Domain Management: Verwalten Sie Ihre Domains (noch) selbst?

Waren die Domainportfolios großer Konzerne wie E.ON früher relativ statisch, hat sich das spätestens seit Beginn der Digitalisierung geändert. Die Domainzahlen in den Unternehmen steigen stetig (in Konzernen sind 500 Stück eher die Untergrenze), sodass das Domain Management zunehmend zur Herausforderung wird. Deshalb beauftragen Unternehmen mit großen Domainbeständen häufig externe Dienstleister mit der Domainverwaltung. Adacor bietet Ihrem Unternehmen für diese Prozesse sinnvolle Unterstützung an.

Den klassischen digitalen Unternehmensauftritt ergänzen heute viele weitere Webpräsenzen. Dazu zählen das Extranet (zum Bereitstellen spezieller Informationen für einen bestimmten Benutzerkreis), ausgewählte Kampagnen- und Produktseiten oder ein Blog. Jedes dieser Onlineprojekte benötigt eine eigene URL. Aufgrund der einfachen technischen Machbarkeit richten Unternehmen dafür verstärkt neue Top Level Domains (TLDs) ein.

Oft sind es Abteilungen wie das Marketing oder das Produktmanagement, die IT- und Webprojekte anstoßen. Diese Teams haben häufig schon Ideen, unter welcher URL diese online gehen sollen: Das Marketing möchte Aktualitätsgetrieben seine Kampagnen zeitnah umsetzen. Das Produktmanagement möchte seine Seiten mit Informationen zu Produkten, eventuell mit Download-Bereich (zum Beispiel für ein Benutzer-Handbuch) oder Supportforum (zum Erfragen unterstützender Informationen) befüllen und die Seiten zügig online sehen.

Klassischerweise liegt die Verantwortung für das Einrichten neuer Domains bei der Unternehmens-IT. Ist sie personell gut aufgestellt, kann sie die Erwartungen der Fachabteilungen nach einer schnellen Bereitstellung von neuen Domains befriedigen. In der Praxis ist das nicht die Regel, da die ITler in den Unternehmen mit vielen anderen wichtigen Aufgaben ausgelastet sind. Problematisch und unübersichtlich wird es, wenn die Fachabteilungen an der IT vorbei neue Domains ordern. Das ist technisch – meist mit wenig Aufwand – möglich, sollte jedoch aus Unternehmenssicht vermieden werden. Im schlimmsten Fall entsteht eine „Schatten-IT“ mit einem zersplitterten Domainsystem. Dann hat die Unternehmens-IT keinen Überblick mehr darüber, wer welche Domain zu welchem Preis bei welchem Dienstleister geordert hat. Eine Möglichkeit solchen Szenarien entgegenzuwirken, ist ein zentrales Domain Management mit effizienten Prozessen, das es den Fachabteilungen ermöglicht, Domains schnell und unkompliziert im Einklang mit der IT-Abteilung zu ordern.

Das Domain Management umfasst die Domainverwaltung: Das heißt, die Registrierung, den Kauf und Transfer, die Pflege der Informationen zu Domains und IP-Adressen sowie deren Eigentümern, technische Einstellungen und interne Verrechnung der anfallenden Gebühren. In der Vergangenheit lag die Verantwortung dafür meist bei einer IT-Mitarbeiterin oder einem -Mitarbeiter. Mit zunehmender Domainzahl steigen jedoch Komplexität und Zeitaufwand, um diese Tätigkeiten abzuwickeln. Abhilfe schafft hierbei die Auslagerung der Domainverwaltung: So unterstützt Adacor mit dem Domain-Management-Service Unternehmen bei allen Aspekten der Verwaltung – und das seit mehr als 15 Jahren. Unabhängig davon, ob es sich um die Registrierung, das Management, die Infrastruktur oder die Sicherheit handelt. Heutzutage verwalten wir um die 12.000 Domains, vorwiegend für Großkonzerne.

