In Protokollen werden Informationen ausgetauscht, Ergebnisse sowie Beschlüsse dokumentiert, Maßnahmen festgehalten und Aufgaben verteilt. Umso wichtiger ist es, dass die Protokollerstellung schnell, einfach und reibungslos funktioniert.
Diese Herausforderung hat Adacor mit der Entwicklung und Integration des „Protokolle-Tool im XPMS“ gemeistert. Darüber hinaus ist die Erstellung von Protokollen mittels einer webbasierten Softwarelösung ein wichtiger Baustein des internen Workflow-Managements, da sie erheblich zur Vereinfachung und Transparenz der Arbeitsabläufe beiträgt.
Ob internes Meeting, Kundengespräch, Telefonkonferenz oder Schulung, zahlreiche Gelegenheiten in der Unternehmenskommunikation machen das Schreiben von Protokollen erforderlich. Die größte Herausforderung bei der Protokollerstellung in Unternehmen ist in der Regel die Vereinheitlichung von vielen verschiedenen Formaten und Protokollvorlagen, die bei den Mitarbeitern kursieren, sowie eine zentrale Speicherung.
Andreas Bachmann, Adacor-Geschäftsführer und CIO, erklärt, wann und warum das Unternehmen eine interne Protokolllösung benötigt: „Als professionell arbeitendes Unternehmen sind wir ständig dabei, neue Maßnahmen zu entwickeln, mit denen wir unsere Geschäftsprozesse optimieren können. 2011 haben wir dann festgestellt, dass wir für die Protokollierung eine einheitliche Lösung für alle Mitarbeiter und Gelegenheiten brauchen.“
Einsatzbereiche des Protokoll-Tools
Die Software zur Erstellung standardisierter Protokolle findet bei Adacor überall im Unternehmen Anwendung. Unabhängig davon, ob es sich um ein internes Management-, Teamleiter- oder IT-Sicherheitsteam-Meeting handelt oder um eine Schulung bzw. einen der genannten klassischen Einsatzbereiche.
Darüber hinaus wird das Tool in der Auftragsdatenverarbeitung (ADV) verwendet. Damit tragen wir der gesetzlichen Vorgabe Rechnung, sämtliche Datenschutzmaßnahmen zu dokumentieren und schriftliche Nachweise über die Art und Verwendung der Daten zu erbringen.
Protokolle dienen bei Adacor weiterhin als Nachweis. Speziell im Hinblick auf Audits, die im Rahmen von Zertifizierungen (z. B. ISO 27001), von Datenschutz-Vorgaben oder Prüfungsstandards wie PS 951 regelmäßig durchgeführt werden müssen. Das Protokoll übernimmt hierbei eine positive Beweiskraft: Mit seiner Hilfe wird nachgewiesen, dass die schriftlich festgehaltenen Vorgänge oder Ereignisse wie dargelegt stattgefunden haben. „Wir können nicht sagen, wir besprechen wichtige Interna bei unseren Management-Meetings und halten die Ergebnisse nicht fest. Dann wäre unsere Arbeit überhaupt nicht nachvollziehbar – weder für uns noch im Rahmen eines Audits. Nehmen wir zum Beispiel unseren Datenschutzbeauftragten. Der trifft sich regelmäßig mit dem CIO. Wenn man diese Meetings nicht belegen kann, dann kann man die Gespräche und deren Quintessenz im Audit nicht als Maßnahme aufführen. Also legen wir ein Protokoll an, in dem sämtliche Gesprächsinhalte dokumentiert sind“, konstatiert Andreas Bachmann.
Die Verwendung des Protokoll-Tools funktioniert in der Praxis sehr gut, da sich die Mitarbeiter ihrer Dokumentationspflicht bewusst sind. „Natürlich wird die Erstellung eines Protokolls auch mal vergessen. Aber das passiert immer seltener. Zudem achten wir Geschäftsführer und Teamleiter darauf, dass Protokolle geschrieben werden. Steht etwa eine Datenschutzschulung an, dann schreibe ich den Kollegen im Vorfeld eine Mail, in der ich an die Protokollerstellung erinnere. Den von allen Teilnehmern unterschriebenen Nachweis für die Schulungen benötigen wir unter anderem für unsere Zertifizierungen oder als Nachweis gegenüber unseren Kunden“, so Andreas Bachmann weiter.
Entwicklung der Software im XPMS
Aus verschiedenen Brainstormings erwuchs die konkrete Idee, ein Tool in Eigenregie zu entwickeln, mit dessen Hilfe sich einheitliche Protokolle erstellen und verwalten lassen. Nicht nur, dass die IT-Fachleute direkt im Unternehmen sitzen, entscheidend für die Programmierung des Tools in Eigenregie war die Feststellung, dass sich die Protokollvorlagen so optimal an die speziellen Workflows und Geschäftsprozesse von Adacor anpassen lassen. Innerhalb von sechs Wochen war die Software geschrieben und im XMPS-Intranet implementiert. Seit Oktober 2011 arbeiten alle Mitarbeiter mit dem Tool.
