Kanban-basierte Taskverwaltung unternehmensweit eingeführt

Vor der Einführung des Kanban-Systems entschied bei Adacor jeder Mitarbeiter selbst, wie er die ihm zugewiesenen Aufgaben managt und organisiert.

Dieses Vorgehen funktionierte im kleinen Team problemlos. Das stetige Wachstum des Unternehmens erforderte jedoch vor knapp anderthalb Jahren eine neue Lösung für das Management der internen Arbeitsprozesse. In der Folge entschied sich ADACOR für die softwarebasierte Entwicklung einer Aufgabenverwaltung nach dem Kanban-Prinzip. Seit Sommer 2013 arbeiten jetzt alle Teams im Unternehmen mit dem neuen System.

Durch die Visualisierung der einzelnen Arbeitsabläufe über die verschiedenen Abteilungs-Boards, werden Fehler (z. B. Aufgabenstau, falsche Priorisierungen und liegengebliebene Tasks) heute viel früher erkannt als vorher. Außerdem führen schnellere Durchlaufzeiten bei den verschiedenen Aufgaben sowie optimierte Arbeitsabläufe zu einer besser funktionierenden Auftrags- und Aufgabenverwaltung. Dabei sind die genannten Vorgänge keine statischen Gebilde, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (japanisch: Kaizen) und wichtiger Bestandteil von Kanban.

Wir analysieren ein Kanban-Board und die entsprechenden Prozesse. Aus den Ergebnissen initiieren wir Maßnahmen, die den Workflow nachhaltig verbessern. Beispielsweise können wir die Kartenlimits verändern, Verfahren anpassen, die Mitarbeiterzahl an den verschiedenen Stationen verändern. Nachdem wir seit einem halben Jahr im ganzen Unternehmen erfolgreich mit der Kanban-Aufgabenverwaltung arbeiten, möchten wir uns kaum noch an die Zeit davor erinnern. Die Einführung des Tools hat unsere tägliche Arbeit extrem positiv beeinflusst“.

Feuertaufe erfolgreich bestanden

Nach Fertigstellung der Basis-Programmierung des „Software-Kanban, wurde ein erster Anwendungs-Prototyp entwickelt. Die Testphase der ersten Basisversion erfolgte dann initial im Entwicklungsteam im Frühjahr 2013. Während des etwa sechswöchigen Zeitraums wurde das Tool im Arbeitsalltag auf Herz und Nieren geprüft. Die Entwickler experimentierten viel und nahmen Feinjustierungen vor. Etwa wurde die Struktur der einzelnen Arbeitsabläufe durch die Einbindung von Regeln in die Spalten („Backlog“, „In Arbeit“, „Testing“, „Kontrolle / Deployment“, „Erledigt“) vereinfacht. Eine Regel besagt zum Beispiel, dass eine Karte, die in eine bestimmte Spalte wandert, verbindlich einem Mitarbeiter zuzuordnen ist.

Im Mittelpunkt der Bewährungsprobe des Kanban-Systems in der Praxis standen drei Fragen:
1. Wie bewährt sich das Tool hinsichtlich seiner Funktionalität nach dem Rollout im Entwicklungsteam?
2. Funktioniert das Tool bereits so gut, dass es in der ganzen Firma ausgerollt werden kann?
3. Wie gehen die Mitarbeiter mit der Einführung des Tools um?

Neben den prozessualen und technischen Komponenten, ist die Entwicklung einer Software stets ein dynamischer Prozess. Das gilt auch für das Task Management der ADACOR. Denn erst beim praktischen Arbeiten mit der Software stellt sich heraus, wie sie funktioniert und wo Nachbesserungen erforderlich sind. „Nachdem wir das Kanban-Tool zunächst halbproduktiv im Entwicklungsteam lanciert hatten, konnten wir Features und Einstellungen, die nicht so gut funktionierten, wie wir uns das theoretisch vorgestellt hatten, leicht anpassen. Das optimierte Modell haben wir anschließend in den anderen Abteilungen eingeführt“, erläutert Sebastian Krack das Feintuning vor dem Rollout der Software.

