Was Multitasking mit unserem Gehirn anstellt

Wir glauben, dass wir mehrere Dinge gleichzeitig tun können und versuchen uns permanent in Multitasking. Doch was passiert dabei in unserem Gehirn? Multitasking ist eine Illusion, die für uns letztendlich schädlich ist. Wieso Multitasking unsere Fokussierung stört und mit welchen Strategien man der psychischen Belohnungsfalle entgehen kann, hat Ben Slater (Vertriebs- und Marketingleiter bei Seed) in seinem Gastbeitrag zusammengefasst.

Wie viele Browser Tabs haben Sie gerade geöffnet?

Ich denke, dass es 10, oder vielleicht sogar 20 sind. Einige sind bestimmt für eine Recherche, andere helfen uns dabei mit unseren Kunden und Kollegen in Kontakt zu stehen, andere sind unter Umständen zum Vergnügen – was auch immer sie sind, sie helfen Ihnen nicht wirklich bei Ihrer Arbeit.
Es ist so gut wie unmöglich sich mit nur einer einzigen Aufgabe zu beschäftigen. Ich gebe zu, dass die Chancen gering sind, dass ich während ich diesen Beitrag verfasse nicht meine E-Mails prüfe oder auf einen oder zwei Tweets antworte!

Das Wechseln zwischen Aufgaben macht uns atemlos – wir hatten alle schon einmal “einen solchen Tag“, an dem wir uns extrem beschäftigt gefühlt haben, jedoch nur wenig erreicht haben. Auch am Abend lernen wir sehr wenig daraus – warum fällt es uns so schwer und hinzusetzen und nur auf eine Sache zu konzentrieren?

Es ist offensichtlich, dass Multitasking schlecht für unser Gehirn ist! Wir können die Tatsache jedoch auch zum Anlass nehmen, unsere täglichen Arbeitsabläufe neu zu organisieren und strukturieren.

Warum tun wir überhaupt etwas?

Die kurze Antwort? Es ist schwer es nicht zu tun. Technologie hat alles einfach, schnell und zugänglich gemacht. Unsere Smartphones sind wie ein Schweizer Taschenmesser, die uns alle Aufgaben erledigen lassen – von der Buchung eines Urlaubs zum Stimmen einer Gitarre – sie helfen bei jeder erdenklichen Tätigkeit.

Die potentielle Verfügbarkeit einer App für viele verschiedene Aufgaben macht es schwer, nicht jede verfügbare Sekunde eines Tages produktiv nutzen zu wollen. Auf dem Weg in den Supermarkt? Warum nicht die Einkaufsliste auf dem Weg schreiben, während Sie sich die Podcast die nächste Folge von „Serial“ anhören. Mittagessen mit einem Freund? Stellen Sie sicher, dass Sie ihre sozialen Medien im Blick behalten und permanent auf dem Laufenden sind mit dem, was Ihre Freunde und Sie selber gerade machen.

Die Wissenschaft dahinter

Was ist also die wissenschaftliche Grundlage unserer Besessenheit keine Zeit mehr verschwenden zu wollen?

Warum es sich gut anfühlt

Unser Gehirn ist gut darin uns glauben zu lassen, dass wir effizient sind. Studien zeigen, dass Multitasking zur einer erhöhten Ausschüttung des als Glückshormon bezeichneten Neurotransmitters Dopamin führt. Wir sind immer damit beschäftigt uns dafür zu loben so viel wie möglich erledigt zu haben!
Unsere Aufmerksamkeit richtet sich sehr schnell und einfach auf etwas glänzend Neues. Das handeln wir nicht anders wie eine Elster. Ironischerweise leidet darunter am meisten der Teil des Gehirns am meisten, den wir benötigen, um uns auf etwas zu konzentrieren.

Das Belohnungszentrum in unserem Gehirn freut sich jedes Mal, wenn wir zwischen Aufgaben wechseln: jedes Mal wenn wir uns eine neue E-Mail, einen Tweet oder eine Textnachricht ansehen, werden Impulse freigesetzt die unser Glücksgefühl steigern. Es ist also kein Wunder, dass wir uns so einfach ablenken lassen

Warum Multitasking wirklich schlecht ist

Es verursacht schlichtweg Stress. Multitasking wurde mit der Freigabe des Stress-Hormons Cortisol verbunden, was Auswirkungen auf alles, von Ihrer geistigen Leistungsfähigkeit bis hin zu Muskeldichte, hat – verabschieden Sie sich also von Ihrem harterarbeiteten Six-Pack!
Wollen Sie dies vermeiden? Es sollte einfach sein, eine neue E-Mail zu ignorieren. Etwa doch nicht? Aktuelle Forschungen haben gezeigt, dass allein die Möglichkeit des Multitaskings Ihre Fähigkeit zum Lösen von Problemen und des effizienter Erledigung von Aufgaben Ihren IQ um bis zu 10 Punkte mindert. Lediglich eine ungelesene E-Mail in Ihrem Posteingang kann daher schon Ihre Produktivität ruinieren!
Das kleine Beispiel zeigt, wie ernst dieser Verlust von Leistungsfähigkeit ist: Wir diskutieren hin und wieder die Auswirkungen von Marihuana auf unsere Fähigkeit klar zu denken – die gleiche Studie hat gezeigt, dass Multitasking viel größere negative kognitive Auswirkungen hat.