Ob Kurzwort-, Ergebnis- oder Stichwortprotokoll, der Basisaufbau der Protokolle ist immer gleich. Über den inhaltlichen Aufbau (Liste, Stichpunkte, ganze Sätze) entscheidet jedoch der Schriftführer selbst. Aus diesem Grund besteht das Formular mehrheitlich aus Freitextfeldern. So lässt sich ein klassisches Meeting-Protokoll mit Tagesordnungspunkten genauso einfach erstellen wie ein Protokoll für ein Audit. Dort gibt es statt Tagesordnungspunkten einzelne Prüfpunkte. Für wiederkehrende Besprechungspunkte, wie sie etwa bei einem Jour Fixe anfallen, stellt das System eine Vorlagenfunktion bereit, in der die Struktur für wiederkehrende Protokollereignisse direkt vorgegeben werden kann.
Protokollerstellung
Übersicht Protokollkopf
Mithilfe der Anwendung der Protokollvorlagen können die Mitarbeiter alle Arten von Protokollen schnell und einfach erstellen. Man braucht sich nur im Portal anzumelden und das Protokoll-Tool über das Menü auszuwählen. Schon ist das Programm aktiv. Die Oberfläche selbst besteht aus einer Liste mit allen Protokollen sowie entsprechenden Funktionen um ein Protokoll anzuschauen, zu bearbeiten oder ein neues anzulegen. Der gesamte Protokollierungs-Vorgang ist mit einer Autosave-Funktion verbunden. Das heißt, die Inhalte werden wie man das von Word kennt, in kurzen Abständen automatisch gesichert. So gehen keine Inhalte verloren. Auch nicht, wenn z. B. das System einen Mitarbeiter während einer Telefonkonferenz aus dem XPMS-Intranet ausloggt, weil die Sitzung abgelaufen ist.
Protokollabschluss
Nach Fertigstellung des Protokolls werden die daraus resultierenden Aufgaben (Wer hat was bis wann zu erledigen?) strukturiert und die Protokolldaten automatisch in einer Datenbank gespeichert und zentral abgelegt. Über eine durchsuchbare Liste lässt sich ein Protokoll schnell finden. Eine Filterfunktion nach Typ (Telko, Meeting, QM-Check, Schulung usw.) erleichtert die Suche zusätzlich. Die Liste umfasst nicht nur den Protokollnamen und das Datum, sondern sie bietet zusätzlich einen Überblick über den Kunden, den Anlass und die Teilnehmer.
Für die Verteilung des Protokolls gibt es zwei Wegen: Entweder man druckt es aus und übergibt es persönlich oder man schickt es als PDF per E-Mail. Nach dem Sicherungsvorgang öffnet sich eine neue Maske, in die man den Betreff und eine E-Mail-Notiz schreiben kann. Klickt man anschließend auf „Senden“, dann wird das Protokoll verschickt. Das System ist im übrigen so ausgelegt, dass PDF-Erstellung und E-Mail-Versand automatisiert ablaufen. Da das Protokoll-Tool mit der Kundendatenbank verknüpft ist, entfällt die umständliche Suche nach den E-Mail Adressen, wenn externe Gesprächspartner am Meeting teilgenommen haben. Auf diese Weise können Informationen zielgerichteter verteilt und Aufgaben schneller angegangen werden.
Zukünftig wird das Protokoll-Tool direkt mit der Taskmanagement-Software verbunden werden. Dann braucht man sich die Aufgaben nicht mehr auszudrucken, sondern man setzt einen Haken hinter die Aufgabe und aus dem Task wird automatisch eine Karte im Kanban-System erstellt.
Mit standardisierten Protokollen Arbeitsabläufe schneller umsetzen
Protokollarchivierung
„Mit der Einführung des Protokoll-Tools konnten wir unsere Workflows erheblich vereinfachen. Früher mussten wir in der Geschäftsführung nicht nur darauf achten, dass Sitzungen schriftlich dokumentiert werden, auch die zentrale Ablage der Protokolle war ein großes Thema, da jeder die Dokumente in unterschiedlichen Ordnern speicherte. Heute passiert das alles automatisch: automatische Ablage im richtigen Ordner im System. Das ist ein großer Vorteil, wenn ein Audit ansteht, ich ein Protokoll brauche oder ein Kunde eine Anfrage stellt. Wann immer ich auf ein Protokoll zugreifen muss, ich weiß genau, wo ich es finde“, resümiert Andreas Bachmann.