Der Docmanager – Einblicke ins Intranet

Mit dem Docmanager bieten wir euch Einblick in unser Intranet.

Blick ins Intranet der ADACOR

Falls ihr gerade ein Dokument der ADACOR in euren Händen haltet, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es in dem Tool erstellt wurde, von dem dieser Artikel handelt. Der DocManager ist eines der zahlreichen Programme des ADACOR Intranet, welches von der hauseigenen Entwicklungsabteilung entwickelt und betreut wird. Grundgedanke für den DocManager war es, eine in das Intranet integrierte Lösung zur Verwaltung und Erstellung von Dokumenten zu schaffen.

Die stetig steigende Anzahl unterschiedlicher Dokumente wie etwa Angebote, Richtlinien, Prozesse, Checklisten und Betriebshandbücher machten eine zentrale Verwaltung unumgänglich. Der Anspruch Dokumentation in gleichbleibend hoher Qualität unter Berücksichtigung des Corporate Design, der internen Richtlinien und gängigen Industriestandards zu erstellen, machte eine einheitliche Oberfläche zur Erstellung der unterschiedlichen Dokumente unabdingbar.

Aufwandsminderung durch Integration

Der Entschluss ein derartig komplexes Programm in Eigenregie anzugehen, und nicht etwa auf fertige Lösungen zu setzen, machte die Integration in unser vorhandenes Intranet möglich. Diese Integration eröffnete weitreichende Möglichkeiten wie die Verknüpfung von Daten des Intranets im Dokument und die automatische Aktualisierung selbiger. Auch die weiterführende Aufbereitung von Daten etwa zu Diagrammen ist möglich. Mit diesen erweiterten Hilfsmitteln konnte ein Mehrwert geschaffen werden, der die Dokumenterstellung enorm erleichtert und beschleunigt.

Funktionsumfang im Überblick

Neben den bereits beschriebenen Funktionen bietet der DocManager eine Anbindung an den zentralen InfoStore der Open-Xchange Groupware, die bei der ADACOR zur Speicherung, Archivierung und Versionierung von Dokumenten zum Einsatz kommt.
Das bereits vorhandene Berechtigungssystem des Intranets schafft zusätzlich Struktur und rundet die Funktionen eines klassischen elektronischen Dokumentenmanagementsystems ab. Um eine möglichst flexible Inhaltserstellung zu ermöglichen, wurde ein Framework realisiert, das durch Plug-Ins beliebig erweitert werden kann und dem klassischen Rich-Text-Editor ergänzend zur Seite steht.
Mittels einfacher drag & drop Platzierung können etwa Textbausteine, Bilder, Angebotsrechner oder auch automatisch generierte Tabellen mit den Servern eines bestimmten Projekts positioniert werden.
Das Anlegen und Entfernen von Kapiteln und Unterkapiteln wird durch die automatische Generierung des Inhaltsverzeichnis enorm erleichtert und eine jederzeit mögliche Vorschau des Dokuments in Form eines PDF Dokuments, verleiht dem DocManager weiteren WYSIWYG Charakter.

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