Objectives and Key Results – kurz OKR – ist eine erfolgreiche Managementmethode. Sie hilft, dass sich alle Mitarbeitenden hierarchieunabhängig und transparent auf ein übergeordnetes Unternehmensziel fokussieren. Erfolgreich eingesetzt wird OKR bei den großen Playern der IT-Branche – zum Beispiel bei Google, Zalando oder Ebay. Kleinere und mittelständische Unternehmen, die agil arbeiten, können ebenfalls von einer OKR-Einführung profitieren. Unser Artikel zeigt, wie Sie die agile Zielsetzungsmethode erfolgreich in Ihren Unternehmensalltag integrieren. Ein hilfreicher Leitfaden für eine erfolgreiche Einführung steht Ihnen kostenfrei zum Download zur Verfügung.
Was sind OKRs?
„Objectives“ geben ein Ziel ähnlich einer Vision vor – eher abstrakt, fordernd und motivierend. Sie sprechen die Mitarbeitenden auf der emotionalen Ebene an und sichern das Einverständnis, dass es für alle im Unternehmen sinnvoll ist, dieses Ziel zu erreichen. Jedem Ziel (Objective) werden messbare Schlüsselergebnisse – die „Key Results“ – zugeordnet. Erfolge werden in sinnvollen Abständen gemessen und neue Os sowie KRs definiert – ganz im Sinne eines agilen Arbeitens.
Die Vorteile von OKRs
OKRs sind Leitfaden und Motivationsmittel zugleich. Sie bilden ein agiles Framework zur Mitarbeiterführung. Die Erfüllung von Zielen und Aufgaben wird nicht bottom-down vom Management „verlangt“, sondern gemeinsam „verhandelt“. Damit eröffnen sie allen Mitarbeitenden die Chance, sich mit Eigeninitiative und Kreativität in die Unternehmensentwicklung einzubringen. Die regelmäßigen Erfolgskontrollen führen dazu, dass Erfahrungen aus den Teams „nach oben“ weitergegeben werden. Dadurch lassen sich Strategien und Methoden flexibel anpassen. Spannende Einblick in die OKR bei Adacor liefert auch unser Artikel „Das OKR-Leadershipmodell“.
OKR-Einführung: Schritt für Schritt zur agilen Führung
Die erfolgreiche Managementmethode Objektives and Key Results (OKR) ist aus dem Silicon Valley längst in deutschen Unternehmen angekommen. Doch nicht immer lässt sich das Erfolgskonzept der Big Player wie Google und Zalando eins zu eins auf jedes Unternehmen übertragen. In unserem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie das Modell erfolgreich in die Praxis umsetzen!
OKR Beispiele: Tipps zur praktische Durchführung
Seitdem Adacor mit OKRs arbeitet, läuft vieles besser und strukturierter: Aufgaben, die sich zuvor im Arbeitsfluss „verloren“ haben und unfreiwillig in den Hintergrund getreten sind, gibt es nicht mehr. Zudem fragt sich jedes Team quartalsweise: Was haben wir uns vorgenommen? Und was haben wir davon geschafft? Bis dorthin war es ein Weg des Ausprobierens, Neudenkens und Verstetigens. Um OKR zu implementieren, gibt es keinen Königsweg. Aber es gibt entscheidende Schritte, die Unternehmen beim Einrichten von OKRs beachten sollten:
Transparenz und Kommunikation sind notwendig
Stellen Sie im Vorfeld der Implementierung sicher, dass alle im Unternehmen wissen, was OKRs sind und welchen Nutzen die Methode bringt! Dazu dienen Workshops, Besprechungen oder Präsentationen vor der gesamten Belegschaft. Vermitteln Sie allen Teammitgliedern, dass sie aktiv in den Prozess eingebunden werden.
Zur Verwaltung Ihrer OKRs sollte ein Tool dienen, auf das alle im Unternehmen technisch zugreifen können. So können sie sich jederzeit ein Bild über alle OKRs im Unternehmen und den aktuellen Stand machen. Spezielle Softwareanwendungen, die zum Beispiel allen über das Intranet Einblicke in die OKRs gewähren, helfen, Historien anzulegen und Daten zur Verbesserung in den Teams zu erhalten.
Ziel können individuell und zugleich kollektiv sein
Alle Teams und die Führungskräfte müssen sich vergegenwärtigen, mit welchen Zielen und messbaren Größen sie das übergeordnete Unternehmensziel stützen können. OKRs müssen und werden in den Teams dennoch unterschiedlich ausfallen. Abteilungen, die von Projektarbeit geprägt sind, wird es leichter fallen OKRs zu formulieren, die den Arbeitsalltag abbilden und gleichzeitig mit den Company OKRs konform gehen. Teams vom Servicedesk oder Support, die täglich mit stark volatilen oder unvorhersehbaren Anforderungen konfrontiert sind, werden sich vermutlich mehr auf Verbesserungen ihrer Arbeit und Prozesse fokussieren.
OKRs durchdringen alle Ebenen eines Unternehmens, die miteinander verbunden sind und sich gegenseitig unterstützen: Das Ziel einzelner Mitarbeitender orientiert sich am Teamziel, Teamziele richten sich an den Abteilungszielen aus und die Abteilungsziele spiegeln die Unternehmensziele wider. Das führt dazu, dass jede individuelle Leistung die kollektive Unternehmensvision trägt.