Sicherer und prozesskonformer Kauf von Domains

Für unsere Kunden übernehmen wir die Registrierung neuer Domains sowie den Ankauf vergebener Domains für alle weltweit verfügbaren Top Level Domains (TLDs) wie .de .net oder .com. Ist die gewünschte Domain vergeben, kann sie eventuell angekauft werden. Dieser Vorgang bedeutet für Unternehmen verschiedene Hürden: Zum Beispiel lässt sich die Seriosität und Bonität des Verkäufers kaum überprüfen, wenn dieser seinen Sitz in China hat. Dann sind vielleicht nur der Name und eine E-Mail-Adresse bekannt. Die Lösung heißt hier: Transfer über spezielle Treuhandplattformen. Sie garantieren, dass die Domains tatsächlich übertragen werden.

Vorgehen beim Ankauf von bestehenden Domains

Sobald die Wunschdomain auf einem der gängigen Marktplätze angeboten wird, kann der Interessent den Verkäufer kontaktieren. Meist einigen sich beide auf eine Treuhandplattform, über welche die E-Mail-Adresse verifiziert wird. Der Verkäufer wird angeschrieben und beide Parteien einigen sich auf einen Preis. Anschließend erhält der Interessent eine Zahlungsaufforderung zum Überweisen des Preises auf das Konto der Treuhandplattform. Sobald das Geld dort angekommen ist, beauftragt die Treuhandplattform die Übertragung der Domain. Autorisierungscode oder Unterlagen zur Übertragung gehen an den Käufer. Nachdem der Transfer abgeschlossen ist, bestätigt der Käufer der Plattform den Besitz der Domain. Erst dann überweist die Treuhandplattform den vereinbarten Betrag an den Verkäufer.

Eine Treuhandplattform gibt Sicherheit. Trotzdem kann die Abwicklung des Ankaufs für Konzerne Schwierigkeiten bergen. Die meisten Treuhandplattformen wickeln die Bezahlung über Kreditkarten ab, manche per Überweisung. Viele Konzerne können jedoch aufgrund ihrer Prozesse nicht einfach auf Basis einer Zahlungsaufforderung Geld überweisen. Für einen auf die Domainverwaltung spezialisierten Dienstleister ist das dagegen kein Problem. Nach abgeschlossenem Kauf und Transfer bekommt der Kunde den Kaufpreis zuzüglich der Treuhandgebühren mit dem Preis für die eigene Leistung prozesskonform in Rechnung gestellt. Je nach Domainname bleibt der Käufer anonym – das ist ein positiver Nebeneffekt.
Adacor wickelt für Kunden diesen Prozess im Rahmen des Domain Managements komplett ab. Im Service inbegriffen ist auch die Unterstützung beim „Paperwork“: Werden TLDs beispielsweise im Ausland bestellt und handelt es sich dabei um exotischere Länder, stehen die auszufüllenden Dokumente häufig nur in der Landessprache zur Verfügung. Im Normalfall müsste angefragt, recherchiert und übersetzt werden. Da Adacor die Anforderungen der jeweiligen Registry genau kennt, erhält der Kunde in solchen Fällen vorausgefüllte Dokumente mit Hinweisen zu den beizufügenden Anlagen wie Kontaktangaben oder Ausweiskopien. Der Kunde muss diese nur noch anfertigen, beifügen und unterschreiben und abstempeln. Für manche Länder wird für den Domainankauf der Nachweis von Handelsbeziehungen gefordert. In dem Fall müssen zusätzlich Lieferscheine eingereicht werden.

Optionale Services im Preis inklusive

Bei Adacor kann jeder Kunde individuell wählen, welche Arbeiten er selbst über das Kundenportal vornimmt und welche wir für ihn abwickeln sollen. Unternehmen können sich bei Bedarf per E-Mail an unser Domain-Management-Team wenden und den umfassenden Service ohne Zusatzkosten nutzen.

