Der Arbeitsplatz der Zukunft ist digital und eröffnet viele neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit von Teams. So vernetzt der Einsatz innovativer Collaboration Tools wie Atlassian Jira oder Confluence alle Mitarbeitenden im Unternehmen.
Der Zugriff auf die Anwendungen und die betrieblichen Netzwerke erfolgt webbasiert – unabhängig von Ort, Raum und Zeit. Besonders größere Firmen setzen die Tools für eine effiziente Zusammenarbeit und einen transparenten Wissensaustausch ein. Da der eigene Betrieb der Anwendungen meistens zu aufwändig ist, wird dieser oft in die Atlassian Cloud oder an einen Managed Cloud Solution Provider ausgelagert. Wie aber finden Unternehmen den besten Anbieter für das Hosting ihrer Jira- und Confluence-Instanzen?
Erfolgreiche Unternehmen arbeiten in agilen Teams mit interdisziplinärer Zusammensetzung. Die Know-how-Träger sind über die Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg tätig – mit Fokus auf ein gemeinsames Ziel. Mit Workgroup-Lösungen oder Tools für „Collaborative Reviewing“ kooperieren alle miteinander und bearbeiten Projekte zeitgleich. Die digitalen Lösungen, welche diese Arbeitsweisen unterstützen, bieten eine ganzheitliche Kollaboration und gehen weit über das klassische Filesharing hinaus.
Agile Prozesse brauchen digitale Lösungen mit Flexibilität
Zu den Marktführern von Kollaborationstools zählt der australische Softwarehersteller Atlassian. Das Unternehmen hat innovative Produkte für die agile Teamarbeit im Portfolio. Dazu gehören Jira für das Projektmanagement oder Confluence als Plattform für den internen Wissenstransfer. Da der Softwarebetrieb auf eigenen Servern meistens zu aufwändig ist, lagern viele Unternehmen die Geschäftsanwendungen in die Atlassian Cloud oder an einen Managed Cloud Solution Provider wie Adacor aus.
Die Jira-Familie verändert mit effektiven Workflows die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Kunden sowie zwischen den einzelnen Unternehmensteams grundlegend. Ob Projektmanagement oder Einsatz als Ticketsystem, mit Jira können Prozesse leicht und nachvollziehbar verwaltet werden.
Jira ist in drei miteinander kombinierbaren Varianten erhältlich:
- Jira Core fokussiert die Vorgangs- und Projektverfolgung für Business-Projekte.
- Jira Software erweitert Jira Core um Funktionalitäten für die agile Softwareentwicklung.
- Jira Service Desk ergänzt Jira Core um eine Oberfläche für externe Nutzer (zumeist Kunden) und ist für die Kommunikation mit diesen optimiert.
In Jira lassen sich Verantwortlichkeiten festlegen und Workflows zur Bearbeitung definieren. Die Anwendung bietet eine optimale Grundlage, um den Status eines Vorgangs transparent festzuhalten, kollaborativ an Aufgaben zu arbeiten und Änderungen nach unternehmensinternen Prozessen zu validieren und zu dokumentieren.
Mit der Content-Kollaborationssoftware Confluence können Informationen an einem zentralen Ort in Echtzeit bearbeitet werden – unabhängig davon, ob dieser für die Projektarbeit, als Wissensdatenbank oder zur Teamdokumentation genutzt wird. Dabei können mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und über eine webbasierte Oberfläche orts- und zeitunabhängig auf die Anwendung zugreifen. Auf diese Weise sind Inhalte schnell verfügbar. Die Mitarbeitenden sind stets up to date und kommen mit der Arbeit zügig voran. Analog zu Textverarbeitungsprogrammen lassen sich mit Confluence Inhalte auf verschiedenen Seiten festhalten, bearbeiten, löschen, drucken oder exportieren. Die Handhabung ist intuitiv und schnell zu erlernen.
