall. Damit alle wissen, wann Sie arbeiten, ist es sinnvoll die anderen über Ihre An- und Abwesenheitszeiten zu informieren. Bei Adacor haben wir unsere Arbeitszeiten für alle sichtbar im Intranet hinterlegt und nutzen ein Chat-Tool, über das jeder sehen kann, ob wir anwesend sind. Wie im Büro, in dem man sich aktiv begrüßt und verabschiedet und damit Anfang und Ende der Arbeitszeit kommuniziert, sagen wir virtuell über unseren Chat „Guten Morgen“ und „Schönen Feierabend“. Wenn jemand aufgrund eines Meetings nicht verfügbar ist oder gerade Urlaub hat, dann ist dies aus dem Kalender des Mitarbeitenden ersichtlich. Darüber hinaus empfehlen wir agile Formate wie Dailys oder Stand-Up-Meetings, um alle Teammitglieder auf den gleichen Arbeitsstand zu bringen.

6. Machen Sie zwischendurch Pausen.

Im Büroalltag sitzen wir in den Sozialbereichen zur Mittagszeit zusammen, wir trinken zwischendurch gemeinsam einen Kaffee und manche treffen sich zum Rauchen vor der Tür. Diese sozialen Interaktionen fallen im Homeoffice aus. Am heimischen Arbeitsplatz passiert es schnell, dass der Arbeitstag um ist und man keine einzige Pause gemacht hat. Kurze Auszeiten sind aber wichtig und sollten ein Bestandteil jedes Arbeitstages sein. Sich kurz rausziehen, den Kopf frei bekommen, ist essenziell, um über Stunden hinweg konzentriert zu arbeiten. Planen Sie Pausen genauso strukturiert ein, wie die zu erledigenden Aufgaben. Essen Sie in Ruhe zu Mittag und drehen Sie zwischendurch eine Runde um den Block. Dann kehren Sie mit Sicherheit entspannter an den Arbeitsplatz zurück. Nehmen Sie sich immer mal wieder fünf Minuten Zeit, strecken Sie sich lang und bleiben Sie in Bewegung.

7. Vermeiden Sie Ablenkungen.

Anders als im Büro oder im Meeting-Raum können wir uns im Homeoffice häufig nicht mal eben in eine ruhige Ecke zurückziehen. Ablenkung passiert schnell: Die Kinder flitzen durch den Raum und wollen spielen, die Partnerin oder der Partner brauchen schnell eine Information, der Nachbar bohrt Löcher in die Wand und ach, der Teppich müsste ja noch gesaugt werden. Schnell hängt man auch in den sozialen Medien fest. Ablenkung lauert überall, dagegen hilft nur Disziplin. Seien Sie aufmerksam gegenüber solchen Zeitfressern. Planen Sie sich zum Beispiel feste Zeiten für die Nutzung sozialer Medien ein. Wer mit Kindern unter einem Dach wohnt, in einem Haus mit lauten Nachbarn oder an einer stark befahrenen Straße, der kann sich mit Kopfhörern behelfen. Es wird unmöglich sein, alle Störfaktoren zu eliminieren, doch einige kann man sehr gut in den Griff bekommen.

8. Soziale Bindungen beibehalten.

Es ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig der soziale Austausch ist. In der Corona-Krise ist alles anders. Wir arbeiten nicht nur im Homeoffice, auch alle anderen Aktivitäten mit sozialem Austausch wie Sporttreiben im Verein oder der Restaurantbesuch mit Freunden fällt aus. Um mit anderen in Kontakt zu bleiben, lohnt es die Neuorganisation unseres sozialen Umfeldes. Bei Adacor nutzen wir zur Förderung des sozialen Miteinanders im Homeoffice beispielsweise einen digitalen Smalltalk. In dem Video-Chatraum treffen wir uns zur virtuellen Kaffeepause. Dazu findet regelmäßig ein digitales After-Work-Treffen statt, bei dem wir uns über private Themen austauschen. Aktuell läuft gerade eine mehrwöchige Challenge unter den Kolleginnen und Kollegen, bei denen das Team oder der Einzelne ermittelt werden, die trotz Homeoffice die meisten Schritte machen. Dazu werden im Intranet Fotos von den Spaziergängen, Wanderungen und Läufen der Mitarbeitenden gepostet. Das ist eine wunderbare und einfache Möglichkeit, um das Miteinander zu stärken.

9. Informationsfluss aufrecht erhalten.

Am heimischen Arbeitsplatz fokussieren wir unsere Arbeit hauptsächlich auf unsere Aufgaben und auf die des eigenen Teams. Der informelle teamübergreifende Austausch verliert sich als Teil des Arbeitsalltages. Je nachdem wie ein Unternehmen aufgestellt ist, verlagert sich dieser Austausch komplett auf die Führungsebenen. Die Kommunikation in den Teams und der formale Informationsfluss über die Teamleiter funktionieren, aber das kurze Gespräch mit den Kollegen aus den Nachbarteams bleibt aus. Im schlechtesten Fall kann diese Entwicklung zur Isolation einzelner Teams führen. Da dieser Austausch wichtig für das Gemeinschaftsgefühl einer Firma ist und den gegenseitigen Unterstützungswillen fördert, empfehlen wir Formate, die dazu beitragen, das jeder Einzelne das Gefühl hat, dazu zu gehören. Bei Adacor informiert beispielsweise der CEO in einem monatlichen Meeting über die aktuellen Geschehnisse in der Firma und in den Teams. Damit sind alle Kolleginnen und Kollegen stets auf dem gleichen Informationsstand.

10. Technische Voraussetzungen schaffen und Tools bereitstellen.

Um die beschriebenen Punkte erfolgreiche umzusetzen, leisten eine reibungslos funktionierende Technik und innovative webbasierte Tools einen entscheidenden Beitrag. Sie sind die beste Basis, um das Arbeiten von zu Hause zum Erfolg zu führen. Unerlässlich finden wir eine moderne Computerausstattung mit einem guten Videokonferenz-System, einem Tool für den Team-Chat, Groupware-Software sowie eine gute VPN-Anbindung an die Systeme im Büro, Rechenzentrum und in der Cloud. Unsere Mitarbeitenden verfügen alle über ein Firmen-Handy, das sie auch privat nutzen können. Die Telefone im Büro sind alle auf die Handys umgestellt, sodass die Kolleginnen und Kollegen wie gewohnt telefonieren können und für andere erreichbar sind.

Business Continuity Management  – wesentliche Maßnahmen umgesetzt

Durch die Corona-Krise befinden sich viele Unternehmen wie wir bei Adacor in einer Ausnahmesituation. Die meisten unserer Mitarbeitenden arbeiten im Homeoffice. Wir merken in dieser Situation wie wichtig der Fokus auf die Stärkung einer agilen und wertschätzenden Unternehmenskultur ist. Der Zusammenhalt aller Kollegen und Kolleginnen ist in diesen Zeiten elementar. Wir haben die richtigen Maßnahmen schon vor der Krise im Unternehmen etabliert, jetzt können wir die Früchte ernten.

Welches Tool-Set wir bei Adacor nutzen und wie unser Notfall-Management seit Jahren darauf ausgerichtet ist, damit wir in Krisenzeiten arbeitsfähig bleiben, erfahren Sie in einem weiteren Artikel von Adacor-CEO Andreas Bachmann:

Business Continuity Management – wir bleiben einsatzbereit

Weitere Tipps rund zum Thema Homeoffice und digitale Teamarbeit erhalten Sie in unserem COVID-19 Leitfaden:

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