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10 Erfolgsfaktoren für agiles Arbeiten mit Scrum

Ein Vorreiter für das Arbeiten in agilen Teams ist die IT-Branche. Dort wurde zum Beispiel das Framework Scrum entwickelt, um Projekte effektiver abzuwickeln. Inzwischen führen immer mehr Unternehmen anderer Branchen wie Banken, Energieversorger oder Automobilhersteller agile Arbeitsweisen ein. Aber welche Voraussetzungen ebnen den Weg für erfolgreiches agiles Arbeiten?

Agile Methoden wie Scrum bieten viele Vorteile. So sind sie durch Vernetzung, Flexibilität und dem kontinuierlichen Hinterfragen des bisher Erreichten im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses gekennzeichnet. Die Implementierung des Frameworks birgt viele Herausforderungen. Damit verbunden ist zum Beispiel ein großer Wille zur Veränderung – nicht nur im Management, sondern bei allen Mitarbeitenden. Viele bis dato gültige Arbeitsweisen müssen neu gedacht werden. Bis die neuen Abläufe reibungslos funktionieren, bedarf es einiger Zeit: Rituale müssen eingeübt und Veränderungen in den Arbeitsabläufen organisiert werden. Selbst wenn aller Anfang schwer ist, bei Adacor zeigt die Erfahrung: Der Aufwand ist groß und die Umsetzung schwierig. Trotzdem lohnt sich die Einführung agiler Arbeitsweisen.

Wir setzen seit 2015 auf den Einsatz agiler Methoden in der Teamarbeit. Seitdem arbeitet das Entwicklungsteam nach den Scrum-Prinzipien. 2018 kam das Technical Operation Team (TOP) dazu. In den anderen – nicht technischen – Unternehmensbereichen wie der Verwaltung, dem Marketing oder Personalbereich wurde die Umstellung auf Scrum mittlerweile ebenfalls umgesetzt. In diesen Teams werden die strengen Prozessregeln von Scrum mitunter vereinfacht. Sie lassen sich nicht in gleicher Art und Weise sowie in vollem Umfang auf alle Abteilungen übertragen. Deshalb schneiden wir Scrum bei Bedarf auf die individuellen Anforderungen der Teams zu – und brechen die Methode auf. Die Abteilungen nutzen die Elemente des Frameworks, die auf ihre Arbeit und Abläufe passen. Wir sprechen dann nicht mehr von Scrum, sondern nur von agilen Methoden.

Was ist Scrum?

Scrum ist eine erfolgreiche und weitverbreitete agile Methode. Die Einführung des Modells ist mitunter aufreibend. Die Vorteile, die man anschließend gewinnt, überwiegen die Anstrengungen. Im Ergebnis werden schwerfällige Planungen vereinfacht, kooperative Abläufe etabliert und Bürokratie reduziert. Zusätzlich wird eine Bereitschaft für Veränderung geschaffen. Je mehr Teams erfolgreich mit Scrum-Elementen arbeiten, umso motivierter und schneller vollzieht sich die Adaption in weiteren Bereichen. Scrum besteht aus übersichtlichen Tools und Regeln. Diese beschreiben vier Ereignisse (Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review und Sprint Retrospektive) und drei Rollen (Product Owner, Team und Scrum Master). Weitere Details zu den Rollen und Aufgaben erhalten Sie in unserem Scrum-Glossar.

Was ist Sprint Planning?

Das Kernstück von Scrum ist der Sprint. Er steht für einen zeitlich genau definierten und abgegrenzten Arbeitszyklus. Seine Dauer bestimmt das Team. Die Timeboxen dauern zwischen einer Woche und einem Monat. Die Festlegung eines festen Zeitrahmens fördert die Effizienz des Prozesses nachhaltig.


So geht Timeboxing
Im Scrum-Framework werden einzelne Sprint-Elemente, -Events oder Meetings mit Timeboxen versehen. Sie legen die entsprechende Regelmäßigkeit und Dauer fest. Timeboxen verfolgen das Ziel, die Effizienz der Besprechungen zu erhöhen.