Wo hosten? Atlassian Cloud vs. Managed Application Provider
Unternehmen, welche die Software nicht selbst betreiben, sondern auslagern möchten, haben die Wahl zwischen „Atlassian Cloud“ und einem Managed Cloud Solution Provider. Die Cloud von Atlassian bietet einen einfachen Buchungsprozess, günstige Preise (inklusive der Lizenzen), automatische Updates und einen technischen Support direkt vom Hersteller.
Die Grenzen des Angebotes zeigen sich bei größeren Projekten. So ist es nicht möglich, die Services hinter einer eigenen Domain verfügbar zu machen. Der Speicher ist limitiert. Individuelle Systemkonfigurationen sind nur eingeschränkt möglich und gängige Plugins nicht verfügbar. Da die Atlassian Cloud auf AWS basiert, kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten in die USA übertragen werden.
Unser Fazit: Für einen ersten Test als Applikationssimulator ist die Atlassian Cloud brauchbar, für einen dauerhaften Einsatz im Unternehmenskontext eignet sie sich nur, wenn man mit den Einschränkungen leben kann und keine starke Individualisierung anstrebt.
Welche Auswirkung hat die Änderung der Atlassian-Lizenzen?
Atlassian veröffentlichte im Oktober 2020 eine wichtige Änderung im Lizenz- und Produktportfolio. Demnach fällt aus den bisherigen drei Nutzungsmodellen Atlassian Cloud (Software as a Service von Atlassian), Server (1 Server/vServer Self-Hosting bzw. On-Premises), Data Center (cluster- und hochverfübarkeitsfähig, Self-Hosting bzw. On-Premises) die Variante „Server“ weg. Seit Februar werden keine neuen Server-Lizenzen mehr verkauft, bestehende Lizenzen können noch bis Februar 2024 genutzt und verlängert werden. Danach wird der Support eingestellt und es gibt keine Updates und Security-Patches mehr.
Für Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) unterliegen oder die diverse Compliance-Richtlinien einhalten müssen, vereinfacht die Zusammenarbeit mit einem europäischen Managed Hosting Providers den Datenschutz. Atlassian hat seinen Stammsitz in Australien und Zweigstellen auf der ganzen Welt. Die Atlassian Cloud basiert auf Amazon Web Services (AWS). Um konform zur EU-DSGVO zu arbeiten, müssten Unternehmen jeweils Verträge mit Atlassian und möglicherweise mit Partnern wie Amazon schließen. Da ein Datentransfer in die USA nicht ausgeschlossen werden kann, ist das zwischen den USA und der EU ausgehandelte Privacy Shield zu beachten.
Die wichtigsten Aspekte bei Jira Hosting in Deutschland
Es gibt diverse Anbieter, die einen gemanagten Betrieb von Atlassian-Anwendungen anbieten. Das Preisspektrum der Angebote reicht von wenigen Euro bis zu mehreren tausend Euro – je nach Leistungsumfang und Nutzerzahl. Es empfiehlt sich, nicht am falschen Ende zu sparen und sämtliche Leistungsmerkmale genau miteinander zu vergleichen.
Achten Sie bei der Wahl des Anbieters auf folgende Aspekte:
- Gibt es solide Service Level Agreements mit Verfügbarkeitszusagen und Vertragsstrafen?
- Erfolgt der Applikationsbetrieb in einer eigenen, abgeschotteten Umgebung mit genug Ressourcen für eine gute Performance?
- Steht das Hosting in Einklang mit der EU-DSGVO?
- Gibt es ein Backup-System mit passendem Recovery Point Objective (RPO z. B. 12 Stunden)?
- Stehen Ihnen persönliche und projektvertraute Ansprechpartner zur Seite?
- Können Sie optional ein Testsystem nutzen?
