Konzeption der Kanban-Implementierung im ADACOR-Intranet

Konzeption der Kanban-Implementierung im ADACOR-IntranetADACOR wird die betriebsinterne Taskverwaltung am Kanban-Prinzip ausrichten und hierfür eine eigene Implementierung als Software in unserem Intranet (XPMS) umsetzen.
In meinem ersten Beitrag zu Kanban-Prinzip habe ich beschrieben, wie sich mittels Kanban die Herausforderung eines unternehmensweiten Taskmanagement-Systems meistern lässt. In diesem Teil beleuchten wir nun die Konzeptionsphase der Software.

Denn bevor die Entwickler der ADACOR mit dem eigentlichen Programmieren beginnen konnten, musste zuerst einmal einiges an Vorarbeit geleistet werden.

Schaffung des Projektrahmens

In mehreren Meetings der Geschäftsführung mit den Teamleitern wurden initial die Rahmenbedingungen für das Projekt definiert.

Einige der wichtigsten Erkenntnisse in dieser Phase waren:

  1. Die Aufgabenverwaltung ist auf der Mitarbeiterebene eine höchst persönliche und individuelle Angelegenheit.
  2. Auf Teamebene ist die Aufgabenverwaltung einheitlich zu halten, aber pro Team und Geschäftsbereich unterschiedlich.
  3. Die Integration des Kanban-Systems in die vor- und nachgelagerten Arbeitsschritte, wie Ticket-System und Zeiterfassung, ist essentiell für die Akzeptanz und Nutzbarkeit des Tools in den Teams und im Unternehmen.
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Sammeln von Ideen und Anforderungen

In mehreren Brainstorming-Sitzungen und Gesprächen mit allen Teams der ADACOR wurden daraufhin Anforderungen an eine Taskverwaltung gesammelt und die Ergebnisse zusammengetragen. Wichtig in dieser Phase war, dass jeder Mitarbeiter frei seine Wünsche und Anforderungen äußern konnte und diese erst einmal ohne Bewertung oder Kritik aufgenommen wurden.

Im Entwicklungsteam wurden im nächsten Schritt die Anforderungen strukturiert, gruppiert und in Feature-Beschreibungen zusammengefasst. Diese wurden dann wiederum in Meetings von der Entwicklung und den Teamleitern besprochen, bewertet und priorisiert. Der daraus entstandene Feature-Katalog für die Version 1 des Kanban-Tools wurde danach zur Konzeption des Tools zurück an die Entwicklungsabteilung gegeben.

Einige der zentralen Anforderungen waren:

  1. Jede Abteilung soll ihr eigenes individuelles Board erhalten und dort die Spalten (Stati) und Tasktypen (z. B. Bug, Feature, Recherche) selbst verwalten können.
  2. Die Zeiterfassung aus dem Kanban-Tool heraus muss möglichst einfach gestaltet sein und darf keinen Toolwechsel oder die doppelte Eingabe von Daten erfordern.
  3. Da sich bei ADACOR aus einem Kundenauftrag beliebig viele Tasks ergeben können, wird eine Konzeptionsmaske benötigt, in der Tasks mit Abhängigkeiten voneinander erstellt werden können.
  4. Prüf-, Freigabe-, Test-, Informations- und Verteilungsverfahren von Tasks im Tool sollen die prozessualen Anforderungen der Teams unterstützen und automatisieren und so eine spürbare Verbesserung im Qualitätsmanagement bringen.
  5. Um der individuellen Arbeitsweise der Mitarbeiter Rechnung zu tragen, müssen die Tasks flexibel nach allen relevanten Angaben filterbar sein und anschließend gruppiert dargestellt werden können.
  6. Um die Nutzung des Tools intuitiv, verständlich und effizient zu gestalten, sollen die Tasks über eine Drag-&-Drop-Funktion verfügen und ein Websocket-Protokoll für den Multiuser-Betrieb (Änderungen am Board werden ohne Reload des Browsers in Near-Time allen Benutzern desselben Boards angezeigt) eingebaut werden.
  7. Basisfunktionen, die bei allen XPMS-Tools gegeben sind, wie Kommentarfunktion, Zuordnung zu Mitarbeitern und Projekten, Suchfunktionen und Hochladen von Dokumenten, sollen ebenfalls implementiert werden.

Prozessunterstützung durch das Kanban-Tool

Eine der anspruchsvollsten Anforderung war sicherlich, dass das Kanban-Board über die Optimierung der Taskabarbeitung auch andere Prozesse der Teams aus den Bereichen Kommunikation, Testing und Kontrolle unterstützen und verbessern sollte. Ein Beispiel aus der Entwicklungsabteilung: Ein Entwickler soll grundsätzlich nach Beendigung der Programmierung auf bestimmte Standards prüfen und dann die Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter zum Testing übergeben. Um diese Anforderung erfüllen zu können, haben wir in mehreren Entwicklungsmeetings ein Spaltenregelsystem konzipiert, bei dem die Spalte eines Boards mit konfigurierbaren Regeln versehen werden kann, die dann definierte Aktionen auslösen, sobald ein Task in oder aus der entsprechenden Spalte verschoben wird. Dabei kann aus einem Set an vordefinierten Regeln gewählt und dann festgelegt werden, für welche Spalte die Regel gelten soll und ob sie auf eingehende bzw. ausgehende Tasks oder nur auf bestimmte Tasktypen angewendet werden soll.

Die vordefinierten Regeln umfassen

  1. Erzwingen eines Mitarbeiterwechsels
  2. Versenden einer Info-Mail (Empfänger konfigurierbar)
  3. Erzwingen eines Kommentars
  4. Bestätigen einer Checkliste (Checklistenpunkte konfigurierbar)

Aufgrund der Fülle an Features und der entsprechenden Komplexität ließen wir alle Überlegungen und Konzepte nach jedem Konzeptionsmeeting jeweils ein paar Tage ruhen und auf uns wirken und sprachen im Team täglich darüber. Im nächsten Konzeptionsmeeting wurde das Thema dann erneut besprochen, bis wir uns einig waren, einen guten Ansatz entwickelt zu haben.

Fazit

Diese Vorgehensweise hat in der Konzeptionsphase viel Arbeitszeit gekostet, hat sich rückblickend zusammen mit der Entscheidung, früh und offen alle Teams ins Boot zu holen, aber als sehr gut erwiesen. Viele Details wurden bereits im Vorfeld geklärt.

Überraschungen, Sackgassen und Fehlentwicklungen im Entwicklungsverlauf konnten so vermieden werden. Inzwischen ist die Programmierung des Tools abgeschlossen und es wurde nach einer einmonatigen Betaphase für die Unternehmensbereiche Betrieb, Entwicklung, Management und Marketing ausgerollt.

Mehr zu der konkreten technischen Umsetzung, den angewandten Tools und Techniken während der Entwicklung und der anschließenden Testphase erfahren Sie im nächsten Teil. Alle Beiträge unserer Kanban-Serie beim Klick.

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