Jira Ticketsystem ist ein vielseitiges Werkzeug zur Umsetzung und Steuerung von digitalen Geschäftsprozessen sowie zur Bearbeitung von Aufgaben und Anfragen. Jira wurde ursprünglich nur in der Softwareentwicklung eingesetzt. Mittlerweile gehört es – auch in nicht technischen Bereichen – zu den führenden Programmen für das Aufgabenmanagement. Wie aber funktioniert das Ticketsystem genau, welche Vorteile hat es und welche Einsatzmöglichkeiten bieten sich an?
Ticketsystem mit integriertem Workflow Management
Das Grundprinzip von Jira Ticketsystem besteht in der Zusammenfassung von Informationen, Aufgaben, Unterlagen und Kommentaren in einem Ticket. Sämtliche Inhalte beziehen sich auf einen ganz bestimmten Vorgang. Das damit verbunden Workflow Management sorgt dafür, dass der Vorgang nach einem definierten Ablaufplan bearbeitet wird. Dementsprechend werden auch die beteiligten Mitarbeitenden zum richtigen Zeitpunkt in den Prozess eingebunden.
Den aktuellen Bearbeitungszustand eines Vorgangs können die Mitarbeitenden jederzeit über Dashboards und automatische E-Mail-Benachrichtigungen einsehen. Darüber hinaus ermöglicht die standardisierte Vorgangserfassung und -bearbeitung die Erstellung von Statistiken hinsichtlich der Servicequalität.
Die Vorteile: Effizienz, Transparenz und Struktur
Das leistungsstarke Jira Ticketing System bildet sämtliche Projektvorgänge übersichtlich ab. Durch individuell definierbare Workflows und eine klar strukturierte, transparente Aufgabenverwaltung sorgt das Tool für effiziente Arbeitsabläufe und optimierte Projektergebnisse. Dabei ist eine spezifische Anpassung für jedes Enterprise-Projekt möglich. Die Grundfunktionen verdeutlichen, dass die Software zwar komplex ist, aber gleichzeitig von den Nutzenden übersichtlich und intuitiv eingesetzt werden kann. Mit diesem wird sowohl die Anzahl der Aufgaben und Vorgänge transparent dargestellt als auch der jeweilige Status. Fehlentwicklungen können aufgrund dessen schneller aufgedeckt und Lösungen frühzeitig eingeleitet werden.
KI erfolgreich einsetzen
Wir zeigen dir, welche hochwertigen Anwendungszwecke sich realisieren lassen.
Der vorgangsbasierte Austausch zwischen den prozessbeteiligten Personen wird ebenfalls erleichtert und die Teamarbeit optimiert. Mithilfe des Tools werden die Prozesse zuverlässig, strukturiert und termingerecht umgesetzt. Der positive Nebeneffekt: Die Projektqualität wird gesteigert. Dabei kann das Jira Ticketing System für jede Art von Service-Anfragen eingesetzt werden: Antragsmanagement, Dokumentenfreigabe, Ideenmanagement, Rückrufbitte, fachliche Rückfragen oder Bewerbermanagement.
Praktischer Einsatz von Jira Ticketsystem
Adacor hat Atlassian Jira als zentrales System im ganzen Unternehmen eingeführt. Über den Jira Servicedesk (Ticketsystem) bilden wir sowohl den internen Austausch mit der Verwaltung und den technischen Abteilungen als auch die Kommunikation mit den Kundenunternehmen ab. Inzwischen führen immer mehr Fachabteilungen das Ticketsystem ein, beispielsweise zuletzt im September die Abteilung People Operations (PEO).
Onboarding-Prozesse mit Jira Ticketsystem koordinieren
Die Abteilung People Operations nutzt das Ticketsystem zum Management der internen Anfragen von Mitarbeitenden. Zusätzlich wird seit Oktober der umfangreiche Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende in einem Epic (Masterticket) abgebildet.
Der Einsatz von Jira hat für das Team viele Vorteile: Früher wurde der Onboarding-Prozess für jeden neuen Mitarbeitenden neu aufgerollt und koordiniert. Dieses Vorgehen war enorm aufwendig. Gleichzeitig bestand die Herausforderung darin, keinen Prozessschritt zu vergessen, sämtliche Schnittstellen zu anderen Teams zu beachten sowie die Prozessverantwortlichen rechtzeitig zu informieren.
Planungsarbeiten im PEO-Team
Mit der Einführung von Jira ist vieles einfacher geworden: Der Onboarding-Prozess wird mit einem sogenannten Epic gestartet. In diesem werden alle relevanten Angaben zum neuen Mitarbeitenden wie beispielsweise Name, Abteilung und Beginn des Anstellungsverhältnisses vom PEO-Team hinterlegt. Das Epic dient zur Visualisierung der einzelnen Workflowschritte im Onboarding-Prozess. Die enthaltenen Informationen werden im weiteren Verlauf des Workflows in einzelnen Untertickets (Subissues) an die beteiligten Abteilungen weitergegeben und dort bearbeitet. Durch Automatisierungsregeln und Transitionen in andere Workflows wird das Onboarding eines neuen Mitarbeitenden von der Vertragsunterzeichnung, über die Vorbereitung des ersten Arbeitstages bis hin zur Übernahme nach der Probezeit abgebildet und koordiniert.
Kiki Radicke, Leiterin People Operations & Brand Management bei Adacor, ist begeistert von der Arbeit mit Jira: „Seitdem wir mit dem Ticketsystem arbeiten, ist unser Onboarding-Prozess viel transparenter und übersichtlicher geworden. Offene Aufgaben, Schnittstellen zu anderen Teams, Ansprechpartnern und -partnerinnen brauchen wir nicht mehr selbst zu koordinieren. Das alles übernimmt Jira automatisch für uns. Zusätzlich informiert uns das System pünktlich über den nächsten Schritt, den wir zu tun haben.“ Die positiven Erfahrungen haben dazu geführt, dass People Operations ab Dezember auch den Onboarding-Prozess für Werkstudierende und Auszubildende über Jira abbilden wird. Des Weiteren ist die Übertragung des Offboarding- und Rollen-Wechsel-Prozesses geplant.
Fazit: Ticketsystem über IT-Grenzen hinweg nutzen
Unsere Erfahrung zeigt, dass automatisiertes Aufgaben-Management jenseits der IT möglich ist. Bei uns arbeiten nicht nur die IT-Teams mit Jira. Auch für alle anderen Fachabteilungen bringt der Einsatz einen erheblichen Mehrwert. Wer sich im Rahmen der Teamarbeit für das Tool entscheidet, nimmt sich am besten ausreichend Zeit für die Planung und den Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen. Dann funktioniert die technische und organisatorische Umsetzung reibungslos.