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Die Kanban-Prinzipien in der IT

Inzwischen hat Kanban auch Einzug in die IT, vor allem in die agile Software-Entwicklung gehalten. Adacor setzt Kanban bereits seit 2015 zur Prozessoptimierung ein. Kanban steht hier für ein Vorgehen, das sich auf wesentliche Prinzipien aus der Lean Production, der Engpasstheorie und der flussbasierten Produktentwicklung stützt.

Im Rahmen der Software-Entwicklung sind die Ziele die Verkürzung von Durchlaufzeiten und hierdurch eine schnellere Auslieferung der jeweiligen Produktbausteine. Um dies zu erreichen, setzt Kanban auf vier grundsätzliche Prinzipien.

Mit Kanban Projekt-Engpässe vermeiden

Ein besonderes Augenmerk legt Kanban auf sogenannte Engpässe. Denn in den meisten Projekten gibt es häufig die Situation, dass sich Aufgaben immer wieder in bestimmten Prozessschritten stauen. Diese Prozessengpässe verzögern nicht nur das Projektende, sondern verursachen Zusatzkosten und erheblichen Mehraufwand. Mit Hilfe von Kanban können diese Engpässe frühzeitig identifiziert und erfolgreich behoben werden.

Wie entstehen Engpässe?

Engpässe entstehen immer dann, wenn ein bestimmter Prozessschritt mehr Aufgaben erhält, als die zuständigen Mitarbeitenden umsetzten können. Dies ist dem Pull-System und der gleichzeitigen Limitierung paralleler Arbeit am Kanban-Board geschuldet, was im nachfolgenden Beispiel verdeutlicht wird:

Der Tester holt sich seine Aufgaben selbstständig aus der „Done“-Spalte des Entwicklers (Pull-System). Hat der Entwickler jedoch eine höheren Aufgaben-Durchsatz, als der Tester im Stande ist weiter zu bearbeiten, stauen sich schon bald die Aufgaben. Das unterbricht den Workflow und verzögert den gesamten Produktionsprozess – sowohl vor- als auch nachgelagerte Prozessschritte werden lahmgelegt. Für nachgelagerten Prozessschritte sind schon bald keine Aufgaben mehr da, die sie übernehmen können. Die vorgelagerten Schritte werden in ihrer Arbeit blockiert, denn ihre fertige Arbeit bleibt liegen.

Was aber tun, wenn einzelne Teammitglieder immer wieder temporär keine Arbeit haben? Völlig falsch wäre es, die Mitarbeiter anderweitig zu beschäftigen und in andere Projekte einzubinden. Eine Möglichkeit wäre in einem solchen Fall, einfach das Limit für den Engpass zu erhöhen. Allerdings ist dies oft nur kurzfristig sinnvoll und das Problem ist hiermit nicht behoben, da der Durchsatz an dieser Stelle im Schnitt voraussichtlich immer langsamer sein wird als anderswo. Das Problem wäre nur verschoben und früher oder später würden sich die Tickets wieder an derselben Stelle stauen.

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Alternativ wäre auch denkbar, am Engpass mehr Mitarbeiter zu beschäftigen. Allerdings hat das Recruiting neuer Mitarbeiter erfahrungsgemäß häufig zunächst nicht den gewünschten Effekt der Entlastung. Die Lösung liegt eher im Prinzip der Umverteilung: Könnte nicht z. B. ein Entwickler das Tester-Team unterstützen? Kanban geht es generell um die Optimierung und so könnten Entwickler und Tester gemeinsam überlegen, worin die Ursache für den Engpass liegt. Geht es wirklich rein um personelle Unterbesetzung oder kam der Engpass vielleicht zu Stande, weil einige der Tester auch noch mit anderen Aufgaben betraut waren und es ihnen schlicht an Zeit fehlte? Gibt es technische Probleme oder andere Rahmenbedingungen, die zu dem Engpass geführt haben? Der nicht ausgelastete Mitarbeiter könnte seine freie Zeit nutzen, um über diese Fragen, Optimierungsansätze für den Engpass sowie generelle Prozessverbesserungen nachzudenken und konkrete Maßnahmen hierzu erarbeiten. Leerlaufzeiten sollte das Team in diesem Kontext also nicht als „Bug“ begreifen, sondern als Optimierungspotenzial und Chance zur Verbesserung.