Sprints sorgen für mehr Planungssicherheit. Die überschaubaren Zeitabschnitte können viel genauer kalkuliert werden als der Ablauf für ein komplettes Projekt. Die einzelnen Teammitglieder arbeiten effektiver, weil sie ihre übersichtlichen Aufgaben innerhalb eines vorgegebenen (relativ nahen) Zeitpunktes erledigen können. Jeder Sprint startet mit einem Planungsmeeting. Darin werden die Aufgaben für jedes Team (zum Beispiel das Entwicklungsteam) für den festgelegten Zeitraum definiert. Während des Sprints finden täglich kurze Abstimmungstreffen statt (maximal 15 Minuten). Im Review am Sprint-Ende präsentiert das Team dem Product Owner und den interessierten Stakeholdern die Ergebnisse und sammelt Feedback von den Beteiligten ein. Die Rückmeldungen fließen in die nächste Sprint-Planung ein. Vor der nächsten Umsetzungsphase steht eine Retrospektive. Dort wird geklärt, was im Sprint gut lief, was schlecht, worin die Gründe lagen und wie Verbesserungen realisiert werden können.

Die richtigen Voraussetzungen für agiles Arbeiten schaffen

Das erfolgreiche Arbeiten mit Scrum erfordert grundlegende Voraussetzungen. Wer mit dem Framework arbeiten möchte, für den ist es unerlässlich vorab den offiziellen Scrum Guide zu lesen. Mit diesem eignen sich Mitarbeitende ein Grundverständnis über Rollen, Ereignisse, Artefakte sowie Regeln und ein einheitliches Wording an. Ergänzend kann Jeff Sutherlands Werk „Die Scrum-Revolution“ hinzugezogen werden. In seinem Buch erzählt der Scrum-Erfinder mehr über den Entwicklungsprozess seiner Idee und gibt Unternehmen Hilfestellungen, wie sie Scrum etablieren können.

Es empfiehlt sich in der Anfangsphase strikt nach Guide zu arbeiten. So erhalten Mitarbeitende ein erstes Gefühl für das Framework und neue Strukturen und Denkmuster können leichter etabliert werden. Schnell wird man feststellen, dass in der Praxis nicht alles nach „Guide“ läuft. Erste Hürden oder Probleme behindern die weitere Arbeit. Da der Guide dafür keine Hilfestellungen bereitstellt, müssen andere Quellen hinzugezogen werden. Das Internet bietet zahlreiche Möglichkeiten. Blogartikel, Foren aber auch Scrum-Workshops und Meetups bieten hervorragende Plattformen für den Erfahrungsaustausch.

Wer es bei der Einführung des Frameworks ganz genau machen möchte, setzt neben dem professionellen Coaching von Product Owner und Scrum Master auf eine Schulung aller Mitarbeitenden. So besteht von Anfang an eine gemeinsame Wissensgrundlage auf der man aufbauen kann.

Die 10 Erfolgsfaktoren für agile Teams

Als Scrum Master trage ich bei Adacor die Verantwortung über das Scrum-Framework im Development-Team. Ich berate die anderen Teams, die Scrum oder Elemente davon (zum Beispiel eine Retrospektive) einführen und agile Instrumente überprüfen wollen. Aus den verschiedenen Empfehlungen der Literatur, den Erfahrungsberichten der Kolleginnen und Kollegen sowie meinen praktischen Erfahrungen lassen sich zehn Erfolgsfaktoren für das Arbeiten mit Scrum zusammenfassen. Nach diesen können sich Unternehmen richten, wenn sie die agile Arbeitsweise implementieren wollen.

  1. Die Rolle des Scrum Masters ernst nehmen.
  2. Agile Rahmenwerke benötigen Rituale – in Zeit und Raum.
  3. Das Team entscheidet, was man schaffen kann.
  4. Eine agile Kultur braucht Flexibilität und Geschwindigkeit.
  5. Transparenz ist das Gebot der Stunde.
  6. Agiles Management ist eine Haltung.
  7. Konflikte werden verhindert, wenn sie sofort angesprochen werden.
  8. Agiles Arbeiten ist proaktiv.
  9. Führung unterstützt die Selbstorganisation.
  10. Agile Teams brauchen Vereinbarungen.

Erfolgsfaktor 1: Die Rolle des Scrum Masters ernst nehmen.

Bei der praktischen Umsetzung von Scrum verantwortet der Scrum Master den Gesamtprozess und dessen korrekte Implementierung. Er unterstützt das Team und hilft im Fall von Problemen bei der Entwicklung von Lösungen. Darüber hinaus justiert er die organisatorischen Rahmenbedingungen so, dass sich das Team optimal entfalten kann. Diese Aufgaben kann er nur leisten, wenn er selbst nicht in die operative Projektumsetzung eingebunden ist. Bei Adacor setzen wir für die Bereiche Softwareentwicklung und Customer Operations jeweils einen Scrum Master ein. Dieser kümmert sich exklusiv um das Team und moderiert den Prozess. Ferner berät er die anderen Abteilungen rund um Fragen zu Scrum.

