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Adacor - IT Security

Digitales Besuchermanagement bietet mehr Effizienz und Sicherheit

In vielen Unternehmen gehen jeden Tag zahlreiche Besucher wie Kunden, Geschäftspartner, und Bewerber ein und aus. Damit jeder Besuch organisiert, komplikationslos und sicher abläuft, bietet die Verwaltung der Gäste via Software eine effiziente Lösung. Sobald ein Besuchstermin feststeht, kann ihn der entsprechende Mitarbeitende in der Software erfassen. Der Besuch kann anschließend eigenständig einchecken. Dadurch, dass alle organisatorischen Schritte rund um die Gäste im Unternehmen abgebildet werden, wird der Empfang enorm entlastet. Das Unternehmen behält die Übersicht und Kontrolle über die ein- und ausgehenden Besucher. Über das digitale System können außerdem Zugangsberechtigungen geregelt, Besucherlisten geführt und die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften durch die Gäste kontrolliert werden.
Dieser Artikel beschreibt, wie genau ein softwarebasiertes Besuchermanagement funktioniert, wie es sich ins Unternehmen am besten implementieren lässt und wie es das Informationssicherheitsmanagement unterstützt.

Für welche Unternehmen macht die digitale Besucherverwaltung Sinn?

Das Besuchermanagement via Software umfasst einen gewissen Verwaltungsaufwand, sodass die Verwaltung in Papierform für sehr kleine Unternehmen die bessere Lösung sein könnte. Die Softwareunterstützung bietet sich für größere Organisationen und Unternehmen an oder für Mittelständler wie Adacor, die bereits nach DIN ISO 27001 zertifiziert sind oder eine entsprechende Zertifizierung anstreben. Die Norm regelt die Informationssicherheit in Organisationen, zu der das Einhalten von Sicherheitsvorgaben beim Besuchermanagement zählt.
Bei Adacor haben wir bis Ende 2017 alle Besuche schriftlich in einem Buch gepflegt. Dann haben wir ein digitales Besuchermanagement implementiert. Die finale Entscheidung für die Softwareeinführung hatte mehrere Gründe: Hauptgrund war das Erfüllen der Bestimmungen zur Informationssicherheit nach ISO 27001. Hinzu kamen der Zuwachs an Mitarbeitenden und damit mehr Besuchstermine sowie die Prozessoptimierung im Rahmen der Digitalisierung.

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Kriterien zur Auswahl des richtigen Softwareanbieters

Bei der Systemsuche standen mehrere Anbieter wie Proxyclick, SwipedOn, Virtuagym oder Raptool zur Wahl. Vor der abschließenden Entscheidung wurden verschiedene rechtliche und technische Aspekte der Angebote überprüft und verglichen:

  1. Usability: Wie kompliziert ist der Prozess aus Nutzersicht?
  2. Gibt es die Möglichkeit, Besuchern wichtige Informationen wie Sicherheitshinweise oder Datenschutzerklärungen mitzugeben?
  3. Wie sieht es mit Datenschutz und -sicherheit aus?
    → Handelt es sich um europäisches Hosting?
    → Ist die Kommunikation verschlüsselt?
    → Werden die Rechte der Besucher eingehalten?
    → Wie wird der Datenzugriff geregelt?
    → Werden Daten weitergegeben oder -geleitet?
    → Was passiert mit den Daten der Besucher?
    → Werden die Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert?

Final fiel die Wahl auf ein Tool, das namhafte Firmen wie Airbnb, Acer oder Lóreal einsetzen. Es verfügt über eine übersichtliche Weboberfläche. Über diese können die gastgebenden Kolleginnen und Kollegen ihre Besucher anlegen. Diese checken sich über ein Tablet am Empfang selbst ein und drucken die Besucherausweise aus.

Interne Umsetzung

Der Erfolg des Besuchermanagements lebt von der Awareness der Mitarbeitenden. Deshalb haben wir bei Adacor nach dem Rollout alle Kolleginnen und Kollegen per E-Mail über den richtigen Umgang mit der Software informiert. Das Vorgehen wurde zusätzlich im Intranet dokumentiert und in einer Richtlinie festgehalten. Daneben weisen wir in Schulungen regelmäßig auf die richtige Softwarenutzung hin.

