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Ein Beitrag von Adacor

Whistleblower-System befördert die Aufrichtigkeit in Unternehmen

Das dänische Unternehmen Got Ethics A/S zählt zu den führenden internationalen Anbietern von Lösungen, mit denen unethisches Verhalten in Privatunternehmen, Organisationen und dem öffentlichen Sektor bekämpft wird.

Unser Tochterunternehmen filoo arbeitet seit März 2016 erfolgreich
 als Managed-Hosting-Dienstleister für den internationalen Anbieter für Compliance-Lösungen.

Compliance-Fragen mit einer Whistleblower App lösen

Jesper Dannemann, Chief Operation Officer (COO), spricht im Interview 
über die Wichtigkeit von Hinweisgebersystemen, die Zusammenarbeit mit der filoo GmbH und die Anforderungen seines Unternehmens an professionelles Hosting.

Welche Services und Produkte umfasst Ihr Portfolio genau?

Unser Kernprodukt ist das Whistleblower System, oder auf Deutsch „Hinweisgebersystem“. Das ist eine elektronische Meldeplattform, über die zum Beispiel die Mitarbeiter eines Unternehmens – anonym oder auch nicht anonym – unethische Handlungen via Internet, App oder Telefon an ihr Management melden können.

Darüber hinaus konzentrieren wir uns mit unseren Lösungen darauf, solche derart bedauerlichen Zwischenfälle von vornherein zu verhindern. Diesbezüglich bietet unser Compliance Hotline Tool beispielsweise Mitarbeitern die Möglichkeit – wiederum wahlweise anonym oder nicht anonym – mit dem Compliance-Team in einen Dialog zu treten. Zum Beispiel, um zu klären, ob es in Ordnung ist, ein bestimmtes Geschenk von einem Anbieter anzunehmen, bevor man diesem zugestimmt hat.

Zusätzlich bieten wir eine elektronische E-Learning-Plattform über eine App oder das Internet an. Mit deren Hilfe können Unternehmen zum Beispiel ihre Anti-Korruptionsprogramme managen und ihren Code of Conduct verbreiten.

Geben Sie uns noch ein paar Informationen zu Got Ethics A/S: Wo ist Ihre Firma beheimatet, wann wurde sie gegründet und welche Kunden haben Sie?

Got Ethics A/S ist ein dänisches Unternehmen und wurde 2010 gegründet. Aktuell haben wir über 150 Kunden, die sich über Dänemark, Deutschland, Kanada, Norwegen, Schweden, die Schweiz, Grönland und die Färöer Inseln verteilen.

Neben dem Angebot von Lösungen für private und öffentliche Unternehmen führen wir außerdem weltweite Partnerschaften mit der iNADO als Vereinigung von 63 nationalen Anti-Doping-Agenturen sowie lokalen Anti-Doping-Organisationen, um unethisches Verhalten im Sport zu bekämpfen.

Das Projekt, mit dem Sie filoo beauftragt
 haben, umfasst das Hosting Ihrer Website
 sowie den Betrieb einer App, die Teil Ihres Hinweisgebersystems ist. Was ist das Besondere an dieser Lösung?

Eine unserer Stärken ist, dass wir – neben der Bereitstellung von IT-Lösungen, die den höchsten Standard an IT-Sicherheit bieten – unseren Fokus darauf legen, unsere Produkte so zu entwickeln, dass sie auch zu den Bedürfnissen unserer Kunden in angrenzenden Bereichen passen. So haben wir im gemeinsamen Dialog mit unseren Kunden Tools entwickelt, die ihnen dabei helfen, den gesetzlichen Vorschriften problemlos nachzukommen. Wir helfen zum Beispiel unseren Kunden dabei, die verschiedenen regionalen Hinweisgebervorschriften zu erfüllen. Außerdem unterstützen wir sie bei der Einhaltung der entsprechenden Anti-Bestechungs-, Anti-Korruptions- und Anti-Kartell-Vorschriften.

Welche neueren Entwicklungen gibt es in Ihrem System?


Immer mehr Unternehmen werden Opfer von Cyberangriffen, bei denen Mitarbeiter E-Mails mit Anhängen erhalten, über die Viren auf den Firmencomputern installiert werden. Manchmal ist auf dem betroffenen Client noch nicht einmal ein Antiviren-Programm installiert. Und sogar wenn ein entsprechendes Schutzprogramm installiert ist, kann es sein, dass der Virus so neu ist, dass der Schutz vor diesem speziellen Schädling noch gar nicht in dem Anti-Viren-Programm berücksichtigt ist. Diese Bedrohung haben wir erkannt und gerade erst ein neues Tool in unserem System eingeführt, das solchen Vorfällen vorbeugt.

Was sind die Aufgaben von filoo bei Got Ethics A/S?


filoo ist einer der Eckpfeiler bei der Bereitstellung professioneller IT-Services für unsere Kunden. Das Hosting in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland bietet den perfekten Rahmen für unsere Server hinsichtlich der physikalischen Sicherheit, der Service-Kontinuität, des Notfallplans und so weiter.

Was sind Ihre Präferenzen bezüglich der System- und Datensicherheit, der Verfügbarkeit und der Skalierbarkeit Ihres Systems?


Unser Hauptaugenmerk liegt auf einem hohen IT-Sicherheitslevel. Die Absicherung der Daten unserer Kunden ist sehr wichtig für uns. Die Bereitstellung einer sicheren Datenumgebung bedarf daher der bestmöglichen physischen Sicherheit für den Standort, an dem sich die Server befinden. filoo bietet uns einen Hosting-Service, der dem aktuellen Stand der Technik entspricht. Für das Vertrauen unserer Kunden in die durch uns bereitgestellte Datensicherung ist es wichtig, dass filoo durch die ISO-27001-Zertifizierung den hohen IT-Sicherheitslevel nachweisen kann.

