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Managed Jira und Confluence – so finden Sie den richtigen Anbieter

Wenn es in Unternehmen um Kollaboration, also die Zusammenarbeit im Team geht, fallen schnell Begriffe wie Jira, Confluence, Trello oder Bitbucket. Die innovativen Tools aus der australischen Softwareschmiede Atlassian gelten längst als Standard für  Kollaborationssoftware. Besonders größere Firmen nutzen die Werkzeuge, um das Zusammenarbeiten zu erleichtern und den Wissensaustausch zu fördern. Da der eigene Betrieb der Software in der Regel zu aufwändig ist, setzen viele Firmen auf die Atlassian Cloud oder einen Managed Cloud Solution Provider wie Adacor. Wie genau dieser bei der Nutzung der Atlassian-Tools unterstützen kann, erklärt dieser Beitrag.

Hosting in der Atlassian Cloud vs. gemanagte Cloud externer Provider

Die Atlassian Cloud bietet einen einfachen Buchungsprozess, automatische Software-Updates und einen technischen Support direkt vom Hersteller. Die notwendigen Lizenzen sind im Preis inklusive. Die Grenzen des Angebotes zeigen sich häufig bei größeren Projekten. So sind individuelle Systemkonfigurationen nur eingeschränkt möglich und eine Menge Plugins nicht verfügbar. Die Vor- und Nachteile stellt Atlassian selbst öffentlich dar. Für einen ersten Test als Applikationssimulator ist die Atlassian-Cloud brauchbar. Eine dauerhafte Implementierung im Unternehmenskontext empfiehlt sich nur dann, wenn die beteiligten Abteilungen mit den Einschränkungen zurechtkommen und keine starke Individualisierung anstreben.

Speziell für Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) unterliegen oder die diverse Compliance-Richtlinien einhalten müssen, könnte die Wahl eines europäischen Managed Hosting Providers vieles vereinfachen. Atlassian ist ein australisches Softwareunternehmen mit Zweigstellen rund um die Welt. Die Atlassian Cloud basiert auf den Amazon Web Services (AWS). Um konform zum EU-Datenschutz zu arbeiten, müssten entsprechende Verträge mit Atlassian und möglicherweise mit Partnern wie Amazon geschlossen werden. Da ein Datentransfer in die USA nicht ausgeschlossen werden kann, muss das zwischen den USA und der EU ausgehandelte Privacy Shield beachtet werden.

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Die wichtigsten Aspekte bei Jira Hosting in Deutschland

Neben Atlassian bieten diverse Anbieter ein Managed Hosting von Atlassian-Anwendungen an. Das Preisspektrum erstreckt sich von wenigen Euro bis zu mehreren tausend Euro – je nach Angebotsumfang und Nutzerzahl. Es empfiehlt sich, nicht am falschen Ende zu sparen und sämtliche Leistungsmerkmale genau miteinander zu vergleichen.

Bei der Anbieterwahl sollten Unternehmen folgende Aspekte beachten:

  • solide SLAs mit Verfügbarkeitszusagen und Vertragsstrafen (Pönalen)
  • Betrieb der Applikation in einer eigenen, abgeschotteten Umgebung mit ausreichend Ressourcen für eine gute Performance
  • Hosting in Einklang mit der EU-DSGVO
  • Backup-System mit passendem Recovery Point Objective (z. B. 12 Stunden)
  • persönliche, projektvertraute Ansprechpartner
  • optional ein Testsystem

Mit Hochverfügbarkeit und persönlichem Ansprechpartner auf der sicheren Seite

Gute Anbieter überprüfen nicht nur die Verfügbarkeit des zugrundeliegenden Systems, sondern auch der jeweiligen Atlassian Applikation und reagieren eigenständig auf Ausfälle. Kurze Wege – etwa über die Nummer des Projektteams oder eines persönlichen Ansprechpartners – sind ein gutes Indiz dafür, dass Projekte individuell betreut werden und nicht in der Masse untergehen. Vertragsstrafen, die bei Unterschreitung des vereinbarten Service Levels greifen, sollten in keinem Vertrag fehlen. Zudem sollten Mindestverfügbarkeiten (mindestens 99,5 Prozent pro Monat) und Reaktionszeiten (höchstens 2 Stunden) vereinbart sein.

Was Verfügbarkeit bei IT-Infrastrukturen bedeutet und wie man sie berechnet, haben wir in einem weiteren Beitrag für Sie dargestellt.

Änderungen mit Hilfe des Testsystems sicher ausrollen

Verschiedene Prozesse stellen ein Risiko für Produktivsysteme dar. Zu den Beispielen zählen die Installierung von Plugins, die Ausführung von Updates oder die Änderung von Workflows. Wird das Atlassian-Produkt für elementare Geschäftsprozesse genutzt, haben ein Ausfall und ein damit eventuell einhergehender Datenverlust fatale Folgen. Mit einer Testumgebung lässt sich das Risiko minimieren. Darüber können Änderungen zunächst geprüft und abgenommen werden, bevor sie in das Produktivsystem übertragen werden. Je nach Anwendungsfall ist ein Testsystem ratsam.

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Höchste Sicherheit durch getrennte virtuelle Umgebungen und Konformität mit der EU-DSGVO

Alle im Rahmen von Managed Atlassian Services verarbeiteten Daten sollten sicher in einer Infrastruktur gehostet sein, die über ein ausgeklügeltes Firewall-, Berechtigungs- und Backup-Konzept verfügt. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Atlassian-Software für jeden Kunden in einer einzelnen virtuellen Umgebung betrieben wird, sodass eine klare und sichere Trennung der Datensätze erfolgt. Aus Sicherheitsgründen sollte der Betrieb in einem Rechenzentrum erfolgen, das nach ISO-27001 zertifiziert ist. Abschließend sollte der Anbieter eine mit der EU-DSGVO konforme Datenverarbeitung garantieren und sicherstellen. Nur wenn alle diese Punkte erfüllt sind, ist eine physische und virtuelle Sicherheit nach angemessenen Standards gegeben.

Fazit: Gute Tools brauchen einen guten Hoster

Die Atlassian-Tools Jira, Confluence, Bitbucket und Co. haben sich zum Standard entwickelt, wenn es um Kollaboration geht. Entscheidende Grundlage, damit Unternehmen die Tools nutzen können, sind ein vertrauenswürdiger Anbieter, eine gute Performance und die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen. Insbesondere die Sicherheit der Unternehmensdaten sollte bei der Auswahl des Anbieters nicht zu kurz kommen.

Adacor betreibt die Services Managed Jira und Managed Confluence auf einer leistungsstarken, hochverfügbaren Infrastruktur mit viel Speicherplatz. Auf eine Datenverarbeitung nach EU-DSGVO können Sie sich verlassen. Zusätzliche Isolationsmechanismen schützen Ihre Daten in besonderem Maße.

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