Agile Teamarbeit mit Scrum-Board

Agile Teamarbeit mit Scrum-Board

Erfolgsfaktor 2: Agile Rahmenwerke benötigen Rituale – in Zeit und Raum.

Unternehmen praktizieren agiles Arbeiten auf unterschiedliche Art und Weise – abhängig vom Geschäftsmodell, der Branche oder ihrer Belegschaft. Es ist vor allem in der Implementierungsphase sinnvoll, Rituale und Zeremonien wie die Daily Stand-ups konsequent durchzuführen. Wir haben deshalb für jedes Element einer Iteration (eines Sprints) fest definierte Timeboxen etabliert. Mit deren Hilfe konzentrieren sich alle Beteiligten auf das Wesentliche. Inhalte werden weder zerredet, noch wird endlos lange diskutiert. Neben der Zeitgrenze bei den Events prägen die genutzten Räumlichkeiten die Effektivität der Zusammenarbeit. Kurze Besprechungen finden bei uns häufig im Stehen oder in bequemen Sitzmöbeln auf den Sozialflächen oder in der Lounge statt. Für größere Meetings stehen verschiedene vollausgestattete Tagungsräume zur Verfügung. Räume im agilen Arbeitsumfeld sollten Möglichkeiten für Visualisierungen, kurze Experimente oder die Einbindung externer Experten via Video-Chat bieten.

Erfolgsfaktor 3: Das Team entscheidet, was man schaffen kann.

Im Scrum Framework entscheiden selbstorganisierende Teams, wie sie ihre Arbeit am besten erledigen. Anfangs mag es seltsam erscheinen, dass Methoden oder Prozesse für die einzelnen Aufgaben in einem interdisziplinären Team nicht vom Management oder einem externen Personenkreis vorgegeben werden. Aber die Team-Mitglieder verfügen über alle erforderlichen Kompetenzen, um die Arbeit erfolgreich zu erledigen. Das Teammodell in Scrum wurde konzipiert, um die einzelnen Mitarbeitenden flexibler, kreativer und produktiver werden zu lassen. Dabei hat sich herausgestellt, dass ein Scrum-Team in der Erledigung komplexer Arbeitsaufträge ebenfalls äußerst effektiv ist. Voraussetzung ist, dass das Management klare Zielvorgaben und Qualitätsansprüche formuliert und auf die Kompetenz der Mitarbeitenden vertraut. Diese übernehmen im Team die Verantwortung für ihre Arbeit selbst und entscheiden über das detaillierte Vorgehen.

Erfolgsfaktor 4: Eine agile Kultur braucht Flexibilität und Geschwindigkeit.

Eine agile Teamkultur unterstützt Unternehmen anpassungsfähig und selbstlernend zu werden. Wer allein in seinem Büro über der Lösung eines Problems brütet, dem entgehen wesentliche Vorteile einer agilen Zusammenarbeit. Bei Adacor leben wir solch eine agile Kultur in allen Teams und das zahlt sich aus: So folgt eine Idee der nächsten, weil sich die verschiedenen Experten die Bälle zuspielen. Der Plan für die nächsten Maßnahmen entsteht meistens schon während eines Meetings.

Erfolgsfaktor 5: Transparenz ist das Gebot der Stunde.

Die Erfahrung des konventionellen Managements zeigt, dass die Ursachen für gescheiterte Projekte oder nicht erreichte Zielvorgaben häufig in fehlender oder zu später Kommunikation liegen. Unpräzise, unklare oder sich widersprechende Vorgaben von Vorgesetzten können ebenfalls zu Missverständnissen führen. Zusätzlich kann eine bewusste Nicht-Kommunikation von Teammitgliedern aus Angst vor Macht- oder Kompetenzverlust den Projekterfolg gefährden. Relevant ist in diesem Zusammenhang die formale Organisation der notwendigen Informationen: So steht das gesamte Projektwissen aller Beteiligten zur Verfügung. Wir setzen dafür bei Adacor Jira von Atlassian ein. Über ein browserbasiertes Dashboard mit Spalten und Karten werden für alle einsehbare fest definierte Aufgaben und Projektfortschritte abgebildet. Der Einsatz eines Softwaretools wie Jira unterstützt die Arbeitsorganisation von Scrum, ist aber keine Notwendigkeit für das Gelingen des Prozesses. Analoge Hilfsmittel wie Whiteboard, Post-its und Boardmarker sind für die Visualisierung ausreichend.