Regelmäßige Erfolgskontrollen sind wichtig
OKRs werden in regelmäßigen Abständen überprüft. Dabei wird analysiert, ob die Key Results erreicht wurden und auf das zuvor definierte Objective einzahlen. Diese Leistungsmessung ist bei quantitativen Zielen einfach, für qualitativ ausgerichtete Ziele bietet sich ein Rating an. Hat ein Team sein quantitatives Soll nicht ganz oder weniger als die zuvor vereinbarte Rate von zum Beispiel 0,7 erreicht, ist dies kein Anzeichen für ein Scheitern. Vielmehr sollte überlegt werden, ob die Ziele eventuell zu hoch gesteckt waren oder die Strategien zur Zielerreichung überprüft werden müssen. Andererseits kann eine volle Zielerreichung darauf hinweisen, dass „noch mehr“ drin gewesen wäre.
Wo lauern Stolperfallen?
Nach mehr als zwei Jahren Arbeiten mit OKRs haben wir bei Adacor eine Menge gelernt. Bei allen Verbesserungen in Arbeitsstruktur und Kommunikationskultur kommt es trotzdem vor, dass Key Results erst gar nicht angegriffen werden. Woran liegt das? Der häufigste Grund sind schlechte Formulierungen. Wenn nicht fokussierte, für alle nachvollziehbare und tatsächlich messbare Key Results verhandelt werden, dann geraten sie häufig aus dem Fokus. Zum Start eines OKR-Projekts bietet es sich an, die ersten Erfahrungen mit der Methode im Team zu sammeln. Weist man direkt am Anfang Einzelpersonen OKRs zu, kann dies schnell zu Druck und Überforderung führen. Wir bei Adacor haben nach ungefähr einem Jahr begonnen, auch für Einzelpersonen OKRs zu formulieren – und zwar beginnend mit der Geschäftsführung und ersten Führungskräften.
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Von Anfang an hat sich Adacor dazu entschieden, Company OKRs für ein Jahr zu definieren und sich von dem in der Theorie empfohlenen Quartalsrhythmus zu lösen. Der Grund: Key Results wie Umsatzsteigerungen oder die Einführung einer bestimmten Anzahl neuer Produkte werden in unserer Branche erst nach längerer Zeit messbar. Für Abteilungen und Teams haben wir im ersten Jahr die Quartalsvariante gewählt. Aber auch Ferientermine, Budgetplanungen oder Deadlines der Finanzbuchhaltung häufen sich zum Ende eines Jahresquartals. Das hat zur Folge, dass einerseits viele Meetings anfallen, andererseits immer mindestens eine Entscheidungsinstanz im Urlaub ist. Adacor plant jetzt, die OKR Reviews nicht mehr an das Jahresquartal zu koppeln, sondern mit einer Trimester-Einteilung diesem Trend entgegenzuwirken.
Scrum und OKRs sind kein Widerspruch
Noch ein Tipp zum Schluss: Scrum und OKR sind nicht dasselbe, die Methoden können sich aber gut ergänzen. Alle, die befürchten, dass sie mit Scrum und OKR zwei redundante Frameworks nebeneinander nutzen und unnötig Zeit verschwenden, sei gesagt: OKRs sind weitaus abstrakter, sie bilden den Rahmen zur Erreichung strategischer Ziele und ermöglichen es, allen im Unternehmen die Schritte auf dem Weg zur Zielerreichung transparent zu machen. Scrum hingegen dient dem agilen Projektmanagement. In kurzen Sprints werden die einzelnen Stories eines Projektes umgesetzt. Ein Team kann beispielsweise zu Beginn einer OKR-Iteration seine Ziele und Schlüsselergebnisse für den nächsten Zyklus definieren, während des Zyklus können einzelne Key Results in Scrum-Projekten umgesetzt werden – zum Beispiel, indem ein Key Results in mehrere detaillierte Anforderungen zerlegt wird, die in mehreren Sprints erfüllt werden.
Fazit: Intensive Vorbereitung zahlt sich aus
Die Einführung von OKRs in einem Unternehmen bedarf einer guten Vorbereitung. Bevor Maßnahmen in den Teams implementiert werden, muss sichergestellt sein, dass jeder und jede im Unternehmen verstanden hat, worum es geht, und motiviert ist mitzumachen. Jedes Unternehmen muss den für sich idealen Weg herausfinden, OKRs einzuführen. Es gibt kein Patentrezept, aber einen Leitfaden, der sich bewährt hat: Informieren und kommunizieren, verhandeln, überprüfen und verbessern. Der Erfolg stellt sich nicht sofort ein, aber nach drei bis vier Zyklen – also etwa einem Jahr – sind deutlich positive Effekte zu erkennen. OKRs helfen allen Mitarbeitenden, sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Das Management wird gezwungen, Ressourcen effektiver einzusetzen. Management und Teamleitung erkennen schneller, was funktioniert und was nicht. Mitarbeitende werden sich über den Sinn und die Ziele des eigenen Tuns klarer. Das motiviert und macht zufriedener. Die Kommunikation verschiedener Abteilungen untereinander verbessert sich kontinuierlich.