Ist irgendjemand gut beim Multitasking?

Man könnte meinen, dass eine ständige Aussetzung mit einer Anzahl von Dingen zur gleichen Zeit eine Person zum Profi im Wechsel zwischen Aufgaben machen sollte. Und diese Personen damit geschickter beim Filtern von Informationen und produktiver werden.

Das würde nur logisch sein, oder? Nun, logisch oder nicht, dies wird nicht passieren. Nachforschungen zeigen, dass Multitasker im wirklichen Leben weitaus schlechter im Wechsel zwischen Aufgaben und dem Ausblenden von unwichtigen Informationen sind.

Es gibt einige wenige Beispiele von „Supertaskern“, die dazu in der Lage sind die Arbeitsbelastung zu meistern. Für alle andere gilt jedoch die Regel, das Multitasking so gut wie möglich zu vermeiden.

Was ist unsere größte Ablenkung?

Schätzen Sie mal: Wie hoch ist die Anzahl von Ablenkungen, die Ihnen während der Arbeit begegnen? Die scheinbar endlose Flut an E-Mails ist meine. Dabei bin ich bin mir sicher, dass viele unter Ihnen das gleiche Problem erleben. Freunde und Kollegen berichten von einem gleichen Problem. Wir fühlen uns verpflichtet zum Antworten, das Antworten an sich macht es jedoch unmöglich, etwas anderes fertiggestellt zu bekommen.
Es wurde zu einem dominanten Teil unseres Arbeitsablaufes, dass wir davon besessen sind zu einem leeren Posteingang zu gelangen. Der Augenblick, an dem wir endlich auf dem Laufenden sind – Mashable beschreibt dies sogar als den „heiligen Gral“ des digitalen Lebensstils.

Ganz egal ob Sie zu einem leeren Posteingang gelangen oder nicht, ich habe mehrere Probleme mit E-Mails:

1. Personen erwarten eine sofortige Antwort

Die erforderlichen Schritte zum Schreiben und Zustellen eines Briefes haben Ihnen in der Vergangenheit mehr Zeit gegeben. Menschen verstehen, dass Sie nicht sofort antworten können – Sie können einen Brief zur Seite legen und sich damit befassen, wenn Sie Zeit dafür haben.
In der heutigen digitalen Welt sind wir jedoch jederzeit erreichbar. Nicht im Büro? Das ist OK, Sie können Ihre Nachrichten auf Ihren glänzend neuen iPhone oder Tablet prüfen. Es gibt keine Ausrede mehr zum Aufschieben einer Antwort!

Die soziale Erwartung diktiert auch, dass wir antworten – wir wollen den Sender der E-Mail nicht verärgern. Ich nutze ein Gmail Plug-In von RelateIQ, welches mir erlaubt zu sehen, wann jemand meine E-Mail geöffnet hat – unabhängig von meinen Gefühlen gegenüber E-Mail finde ich es manchmal schwer, nicht verärgert zu sein, wenn ich sehe, dass meine E-Mail gelesen wurde – ich jedoch keine Antwort erhalten habe.

2. Jeder kann Ihnen eine E-Mail senden

In der Umgehensweise mit geschriebenen Briefen sg. „Snail Mail“ tendieren wir dazu mit sehr selektiv zu sein – es ist selten, dass Sie jemandem schreiben, den Sie nicht kennen.

Unser Vorgehen bei E-Mails unterscheidet sich hiervon grundsätzlich. Wir versuchen alles, um an die E-Mail Adresse einer Person zu gelangen. Ich bin da keine Ausnahme – ich nutze dafür ein großartiges Tool von Spokepoint. Nach der Verifizierung dass sie korrekt ist, legen wir los – E-Mails sind ausreichend unpersönlich, sodass wir kein Problem damit haben hunderte von Nachrichten an Personen zu senden, die wir nicht kennen.
Und Newsletter-E-Mails überfluten unseren Posteingang. Die größte Frustration ist dabei der Mangel an Sorgfalt bei der Erstellung der Nachrichten. Es gibt leider eine geringe Neigung dazu, persönliche E-Mails zu verfassen – da sowieso hunderte von Personen eine und die gleiche Nachricht löschen werden!

3. Jede E-Mail erfordert eine unmittelbare Reaktion

Das konstante Treffen von Entscheidungen, das mit dem Arbeiten mit E-Mails zusammenhängt, hat eine Auswirkung auf das Gehirn. Die kontinuierlichen Schwankungen in der Konzentration zwingen das Gehirn dazu unsere verfügbare Energie schnell zu verbrennen und hinterlassen uns am Feierabend müde und desorientiert.