Wer erfolgreich agil arbeiten möchte, der muss sich von Hierarchiestrukturen verabschieden. Das bedeutet, dass sich alle Teammitglieder gleichermaßen für den Projekterfolg verantwortlich fühlen sollten. In der Folge muss so mancher seine „Komfortzone“ der reinen Pflichterfüllung verlassen. Im Scrum Framework gibt das Team die Richtung vor, sodass sich automatisch jeder verantwortlich und eingebunden fühlt.

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Erfolgsfaktor 6: Agiles Management ist eine Haltung.

Mit dem Motto „Ab heute versuchen wir es mal agil“ ist noch nichts erreicht. Die Transformation konventioneller in agile Teams fordert sowohl Management als auch Beschäftigte, denn die Arbeitsmethode muss erst jeder einzelne Mitarbeiter und jede einzelne Mitarbeiterin verinnerlichen. Sie ist weder durch gutes Zureden noch durch Sanktionen zu erreichen. Es ist eine Frage der Unternehmenskultur, ob agiles Arbeiten zum Erfolg führt. Bei Adacor sehen wir, dass die Teams, die mit agilen Methoden wie Scrum arbeiten, effizienter, schneller und erfolgreicher sind als vorher. Das motiviert die Kolleginnen und Kollegen anderer Bereiche, sich ebenfalls für Scrum zu öffnen. Trotzdem findet eine solche Umstellung nicht von heute auf morgen statt, vielmehr erfolgt die Transformation in Schritten.

Erfolgsfaktor 7: Konflikte werden verhindert, wenn sie sofort angesprochen werden.

Mit der Bildung agiler Teams hat sich das Konfliktpotenzial bei Adacor erheblich reduziert. Der Grund dafür ist simpel: Je eher sich alle gemeinsam über Hürden in der Projektgestaltung oder neu auftauchende Probleme austauschen, desto kleiner sind am Ende die Herausforderungen. Indem alle Teammitglieder auf dem gleichen Wissensstand sind, treten Konflikte aufgrund einer möglichen Fehleinschätzung Einzelner gar nicht auf. Das funktioniert, wenn sich alle Teammitglieder in den Meetings offen und sachorientiert austauschen. Scrum ist nicht nur ein Framework zur Arbeitsorganisation, sondern basiert auf Werten, Haltung und wertschätzendem Verhalten.

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Erfolgsfaktor 8: Agiles Arbeiten ist proaktiv.

Die Anwendung agiler Methoden ist für Unternehmen ein Gewinn in mehrfacher Hinsicht. Bei uns stellen wir fest, dass die Zusammenarbeit in unseren Teams nicht nur in Hinblick auf den Kundennutzen besser geworden ist. Der Umgang unter den Kollegen und Kolleginnen ist entspannter und sachorientierter. Das liegt an den klaren Vereinbarungen, wie das Team den Weg zur Umsetzung plant und zugleich kontrolliert. Bei Scrum ist das Zulassen von Experimenten für ungewöhnliche Wege zur Zielerreichung ausdrücklich erwünscht. Daher kommt es oft vor, dass Innovationen oder Teilprodukte entstehen, die über die eigentliche Aufgabenstellung hinausgehen.

Erfolgsfaktor 9: Führung unterstützt die Selbstorganisation.

Bei aller Offenheit für Ungeplantes und Veränderungen, lassen sich verschiedene Führungsansätze mit Scrum verbinden. Diese sorgen in der Aufgabenumsetzung für weitere Klarheit und unterstützen die offene Kommunikation. Zwar ist das Management nicht als befehlsgebendes Organ für verbindliche Vorgaben zu sehen, trotzdem ist es wichtig, dass die Unternehmensführung die Rahmenbedingungen für das selbstorganisierte Arbeiten vorgibt: Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Zeiträume sind für die Umsetzung der Aufgaben maßgeblich? Wo geht die Reise des Unternehmens hin? Welche strategischen Gesichtspunkte sind zu beachten? Um erfolgreich mit Scrum zu arbeiten, brauchen die Beschäftigten auf alle diese Fragen Antworten.

Was ist die Rolle des Scrum Masters?