Attraktives Leistungsangebot

• Backorder-Monitoring: Ein Unternehmen möchte eine bestimmte Domain kaufen und der potenzielle Verkäufer reagiert nicht oder ist nicht erreichbar. In diesem Fall recherchiert Adacor, ob die Domain irgendwann ausläuft oder ob der Inhaber gekündigt hat und leitet die entsprechenden Schritte zur Übernahme ein.
• Brand Monitoring: Darin inbegriffen ist das automatische und regelmäßige Scannen neuer Domains, die bestimmte Begriffe enthalten. Ziel ist es, kontinuierlich zu prüfen, ob beziehungsweise von wem der eigene Markenname in neuen Domains verwendet wird, um gegebenenfalls tätig zu werden.
• Vorreservierung: Wird eine Wunschdomain frei, sorgt Adacor für die fristgerechte Reservierung und übernimmt den Prozess zur Registrierung der Domain.

Alle Domains auf einen Blick

Viele Unternehmen bilden ihr Domain Management noch mittels Excel ab. Alle relevanten Informationen werden in Tabellen eingetragen: Welche Domains sind registriert, wer ist der Ansprechpartner, welche Abteilung ist zuständig und an welche Kostenstelle muss weiterverrechnet werden, wenn die Rechnung vom Dienstleister kommt. Mit zunehmender Größe des Portfolios verlieren Excel-Tabellen jedoch an Übersichtlichkeit. Das Pflegen bindet immer mehr Zeit und Ressourcen. Hier ist die im Rahmen des Domain Managements bei Adacor verfügbare Weboberfläche eine effiziente und übersichtliche Alternative zu Excel. Domains können leicht gepflegt und den verschiedenen Kostenstellen zugeordnet werden. Die Verrechnung übernimmt Adacor im Rahmen der Verwaltung des kompletten Portfolios: Die einzelnen Domains werden an den Kostenverursacher berechnet. Dabei ist es unerheblich, welcher internen Abteilung das Domain Management zentral zugeordnet ist.

Top: sichere, hochverfügbare und leistungsstarke Infrastruktur

Neben dem Ankauf, der Registrierung und der Verwaltung ist eine leistungsstarke und sichere Domain-Name-System-Infrastruktur (DNS-Infrastruktur) ein wesentlicher Bestandteil des Domain Managements. Adacor übernimmt in diesem Zusammenhang alle Änderungen und Redirects. Außerdem kann der Kunden über eine unbegrenzte Anzahl an DNS Records verfügen. Es liegt in der Natur der Sache, dass die Nameserver, auf denen das DNS läuft, besonders leistungsstark und ausfallsicher sein müssen. Für Unternehmen ist die Bereitstellung eine große Herausforderung, sodass sie selten eigene Nameserver betreiben. Im Rahmen des Domain Managements stellt Adacor den Kunden vier Nameserver-Cluster an drei Standorten in Frankfurt und Offenbach am Main zur Verfügung. Diese sind hochverfügbar, besitzen eine hohe Ausfallsicherheit und können bequem über das Kundenportal verwaltet werden.
Als Erweiterung des Domain Managements ist das Management von SSL-Zertifikaten als gängiges Verschlüsselungsprotokoll zur Datenübertragung erhältlich. Das heißt, Adacor übernimmt für Unternehmen die Beantragung, die Verlängerung, Verwaltung und Abrechnung ihrer SSL-Zertifikate. Auch die dazugehörenden Zertifikatsignierungsanforderungen (Certificate Signing Requests, CSRs) werden auf Wunsch generiert, auf den Servern installiert und kostenstellengenau abgerechnet. Dafür arbeiten wir mit den Zertifizierungsstellen Thawte, Symantec, Geotrust und Telesec zusammen.

Der beste Service für Ihre Domains

Im Zuge der Digitalisierung wachsen die Domainportfolios von Unternehmen. Vor allem in Großkonzernen sind mehr als 500 Domains die Regel. Deren Management bindet zunehmend Zeit und Ressourcen – und lässt sich leicht an Dienstleister auslagern: Adacor übernimmt mit dem Domain-Management-Service seit mehr als 15 Jahren alle relevanten Aspekte: Ankauf und Registrierung, Verwaltung und Infrastruktur einschließlich der SSL-Zertifikate. So gestalten Unternehmen das Management ihrer Domains optimal hinsichtlich ihrer Möglichkeiten und Anforderungen. Sie haben die Wahl, welche Arbeiten sie über das Kundenportal selbst abwickeln und welche Adacor für sie übernimmt.