Taskmanagement-System nach dem Kanban Prinzip

Das Kanban Prinzip bietet sich zur Umsetzung eines unternehmensweiten Taskmanagement-Systems an. Gerade in einem stetig wachsenden IT-Unternehmen steht man vor der steten Herausforderung, die von den Mitarbeitern agil bearbeiteten Aufgaben im Überblick zu behalten.

Der Docmanager – Einblicke ins Intranet

Auch mit Zetteln läßt sich ein Kanban-Bord für den Anfang erstellen…

Die Workflows werden permanent strukturiert und vereinheitlicht. Projektleiter und Vorgesetzte erhalten über alle Vorgänge den bestmöglichen Überblick damit Engpässe und Fehlpriorisierungen schnell erkannt werden.

Mit Kanban interne Arbeitsabläufe optimieren

Um das bestehende Auftrags- und Taskmanagement weiter zu entwickeln, haben wir uns Gedanken darüber gemacht, wie unsere internen Arbeitsabläufe noch besser organisiert werden können. Das neue System soll geeignet sein, die unterschiedlichen Anforderungen und Arbeitsweisen des Betriebsteams (Administration), Infrastruktur und Softwareentwicklung unter einen Hut zu bringen. Ziel ist unternehmensweit ein einheitliches Basissystem einzusetzen. Als vielversprechend hat sich im Laufe der Recherche das von Softwareentwicklern gerne eingesetzte „Software-Kanban“ herausgestellt.

Kanban ist ein bei Toyota entwickeltes System der Produktionsablaufsteuerung. Es beruht auf Karten und einem Hol-Prinzip zwischen nachgelagerten Prozessen. Ein Prozess bezieht hierbei seine Vorprodukte aus dem Puffer des Vorprozess und löst bei Unterschreitung einer Mindestmenge selbsttätig eine Produktionsanforderung (die sogenannte Karte) beim Vorprozess aus.
Auf diese Weise entsteht ein sich selbst regulierender Produktionskreislauf, der effizienter als eine zentrale Steuerung ist.

Kanban lebt von seiner Übersichtlichkeit

Software-Kanban ist die Anpassung und Weiterentwicklung der Kanban-Methode für die agile Softwareentwicklung und Change-Management. Dabei werden die verschiedenen Schritte des bestehenden Workflows auf einem Board in Form von Spalten visualisiert.

Ein Kanban Board besteht dann aus Spalten wie z.B. „Backlog“, „in Arbeit“, „Testing“ oder „Erledigt“. Aufgaben werden als Karten links ins Backlog eingestellt und wandern Schritt für Schritt zur „Erledigt“ Spalte. Das Board bietet so einen guten Überblick in welchem Stadium sich welche und wieviele Aufgaben befinden und in welchem Arbeitsschritt Engpässe herrschen.

Da Software-Kanban in der Regel initiial nur den bestehenden Workflow abbildet, sollte eine Integration machbar sein. Erst in den folgenden Schritten wird durch verschiedene Methoden der Workflow optimiert. Dies geschieht beispielsweise indem einzelne Spalten mit Kartenlimits versehen werden, um die verfügbaren Programmier-Ressourcen optimal zu verteilen.

Kanban bei der ADACOR

Nachdem wir uns grundsätzlich vorstellen konnten, das Kanban Prinzip bei uns anzuwenden, wurden die Vorüberlegungen dazu konkreter. In mehreren Meetings und Workshops haben wir die verschiedenen Arbeitsweisen in diesem Spaltenmodell abgebildet und Ideen diskutiert, wie eine speziell auf die Anforderungen der ADACOR zugeschnittene Kanban-Variante als Software in unserem Intranet umgesetzt werden könnte. Durch die Möglichkeiten das Tool in unserem Intranet mit vielen internen Anwendungen und Daten zu verknüpfen, entstanden dabei Wünsche und Anforderungen, die schon sehr konkret im Projekt- und Qualitätsmanagement angesiedelt sind. Die maßgeschneiderte Anbindungen des Boards an die interne Systeme soll dieses in Zukunft zu dem Ort machen, an dem die Fäden aller Arbeitsabläufe zusammen laufen.

Kanban selber anwenden – leicht gemacht

Wer gerne selber einmal testen möchte, wie man die persönliche Aufgabenflut mittels Kanban sinnvoll steuern kann, dem sei der tolle Blogbeitrag zu mit der Checkliste „In 10 Schritten zum Personal Kanban“ empfohlen.

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