Hochverfügbarkeit und persönlicher Ansprechpartner sind wichtig
Professionelle Anbieter checken nicht nur die Verfügbarkeit des Basissystems, sondern auch der jeweiligen Atlassian-Applikation. Bei Ausfällen reagieren sie zeitnah und eigenständig. Kurze Wege – etwa über die Telefonnummer des Projektteams oder eines persönlichen Ansprechpartners – sind ein gutes Indiz dafür, dass Projekte individuell betreut werden und nicht in der Masse untergehen. Vertragsstrafen, die bei Unterschreitung des vereinbarten Service Levels greifen, sollten in keinem Vertrag fehlen. Zudem ist die Vereinbarung von Mindestverfügbarkeiten (mindestens 99,5 Prozent pro Monat) und Reaktionszeiten (höchstens 2 Stunden) wichtig. Was Verfügbarkeit bei IT-Infrastrukturen bedeutet und wie sie berechnet werden, haben wir Ihnen in einem weiteren Beitrag zusammengestellt.
Reibungsloser Roll-out von Änderungen mithilfe von Testsystemen
Geschäftsprozesse wie die Installierung von Plugins, die Ausführung von Updates oder die Änderung von Workflows stellen ein Risiko für die Produktivsysteme dar. Wer dafür das Atlassian-Angebot ohne Testumgebung nutzt, für den haben ein Ausfall und einhergehende Datenverluste fatale Folgen. In einer Testumgebung lässt sich das Risiko minimieren. Dort werden Änderungen erst geprüft und abgenommen, bevor sie in das Produktivsystem übertragen und live geschaltet werden. Je nach Anwendungsfall ist der Einsatz eines Testsystems und damit die Unterstützung durch einen externen Provider sinnvoll.
Sicherheit durch getrennte virtuelle Umgebungen und DSGVO-Konformität
Für die im Rahmen von Managed Atlassian Services verarbeiteten Daten hat der sichere Betrieb für Unternehmen höchste Priorität. Dafür bedarf es einer Infrastruktur, die über ein ausgeklügeltes Firewall-, Berechtigungs- und Backup-Konzept verfügt. Zusätzlich sollte sichergestellt sein, dass die Atlassian-Software für jeden Kunden in einer einzelnen virtuellen Umgebung betrieben wird und eine klare sowie sichere Trennung der Datensätze erfolgt. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt sich der Betrieb in einem nach ISO-27001 zertifizierten Rechenzentrum. Abschließend sollte der Anbieter entsprechender gemanagter Services eine EU-DSGVO konforme Datenverarbeitung garantieren und sicherstellen. Nur wenn alle Punkte erfüllt sind, ist eine physische und virtuelle Sicherheit nach angemessenen Standards gegeben.
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Fazit: Gute Tools brauchen einen guten Hoster
Für moderne Unternehmen geht kein Weg an Kollaborationswerkzeugen vorbei. Effiziente Tools, die sich auf die Vernetzung von Teams und Mitarbeitenden konzentrieren, bietet zum Beispiel Atlassian. Jira für das Projektmanagement und Confluence für die webbasierte Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten. Für den Betrieb der Anwendungen gibt es verschiedene Möglichkeiten: On-Premises, über die Atlassian Cloud oder mithilfe eines Managed Cloud Solution Providers wie Adacor. Seit der Umstellung des Atlassian-Lizenzmodells empfehlen wir für Unternehmen bis zu 100 Usern, welche das Hosting auslagern möchten, die Nutzung der Atlassian Cloud. Ab 100 Nutzern bieten spezialisierte Hosting-Anbieter häufig die besseren Services. Ein Vergleich lohnt sich allemal. Adacor beispielsweise betreibt die Services Managed Jira und Managed Confluence auf einer leistungsstarken, hochverfügbaren Infrastruktur mit viel Speicherplatz. Auf eine Datenverarbeitung nach EU-DSGVO können Sie sich verlassen. Zusätzliche Isolationsmechanismen schützen Ihre Daten in besonderem Maße.