Zügiger Rollout durch zuverlässige funktionale Beschaffenheit

Die erste produktive Version zeigte frühzeitig, wie anpassungsfähig die Architektur des Kanban-Tools ist. Die flexiblen Strukturen sowie die guten Funktionsweisen führten dazu, dass die Software nach Abschluss der sechswöchigen Betriebsphase in der Entwicklung, Schritt für Schritt in allen anderen Unternehmensbereichen ausgerollt werden konnte. Im Management wurde Kanban bereits parallel zum Einsatz in der Entwicklung eingeführt. Dann folgten das Betriebsteam, anschließend das Marketing und die Verwaltung.

Der Rollout verlief in der gesamten Firma reibungsloser als gedacht, er brachte aber auch neue Anforderungen mit. So stellte sich heraus, dass Buchhaltung und Controlling ein Feature benötigen, mit dem sich Tasks anlegen lassen, die in regelmäßigen Intervallen wiederkehren (z. B. Rechnungsprüfung, -überweisung, Steuererklärungen). Eine Lösung war schnell umgesetzt: Jetzt legt der Mitarbeiter im Rahmen der Serienfunktion einmal ein Template an. Nach einem festgelegten Zeitintervall (z. B. an jedem ersten Dienstag im Quartal) wird nun automatisch eine neue Aufgabe (Karte) im System generiert. Im Entwicklungsteam wird mittlerweile sogar mit zwei Boards gearbeitet, einem Entwicklungs-Board und einem Konzeptions-Board. Wenn eine Karte im Konzeptions-Board in „Erledigt“ geschoben wird, erscheint der Task automatisch als neue Karte im Entwicklungs-Board.

Automatische E-Mail-Generierung vereinfacht die Kommunikation

Dass der Kommunikationsprozess zu einer Aufgabe komplett über die Software abgebildet wird, erleichtert den Arbeitsablauf bei der ADACOR zusätzlich. Dieser Vorteil wurde erst während der Betriebsphase des Tools deutlich. Denn wenn jede Statusmail selbst geschrieben werden muss, kostet deren Erstellung nicht nur Zeit, sondern wenn sie vergessen wird, gerät der ganze Kommunikationsprozess ins Stocken. Zudem sorgen die in den Kommunikationsablauf eingebundenen Regeln für einen reibungslosen Dialog. Ein Beispiel: Wenn ein Programmierer beim Testen einer neuen Anwendung einen Fehler findet, hat er die Möglichkeit die entsprechende Karte zurück in die Spalte „In Arbeit“ zu setzen. Daraufhin wird der Mitarbeiter, der vorher an der Aufgabe gearbeitet hat, automatisch wieder als aktueller Mitarbeiter eingesetzt und über das System per E-Mail über die Änderung informiert. Das spart Zeit und vermeidet einen arbeitsbedingten Leerlauf. Eine automatische E-Mail wird außerdem an den verantwortlichen ADACOR-Projektleiter (Besitzer der Karte) versendet, wenn jemand einen Kommentar zu einem Task schreibt oder wenn ein Task in die Spalte „Erledigt“ geschoben wird.

Gradlinig oder wechselhaft: Umgang mit unterschiedlichen Aufgabentypen

Ein Ziel von Kanban lautet: Die Arbeit soll gleichmäßig die verschiedenen Prozessphasen durchlaufen. Die dabei entstehenden Wartezeiten sollen dabei möglichst kurz sein (sog. Flow). Um diesem Ideal nahe zu kommen, sind einfach strukturierte Arbeitsabläufe sinnvoll. Bei der Ausführung linearer Aufgaben ist dieses Bestreben eine machbare Herausforderung. Zum Beispiel wird eine Aufgabe im Entwicklungsteam in der Regel nach dem gleichen Muster abgearbeitet: Aufgaben werden als Karten links ins Backlog eingestellt und solange der Reihe nach durch die einzelnen Spalten geschoben bis die Aufgabe abgeschlossen ist und in die „Erledigt“-Spalte wandert. Einzige Ausnahme: Nur wenn während der Programmierung ein Fehler auftritt, wandert eine Karte zurück.