Digitales Besuchermanagement – so funktioniert’s

  • Über den persönlichen Zugang zur Software trägt jeder Mitarbeitende erwartete Besucher mit allen benötigten Daten wie Firma und voraussichtliche An- und Abreise ein.
  • Empfangspersonal und Besucher erhalten eine Benachrichtigung über den Besuchstermin beziehungsweise eine Einladung.
  • Besucher checken über das Tablet (Terminal) am Empfang ein, bestätigen per Unterschrift die Sicherheits- und Datenschutzunterweisungen und erhalten per Knopfdruck ihren Besucherausweis.
  • Gastgebende werden automatisch vom System per E-Mail oder SMS über Ankunft des Besuchers benachrichtigt. Zusätzlich ruft der Empfang die Mitarbeitenden bei Ankunft des Gastes an.
  • Besucher – auch Freunde und Familienmitglieder (ab 14 Jahren) von Mitarbeitenden – müssen in den Adacor-Sicherheitsbereichen den Ausweis gut sichtbar tragen und begleitet werden.
  • Besucher checken über das Tablet aus und geben ihren Ausweis zurück

Positive Erfahrungen

Nach fast zwei Jahren im Einsatz ziehen wir bei Adacor ein positives Resümee. Die Verwaltung via Software entlastet das Empfangspersonal und unsere Sicherheitsbeauftragten genauso wie die restlichen Mitarbeitenden. Das digitale Tool erleichtert die Registrierung der Gäste, die Verteilung der Namensschilder und die Aushändigung von Sicherheitshinweisen und Richtlinien. Dank der intuitiven Bedienung können sich Besucher selbstständig am Tablet anmelden. Die Prozessoptimierung führt zu einer übersichtlichen Besuchsorganisation und das Empfangspersonal ist über die zu erwarteten, anwesenden und bereits abgereisten Besucher stets informiert.
Für uns Sicherheitsbeauftragte bietet das Managementsystem weitere Vorteile: So vergessen durch das auffällig positionierte Tablet am Empfang weder Besucher noch Empfangspersonal die An- oder Abmeldung. Damit stellen wir sicher, dass die Besucherdokumentation vollständig ist. Mithilfe des digitalen Systems lassen sich Besuche lückenlos dokumentieren. Wir können final kontrollieren, ob alle Gäste wieder ausgecheckt und die Räumlichkeiten verlassen haben. Die Software speichert alle Besucherdaten zentral und übersichtlich. Diese Dokumentation ist besonders wichtig für unsere ISO-27001-Zertifizierung.
Daneben profitieren die Beschäftigten. Wenn sie einen Besucher erwarten, können sie diesen – sobald der Termin feststeht – über die Weboberfläche anmelden. Sollten sie die Voranmeldung vergessen haben oder der Besuch kommt spontan, übernimmt der Empfang die Anmeldung. Sobald der Gast eincheckt, wird der entsprechende Mitarbeitende automatisch per E-Mail, per SMS oder telefonisch vom Empfang informiert.
Das Verfahren kommt den Besuchern zugute, da die Wartezeiten beim Einchecken kurz sind – im besten Fall sind die Daten bereits im System hinterlegt. Ansonsten geht das Einchecken trotzdem schnell, denn der Besucher braucht nur seinen Namen, die Firma und den Gastgeber einzutippen. Die unterzeichneten Sicherheits- und Datenschutzunterweisungen kann er sich nach Angabe seiner E-Mail-Adresse zusenden lassen.

Die Vorteile digitalen Besuchermanagements auf einen Blick

  • Vereinfachte Abwicklung beim Ankommen der Besucher – speziell wenn der Empfang weiter entfernt von den Mitarbeiterbüros liegt oder das Empfangspersonal eine große, unübersichtliche Fläche betreut
  • Größere Besucherzahlen können gleichzeitig empfangen und betreut werden
  • Geringe Verweildauer der Besucher am Empfang
  • Unterstützt das Bewusstsein der Mitarbeitenden für Sicherheitsbestimmungen
  • Digitale Abbildung des gesamten Prozesses im System und Dokumentation nach DIN-ISO-27001-Vorgaben
  • Einfaches, intuitives Bedienen der webbasierten Benutzeroberfläche
  • Mehr Transparenz und Sicherheit: Jederzeit wissen, welche Besucher im Unternehmen sind und zum Beispiel in Gefahrensituationen Besucherlisten erstellen können
  • Kontrolle und Auswertung dank Kalenderfunktion und Statistik-Feature
  • Modernes, professionelles Besuchermanagement stärkt positives Erscheinungsbild des Unternehmens

Fazit

Viele Unternehmen erhalten regelmäßig Besuch von Kunden, Partnern oder Gästen – sei es zu Einzelterminen, Meetings oder zu großen Tagungen. Ein sicheres und zuverlässiges Besuchermanagement hilft bei der Organisation dieser Termine. Außerdem ist ein digitales System ohnehin ein Muss, wenn ein Unternehmen zum Beispiel die Voraussetzung der ISO 27001 erfüllen will. Damit ein Besuchermanagement-System zuverlässig und sicher funktionieren kann, müssen alle funktionalen und technischen Anforderungen erfüllt und die entsprechende Awareness bei den Mitarbeitern geschaffen sein.

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