Mit Blick auf die bevorstehende Regulierung bei der Verarbeitung von persönlichen Daten, die im Mai 2018 in Kraft treten wird, können wir bereits jetzt erkennen, dass die Wichtigkeit der IT-Sicherheit bei unseren Kunden rapide zunimmt.

Auch die Systemverfügbarkeit ist für uns sehr wichtig, da wir darüber die Kundenanforderungen hinsichtlich unserer Service-Level-Agreements (SLAs) bedienen.

Das Thema Skalierbarkeit ist momentan kein sehr großer Leistungsbestandteil, weil die Arbeitsauslastung auf den Servern mehr oder weniger konstant bleibt und sie ohnehin nicht sehr groß ist. Gemäß den allgemeinen Vorschriften für Hinweisgeberprogramme dürfen über ein entsprechendes System sowieso nur schwerwiegende Vorfälle gemeldet werden. Das verringert natürlich die Anzahl der gemeldeten Missstände und Verstöße. Darüber hinaus wird durch die Einführung eines Hinweisgebersystems das „Risiko, erwischt zu werden“, per se erhöht. Das schreckt von vornherein ab und führt zu einer weiteren Reduktion der Anzahl neuer Vorfälle.

Warum haben Sie sich für die Zusammenarbeit mit filoo entschieden?


filoo wurde uns von unserem deutschen Handelsvertreter empfohlen.

Wie hat sich die Zusammenarbeit zwischen 
Got Ethics A/S und filoo seit Projektbeginn entwickelt?


Die Beziehung ist ja noch ziemlich frisch. Aber in der kurzen Zeit haben wir bisher gut zusammengearbeitet. Wir haben filoo als einen Provider kennengelernt, der stets mit guten und flexiblen Lösungen aufwartet, die zu 100 % unseren Anforderungen entsprechen, der proaktiv ist und der ein effizientes und sicheres Hosting für unsere Server anbietet.

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Wir realisieren Ihr individuelles Managed Hosting Projekt nach Ihren Vorstellungen.

Managed Hosting von filoo ist die Lösung, wenn Sie Aufbau, Betrieb und Funktion Ihrer IT-Infrastruktur lieber geschulten Fachkräften überlassen. Wir von filoo erledigen alle anfallenden Arbeiten für Sie, damit Sie sich entspannt zurücklehnen und sich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern können. Jetzt informieren!

Geben Sie uns einen Ausblick: Wie könnte sich
 die Zusammenarbeit mit filoo in der Zukunft entwickeln?


Unser Kundenkreis wächst gerade enorm schnell, parallel dazu weiten wir unser Serviceangebot permanent aus. Diese Entwicklung wird definitiv Einfluss auf die Anzahl der Server haben, die wir brauchen, um unsere Services für unsere Kunden bereitzustellen.

Was denken Sie hinsichtlich der Entwicklung von Hinweisgebersystemen? Welche Innovationen sind zu erwarten?


Wir gehen davon aus, dass die Zahl der Implementierungen von Hinweisgebersystemen in der Zukunft ansteigen wird. Zum einen ist die Einführung solcher Systeme ein sehr starkes Werkzeug, um damit Unregelmäßigkeiten wie Bestechung und Betrug festzustellen. So haben zum Beispiel Recherchen ergeben, dass durch die Einführung eines effektiven Hinweisgebersystems doppelt so viele Vorfälle aufgedeckt werden wie durch die Innenrevisionsabteilung.

Natürlich gehört zu der Implementierung eines effektiven Systems mehr als nur das System an sich. Leider ist der englische Begriff „Whistleblowing“ für viele Menschen negativ besetzt. Die ablehnende Haltung basiert auf einem Missverständnis in Bezug auf die Art der Vorfälle, die rechtmäßig über ein solches System gemeldet werden können. So sind viele Menschen der Meinung, dass es sogar möglich ist, Verstöße wie zum Beispiel gegen die Rauchordnung eines Unternehmens über das Hinweisgebersystem zu melden. Das wird dann als „Verrat“ oder „Verpetzen“ wahrgenommen.

Deshalb unterstützen wir unsere Kunden dabei, diese Fehleinschätzung aus dem Weg zu räumen und ein Verständnis zu schaffen, bei dem der Hinweisgeber als loyaler Mitarbeiter wahrgenommen wird, der dem Unternehmen dabei hilft, Fälle wie Betrug, Veruntreuung und Korruption zu erkennen und zu verhindern.

Zum anderen – und das ist ein Ergebnis der Effektivität von Hinweisgebersystemen – neigt der Gesetzgeber verstärkt dazu, in verschiedenen Branchen verbindliche Hinweisgeberprogramme aufzuerlegen. Vor einigen Jahren haben wir das in der Finanzbranche miterlebt, nun werden solche verpflichtenden Programme für Berufe wie Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder Immobilienmakler eingeführt, mit dem Ziel, möglichen Geldwäscheaktivitäten vorzubeugen. Und schlussendlich wird die Einführung eines Hinweisgebersystems vielerorts als Teil einer guten Unternehmensführung angesehen.

Könnte es sein, dass solche Systeme für
 private Unternehmen und öffentliche Behörden verpflichtend werden?


Ja, davon ist auszugehen. In Dänemark sind börsennotierte Unternehmen bereits dazu aufgerufen, gezielt zu evaluieren, ob ein Hinweisgebersystem bei ihnen eingeführt werden sollte. Und in manchen Ländern ist die Implementierung eines solchen Systems für börsennotierte Unternehmen sowieso schon verbindlich.

Herr Dannemann, wir bedanken uns herzlich für das Interview.

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