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Ein Beitrag von Adacor

Vorschriftenmanagement bei der E.ON Technologies

Es braucht nicht viel Vorstellungsvermögen, um sich vor Augen zu führen, dass ein weltweit agierender Energiekonzern wie die E.ON SE mannigfaltige Vorschriften zu beachten hat. Aber wie kann man sicherstellen, dass die Mitarbeiter jeweils die aktuellsten Vorschriften kennen und berücksichtigen?

roter PfeilDas Vorschriftenmanagement der E.ON Technologies GmbH (ETG) ist auf die Bereitstellung branchenspezifischer Dienstleistungen spezialisiert und unterstützt eine Vielzahl von E.ON Gesellschaften, aber auch externe Kunden durch professionelles Vorschriftenmanagement aus technischer und organisatorischer Sicht.

Innerhalb eines Energiekonzerns wie der E.ON SE ist das Filtern der relevanten Vorschriftenänderungen und -neuerungen einschließlich des kontinuierlichen Monitorings extrem zeitaufwendig und bindet wichtige Ressourcen. Dennoch: Es gilt, Bundesgesetze (z. B. das Erneuerbare-Energien-Gesetz und das Kraft-Wärme-Kopplungsgesetz), EU-Richtlinien, Verordnungen (z. B. Bundes-Immissionsschutzverordnung), Normen und technische Richtlinien gleichermaßen zu berücksichtigen. Daran führt kein Weg vorbei.

Die übergeordneten Ziele des zentralen Vorschriftenmanagements

  1. Erhöhung der Rechtssicherheit für angeschlossene Unternehmen
  2. Bereitstellung zentraler Ansprechpartner für die Beschaffung von bzw. für Fragen zu Vorschriften
  3. Verbesserung der Unternehmensprozesse
  4. Kostenoptimierung

Beratung, Beschaffung, Bereitstellung

Der Service des Vorschriftenmanagements der E.ON Technologies GmbH (ETG) umfasst dabei weit mehr als die bloße Bereitstellung bzw. zeitnahe Beschaffung von Vorschriften. Das Team ist auch beratend tätig und unterstützt bei allgemeinen Fragen zu Vorschriften, prüft relevante Vorschriften auf Vollständigkeit, Aktualität und Verfügbarkeit, gibt Hinweise zu weitergehenden Anforderungen und betreibt Vorschriftenrecherche. Die Bereitstellung erfolgt zentral und weltweit über das Internet mithilfe eines eigens für diesen Zweck aufgesetzten Portals, auf dem diverse Webapplikationen zur Verfügung stehen.

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Datenbankpflege leicht gemacht dank Microsoft RemoteApps

Der Zugriff der einzelnen Gesellschaften erfolgt über ein Webportal, das seit ca. vier Jahren auf den Servern der ADACOR Hosting GmbH läuft. Aber wie erfolgt die Pflege der Datenbanken und Aktualisierung von Datensätzen eigentlich auf der Seite des Back-Ends? Insbesondere angesichts der strengen Vorgaben durch das Vorschriftenmanagement – wie z. B. einer restriktiven Firewall und den Einschränkungen in Bezug auf VPN-Verbindungen – keine leichte Aufgabe.

ADACOR hatte zu diesem Zweck für das zuständige Vorschriftenmanagement-Team zunächst einen Citrix-Terminalserver für das Projekt aufgesetzt, der es den Mitarbeitern über den Login auf einer Webseite ermöglichte, die Systeme entsprechend zu pflegen. Im Zusammenhang mit der Umstellung der Desktop-Anwendung PERINORM auf eine Webapplikation entschied man sich jedoch auch im Hinblick auf die zukünftige Datenbankpflege für eine technische Neuerung, und zwar den Einsatz von sogenannten Microsoft RemoteApps. Diese Apps bieten den Vorteil, dass sie via „Fernzugriff“ nicht den ganzen Windows-Desktop eines anderen Rechners, sondern lediglich das Programmfenster eines freigegebenen Programmes öffnen.
Im Fall des Vorschriftenmanagements z. B. das Programmfenster der Vorschriften-Monitoring-Datenbank (VDB). So kann das Vorschriftenmanagement-Team die Dokumente und Datensätze mittels der Microsoft RemoteApps problemlos und komfortabel selbst verwalten, aktualisieren und bei Bedarf auch Volltexte in das System hochladen. Die ADACOR Hosting GmbH hat in diesem Kontext die für die Remote-Anwendung benötigten Installationspakete bereitgestellt und ist darüber hinaus für die Sicherheit der benötigten Internetverbindung verantwortlich. Zu diesem Zweck werden die RDP-Verbindungen (RDP = Remote Desktop Protocol) mittels Https durch den Hosting-Spezialisten getunnelt.

Webapplilkationen und Tools in der Übersicht

Die Webapplilkationen und Tools in der Übersicht

Weiterführender Service und umfassende Unterstützung

Zusätzlich zur Bereitstellung übernimmt das Vorschriftenmanagement der E.ON Technologies GmbH (ETG) auch das Monitoring der relevanten Vorschriften, d. h. die Überwachung aus technischer und organisatorischer Sicht. In diesem Kontext werden alle für die beauftragenden Gesellschaften relevanten Vorschriften analysiert und bewertet und außerdem festgelegt, welche Themengebiete auftraggeberspezifisch zu überwachen sind. Das Dienstleistungsangebot umfasst ebenfalls die Ermittlung des spezifischen Handlungsbedarfs für Planer und Anlagenbetreiber. Über Änderungen, Neuerscheinungen sowie den sich daraus ergebenden Handlungsbedarf informiert das Unternehmen seine Kunden zeitnah mittels Quartalsberichten. Doch der Service reicht noch weiter. Denn zu wissen, wann sich welche Vorschrift geändert hat, ist lediglich der erste Schritt. Das Team Vorschriftenmanagement unterstützt seine Kunden auch bei den hiermit eng im Zusammenhang stehenden Aufgaben. So müssen z. B. Verfahrensanweisungen, Spezifikationen, Ausschreibungsunterlagen oder die Vorschriftenkataster für Unternehmen, bestimmte Anlagen oder Standorte neu erstellt oder angepasst werden. Dem voraus geht immer auch eine Analyse der vorhandenen Unterlagen hinsichtlich Vorschriftenkonformität. Das Vorschriftenmanagement der ETG steht seinen Kunden bei all dem mit Rat und Tat zur Seite. Außerdem befindet sich seit Herbst 2012 ein neues Pflichtenmanagement im Aufbau, das einen weiteren Beitrag zur Verbesserung der Rechtssicherheit eines Unternehmens leistet.

Lesen Sie dazu auch unserer Interview mit Jochen Hantschel über die Aufgaben der E.ON Technologies GmbH (ETG) und des Teams Vorschriftenmanagement.

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