Dazu kommt, dass jede beliebte App zum Management Ihres Posteingangs wie bspw. Mailbox (entworfen um E-Mails daran zu hindern Ihre Zeit zu verschwenden), Sie auffordert eine Entscheidung zu treffen: Muss ich auf diese E-Mail sofort reagieren oder kann dies bis morgen warten?

Wie können Sie produktiver werden ohne dabei Zeit zu verschwenden?

Sollten Sie auf der Suche nach einer goldenen Lösung sein, dann muss ich Sie enttäuschen. Es besteht keine perfekte Lösung. Es gibt jedoch Taktiken die Sie nutzen können, um das Multitasking zu beenden und produktiver zu werden:

1. Planen Sie den kommenden Tag voraus

Dies ist kein Hexenwerk und funktioniert tatsächlich. Verbringen Sie nur 10 Minuten am Feierabend um Dinge, die Sie am folgenden Tag erledigen möchten, aufzuschreiben und Sie werden feststellen, dass Sie auf die Aufgaben stärker fokussiert sind.
Dies sind die Aufgaben, die Ihren Arbeitstag strukturieren. Erledigen Sie diese Aufgaben als erstes bevor sie damit loslegen auf E-Mails zu antworten und Twitter nach interessanten Tweets zu durchsuchen.

2. Pomodoro Technik des Francesco Cirillo

Ich versuche dies zurzeit und habe sehr viel Spaß damit. Es ist eine Zeitmanagement-Technik von Francesco Cirillo aus den späten 80er Jahren.
Dabei teilen Sie Ihren Arbeitstag in 25-minütige Perioden intensiver, fokussierter Arbeit auf, die von 5-minütigen Pausen gefolgt sind. Diese Methode basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Fitness verbessern können.

Ich nutze die 25-minütigen Abschnitte um mich auf meine Hauptaufgaben für den Tag zu konzentrieren, (im Normalfall die Aufgaben die ich am Vorabend geplant habe und die 5-minütigen Pausen um abzuschalten und dabei E-Mails und Tweets zu beantworten.
Ich kann dies nur wärmstens empfehlen. Es hilft wenn Sie sich dafür noch einen speziellen Wecker in Form einer Tomate kaufen, um sich an den Zeitplan zu halten!

3. Planen Sie Zeitfenster in Ihren Tag ein, um E-Mails zu beantworten

Ich habe dies selbst noch nicht versucht, aber Produktivitäts-Experten empfehlen, dass Sie eine Zeit für jeden Tag festlegen, um sich mit Ihren E-Mails und andere Briefwechseln zu befassen.
Versuchen Sie einen Zeitraum damit zu verplanen Tweets, Nachrichten und E-Mails zu lesen und zu beantworten – dies ist die einzige Zeit in der Sie Gmail, Thunderbird oder Outlook geöffnet haben sollten.
Sie können auch damit experimentieren die Benachrichtigungen auf Ihrem Handy und Browser abzuschalten, sodass Sie sich daran halten können – obwohl dies bedeuten könnte, dass Sie zwischendurch eine wichtige Nachricht verpassen.

Schlusswort

Wir sind nicht wirklich schuld am Multitasking. Es ist wirklich schwer uns dazu zu zwingen eingehende Nachrichten, von denen wir denken, dass sie beantwortet werden müssen, zu ignorieren und uns daran zu hindern zwischen Aufgaben zu wechseln wenn wir beschäftigt sind.

Jede gesendete E-Mail verleiht uns ein Gefühl der Erfüllung und einen großen Löffel voll mit Dopaminen. Doch es fühlt sich nur an als wären wir mit unserer Arbeit auf dem Laufenden und besser organisiert.
Die Wahrheit ist jedoch genau das Gegenteil. Wir lenken uns ab von den Dingen, die wirklich erledigt werden müssen.
Es ist wirklich schwer das Multitasking aufzugeben, ich genieße es jedoch fokussierter in meinem Tag zu gehen. Ich empfehle Ihnen einige der Methoden zu verwenden, die ich im Verlauf dieses Artikels erwähnt habe. Vielleicht gelingt es Ihnen damit auch Ihre Produktivität zu steigern.

Abschließende Tatsache – Musik ist kein Multitasking

Keine Sorge, zu müssen Ihr iTunes nicht schließen! Das anhören von Musik nimmt einen anderen Teil Ihres Gehirns in Anspruch und mischt sich nicht mit Ihrer Arbeit – es stört Ihre Produktivität nicht.

Wie vermeiden Sie Ablenkungen? Sollten Sie andere Methoden zum fokussierten Arbeiten nutzen mit denen Sienegative Effekte des Multitaskings vermeiden, dann würde wir gerne über diese mehr erfahren! Nutzen Sie unsere Pärsenzen bei G+ und Facebook oder Twitter.

Unser Gastautor Ben Slater ist Vertriebs- und Marketingleiter bei Seed, einer Plattform die Marketing-Automatisierung und Datenanalyse für Recruitment nutzt. Er schreibt für blog.seed.jobs und Sie erreichen ihn
über Twitter @benJHSlater.