Der Scrum Master ist im übergeordneten Sinn Führungskraft. Als Servant Leader unterstützt er das Team bei der Lösung von inhaltlichen Problemen oder menschlichen Konflikten. Dabei geht es um das Wirken von Führenden als Dienst an den Geführten. Deren Interessen stehen im Mittelpunkt. Das bedeutet für den Scrum Master das Eintauchen in viele verschiedene Disziplinen: Er bringt die agile Arbeitsweise stetig voran, strebt permanent nach der Verbesserung des Frameworks und präsentiert und implementiert im Team andere agile Methoden wie zum Beispiel Design Thinking oder Story Mapping. Er begeistert und motiviert seine Kolleginnen und Kollegen, unterstützt sie bei der täglichen Arbeit, moderiert die Meetings und steht als Coach bei Frage- und Problemstellungen mit Rat und Tat zur Seite.

Scrum Master zu sein, ist ein anspruchsvoller Job. Es ist als Berufung für diejenigen zu sehen, die eine intensive Auseinandersetzung mit Menschen mögen und ein gutes Gespür für Führung und Hilfestellung mitbringen. Manche Themen sind so herausfordernd, dass sie weder alleine vom Team noch vom Scrum Master geklärt werden können, sondern die Entscheidung eines disziplinarischen Vorgesetzten erfordern. In solchen Fällen hat der Scrum Master die Möglichkeit die entsprechenden Themen an die zuständige Teamleitung oder das Management weiterzuleiten.

Was ist die Rolle des Product Owners?

Eine weitere Führungspersönlichkeit stellt der Product Owner dar. Er übernimmt die Verantwortung für die Ausrichtung eines Produktes und bestimmt, welche anstehenden Neuerungen oder Umsetzungen von Produkt-Features als erstes realisiert werden. Die spielerische Methode „Business Value Poker“ steht dem Product Owner dabei als hilfreiches Tool zur Verfügung. Sie unterstützt bei der Entscheidung, welches Feature als Nächstes priorisiert und umgesetzt werden soll. Ebenfalls obliegt dem Product Owner die Kommunikation mit den Stakeholdern. Jedes Teammitglied kann im Übrigen eine Führungsrolle übernehmen, die aus der Selbstorganisation des Teams resultiert und die zeitlich auf die Erledigung einer bestimmten Aufgabe begrenzt ist. Im Entwicklungsteam kann das der Lead zu einem Testing-Vorhaben sein oder die Führung der Realisierung eines neuen technischen Frameworks.

Erfolgsfaktor 10: Agile Teams brauchen Vereinbarungen.

Die Regeln, die es einzuhalten gilt, sind so formuliert, dass sie jeder versteht. Zudem werden sie von allen als sinnvoll erachtet. Im Entwicklungsteam lautet eine Regel, dass risikoreiche Arbeiten zuerst erledigt werden. Wenn etwa in einem internen Projekt Bestandsdaten auf ein neues System migriert werden, ziehen wir erst die Bereiche um, die rund um die Uhr verfügbar sein müssen. Alle anderen folgen entsprechend ihrer Priorität nach. Bei Komplikationen haben wir genug Zeit, um die Vorgehensweise zu ändern.

Fazit: Kontinuierliche Verbesserungsprozesse initiieren

Adacor setzt Scrum als agiles Arbeitstool ein. Wir können Unternehmen die Implementierung des Frameworks in jedem Fall empfehlen. Trotz einiger Hürden bei der Umstellung auf eine agile Arbeitsweise, überwiegen die Vorteile im täglichen Arbeiten. Die regelmäßigen Meetings und Backlogs sorgen für eine offene Kommunikation und einen transparenten Austausch. Das hohe Maß an Selbstorganisation, auf welchem das Modell basiert, erhöht die Arbeitseffizienz um ein Vielfaches. Die übersichtlichen Planungsphasen ermöglichen die kurzfristige Realisation neuer Produkt- und Service-Eigenschaften und identifizieren Probleme bereits im Entstehen. Zusammengefasst führen alle Schritte des Frameworks zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dadurch arbeiten unsere Teams schneller und effizienter.

Sie möchten mehr Informationen zum Thema Agiles Arbeiten mit Scrum?

Dann haben wir weitere spannende Artikel im Blog für Sie zum Lesen. Von unserem Softwareentwickler Sebastian Helfmann erfahren Sie alles Wissenswerte zu dem richtigen Wording, den Abläufen und Rollen, die das Scrum-Framework umfasst. Unser Scrum-Master Olaf Rind verrät Ihnen, wie Product Owner sich die Aufgabenpriorisierung über die spielerische Methode „Business Value Poker“ erleichtern. Zudem gibt er Ihnen in einem weiteren Artikel hilfreiche Tipps zum agilen Arbeiten im Homeoffice. Weitere Empfehlungen zum Thema Digitales Teamwork und Homeoffice erhalten Sie in unserem COVID-19 Leitfaden .

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