In anderen Bereichen wie im Management, Marketing oder im Betrieb haben viele Aufgaben Projektcharakter und können nicht einfach aufeinanderfolgend abgearbeitet werden. An dieser Stelle beginnt die persönliche Interpretation von Kanban und seinen Idealen, wie die Adacor sie sieht: „Im Management haben wir verschiedene Spalten wie „Konzeption“, „Warten auf Stakeholder“ oder „In Arbeit“. Meine Karten wandern häufig zwischen „Warten auf Stakeholder“ und „In Arbeit“ hin und her. Das kommt daher, dass ich eine Aufgabe („In Arbeit“) bearbeite und sie anschließend an einen Mitarbeiter weitergebe. Die entsprechende Karte bleibt solange in der Spalte „Warten auf Stakeholder“, bis der Kollege sie erledigt hat. Sobald ich die Aufgabe wieder selbst übernehme, wandert die Karte zurück in die Spalte „In Arbeit“. So geht das zwischen den zwei Spalten hin und her bis die Aufgabe komplett abgeschlossen ist und in die Spalte „Erledigt“ wandert. Wann eine Aufgabe in welche Spalte wandert, das unterliegt dann unserer Interpretation“, erklärt Andreas Bachmann, Geschäftsführer und CIO bei Adacor.

Unternehmensweite Akzeptanz durch frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter

Die Adacor hat viel Zeit in die Konzeption des Task-Management-Systems investiert. Bereits in der Planungsphase wurden die Mitarbeiter mit ins Boot geholt und konnten ihre speziellen Anforderungen in das Leistungsheft miteinfließen lassen. Der Zeitaufwand hat sich gelohnt, denn Details konnten frühzeitig geklärt und unschöne Überraschungen vermieden werden. Dieses Vorgehen wirkte sich auch auf die Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber dem Tool aus: Sie war von Anfang an hoch. „Unser Entwicklungsteam hat sich sehr darauf gefreut, dass Kanban-Tool endlich live nutzen zu können. Positiv haben auch die Mitarbeiter aus den anderen Abteilungen reagiert. Behält man mit der neuen Aufgabenverwaltung doch einen sehr guten Überblick über die eigenen anstehenden To-dos“, schlussfolgert Sebastian Krack.

Resümee: Kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsprozesse

Das auf Kanban basierende Task Management ist für uns innerhalb kürzester Zeit zu einem unverzichtbaren Tool für die Aufgabenplanung geworden. Bereits während der Testphase zeichnete sich die hohe Flexibilität und Agilität des Tools ab. Womit wir jedoch nie gerechnet hätten und was uns absolut begeistert, ist die übersichtliche Aufgabenansicht, die beeindruckende Möglichkeit Aufgaben zu priorisieren sowie die effektvolle Teamsteuerung, die wir seit der Einführung von Kanban in unseren Teams erreicht haben.

Die Aufgaben an der Kanban-Aufgabenverwaltung sind noch lange nicht abgeschlossen. Neben dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess steht aktuell die Systemintegration in den vor-und nachgelagerten Workflow (z. B. Ticket-System, Incident Management, Monitoring, Zeiterfassung) an. Daneben beschäftigt sich das Entwicklungsteam gerade mit der Frage, wie sich die Abbildung kompletter Aufträge mit mehreren Tasks verbessern lässt und wie sich die entsprechenden Tasks innerhalb des Prozesses eher miteinander verbinden lassen. Weitere Themen, an denen zur Zeit gearbeitet wird, sind „Warten und Wiedervorlagefunktionen“. Das heißt, wie kann man verhindern, dass Fälligkeiten übersehen werden oder dass Karten, die warten müssen, das Board belegen und unübersichtlich machen. Der Anfang ist gemacht, das Konzept für die zu erledigenden Erweiterungen ist abgeschlossen. J