Teamkommunikation – Besser informiert und organisiert mit Daily Standup Meetings

Das Thema Kommunikation ist komplex, deshalb hat ADACOR ein ganzes Bündel von Maßnahmen entwickelt, um den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens weiter zu systematisieren und kontinuierlich zu verbessern.

„Wie schaffen wir es, den notwendigen Informationsfluss innerhalb unserer Abteilung effizient zu organisieren und die Arbeitsfähigkeit eines jeden einzelnen Mitarbeiters Tag für Tag sicherzustellen?“ Diese Frage stellten sich die Geschäftsführer der ADACOR angesichts der besonderen Anforderungen an den Informationsfluss in einem derart agilen Umfeld wie der IT.

Teamkommunikation durch Daily Standup Meetings optimiert

Das Thema Kommunikation ist komplex, deshalb haben wir ein ganzes Bündel von Maßnahmen entwickelt, um den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens weiter zu systematisieren und kontinuierlich zu verbessern. „Ein Baustein, mit dem wir die Teamkommunikation innerhalb der Softwareentwicklung optimieren möchten, sind so genannte Daily Standup Meetings“, erklärt Andreas Bachmann, Chief Information Officer (CIO) bei ADACOR. Die Beweggründe für die Einführung dieses neuen „Meeting-Formats“ liegen auf der Hand: ADACOR strebt eine effizientere Kommunikation und mehr Transparenz innerhalb der Teamkommunikation an, um in Bezug auf die tägliche Priorisierung von Aufgaben zukünftig flexibler reagieren zu können. Außerdem unterstützen diese Meetings ein verbessertes Task-Management und helfen dabei, die unstrukturierte und unorganisierte Cross-Kommunikation innerhalb des Unternehmens einzudämmen.

Strukturierter Informationsfluss statt spontaner Cross-Kommunikation

„Wir haben nach einer Möglichkeit gesucht, die Kommunikation innerhalb unserer Teams zu strukturieren und den täglichen Informationsbedarf unserer Softwareentwickler in den neu eingeführten Daily Standup Meetings zu bündeln“, erläutert Andreas Bachmann, die Gründe für die Implementierung dieses neuen Kommunikationsansatzes. „Wir haben mit diesem Tool einen Weg gefunden, unsere Kommunikation effizienter zu gestalten. Denn wir haben festgestellt, dass die ständige Cross-Kommunikation, d. h. die unstrukturierte Kommunikation über den gesamten Tag hinweg, Geschäftsführer, Teamleiter und die involvierten Mitarbeiter immer wieder aus ihrer Arbeitskonzentration heraus gerissen hat. Wenn es z. B. darum ging, spontan Informationen einzuholen, eine wichtige Frage mit jemanden zu erörtern oder einem Kollegen bei der Lösung eines Problems behilflich zu sein. Durch diese Störungen ging jeden Tag wertvolle Konzentration der Mitarbeiter und auch Arbeitszeit verloren. Die Daily Standup Meetings helfen uns dabei, die Cross-Kommunikation einzudämmen und einen besseren Rahmen für konzentriertes Arbeiten zu schaffen.“

Flexiblere Projekt-, Aufgaben- und Teamsteuerung dank Daily Standup Meetings

Für die Daily Standup Meetings wurde ein Stehtisch angeschafft, an dem nun jeden Morgen der Teamleiter der Software-Entwicklung und die sieben Teammitglieder – sowie bei Bedarf auch einer der Geschäftsführer – zusammenkommen. Reihum berichtet jeder Mitarbeiter von seiner Arbeit am Vortag und davon, an welchen Aufgaben er im Laufe dieses Tages arbeiten will. Falls es die aktuelle Situation erfordert, werden  anschließend Aufgaben neu priorisiert und – falls notwendig – umverteilt. Die Projekt-, Aufgaben- und Teamsteuerung wird also deutlich flexibler. Und diese Flexibilität ist für ADACOR und ihre Kunden wichtig. Die morgendlichen Meetings, die in der Regel nicht länger als 15 Minuten dauern, können außerdem genutzt werden, um den Teamleiter auf spezielle Problemstellungen aufmerksam zu machen. Diese können dann direkt im Anschluss an das Meeting besprochen und aus dem Weg geschafft werden. So werden bereits zu Beginn eines jeden Arbeitstages für jeden Mitarbeiter die idealen Voraussetzungen geschaffen, seine Aufgaben im Laufe des Tages möglichst unbehindert und ungestört erledigen zu können. „Die ersten Veränderungen durch diese neue Form des täglichen Informationsaustausches waren bereits nach kurzer Zeit spürbar“, stellt Sebastian Krack, Teamleiter der Software-Entwicklung, zufrieden fest. „Die Ablenkung und Zerstreuung durch Cross-Kommunikation hat deutlich nachgelassen und die Produktivität der Mitarbeiter – inklusiver meiner eigenen – merkbar zugenommen.“