Das Kanban-Ideal: Der Single Piece Flow

Der Idealfall sieht in Kanban so aus: Eine einzige Aufgabe fließt gleichmäßig von links nach rechts durch das gesamte Kanban-System. Kennzeichnend für diesen „Single Piece Flow“ ist, dass die Aufgabe bzw. das Ticket ohne jede Wartezeit oder Verzögerung von einem zum nächsten Prozessschritt übergeben wird. Ob sich dies in der Software-Entwicklung jedoch so realisieren lässt erscheint angesichts der Tatsache fraglich, dass Software-Features in ihren Entwicklungs- und Bearbeitungsaufwänden erheblich variieren können und auch Menschen ungleichmäßig schnell arbeiten. Aber das Bestreben sollte dahin gehen, diesem Idealablauf sukzessive so nahe wie möglich zu kommen. Und zwar durch die Verkürzung der Wartezeiten und die Reduzierung der Limits.

Qualität und Geschwindigkeit – In Kanban kein Widerspruch

Was auf den ersten Blick für viele unvereinbar scheint – Qualität und Geschwindigkeit – ist bei genauerer Betrachtung kein Widerspruch. Denn wer wirklich schnell sein will, der erreicht dies nur durch das Erbringen von qualitativ hochwertiger Leistung. Nichts ist zeitraubender, als eine Aufgabe immer wieder anfassen zu müssen, weil z. B. im Rahmen der nachgelagerten Testphase Fehler gefunden wurden. Nicht nur, dass sich die Software-Entwickler abermals in die Zusammenhänge hineindenken müssen, sie müssen hierfür auch ihre aktuelle Aufgabe zurückstellen und so insgesamt mehr Aufgaben verwalten und tracken. Auch die Testphase muss anschließend ein weiteres Mal durchlaufen werden und kostet wertvolle Zeit. Sucht das Team nun nach Gründen für die Verzögerung, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit schnell auf Qualitätsmängel in der Aufgabenbearbeitung stoßen. Werden diese behoben, verringern sich auch wieder die Durchlaufzeiten. Und kurze Durchlaufzeiten stellen gegenüber anderen Anbietern einen echten Wettbewerbsvorteil dar. Das qualitativ hochwertige Produkt ist schneller am Markt und die Kundenzufriedenheit ist höher. Was will man als Unternehmen mehr?

Scrum oder Kanban: Revolution versus Evolution

Im Zusammenhang mit agiler Software-Entwicklung werden die zwei Begriffe „Scrum“ und „Kanban“ oft in einem Atemzug miteinander genannt. Die beiden Vorgehensmodelle unterscheiden sich jedoch grundlegend.
Scrum ist eine organisierte Software-Entwicklungsmethode, die auf Rollen (Product Owner, Entwicklungsteam, Scrum Master), Zeremonien (Sprint Planning, Sprint Review, Daily Scrum) und Artefakten (Product Backlog, Sprint Backlog, Burndown Chart) basiert, von denen angenommen wird, dass sie benötigt werden, um dem Ideal des höchstproduktiven Teams möglichst nahe zu kommen. Scrum baut auf hochqualifizierte, interdisziplinär besetzte Entwicklungsteams, die zwar eine klare Zielvorgabe bekommen, für die Umsetzung jedoch allein zuständig sind. Dadurch bekommen die Entwicklungsteams den nötigen Freiraum, um ihr Wissens- und Kreativitätspotenzial in Eigenregie zur Entfaltung zu bringen. Die Einführung von Scrum ist mit grundlegenden Prozessneuerungen verbunden und kommt daher einer Revolution des bisher Bestehenden gleich.

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Bei Kanban hingegen handelt sich um eine evolutionär eingeführte Veränderungs- und Verbesserungsmethodik, die auf einem bereits bestehenden Prozess aufsetzt. Die Einführung geht mit nur kleinen Veränderungen einher. Den Ausgangspunkt für die Prozessoptimierung bildet die Visualisierung der eigenen individuellen Wertschöpfungskette auf dem Kanban-Board. Es ist nicht notwendig, neue Rollen, Tätigkeitsbereiche oder Technologien zu implementieren. Denn Kanban zielt basierend auf der gegebenen IST-Situation auf die schrittweise, kontinuierliche Verbesserung der existierenden Prozesse von innen heraus ab und motiviert alle Teammitglieder, hierzu einen Beitrag zu leisten.

Kanban bei Adacor

Zwar wird Kanban heute hauptsächlich in der Software-Entwicklung eingesetzt, immer mehr Unternehmen stellen jedoch fest, dass auch andere Unternehmensbereiche von den vier systematisch ineinander greifenden Kanban-Prinzipien profitieren können. Auch Adacor hat dies erkannt: inzwischen nutzen alle Teams ein digitales oder physisches Kanban-Board zur Optimierung ihrer Arbeitsprozesse. Das Entwickler-, Betriebs- und Infrastruktur-Team nutzt Kanban im Rahmen von Scrum bereits seit 2015. Auch weitere Teams wie People Operations und Marketing arbeiten inzwischen nach den Kanban-Prinzipien.

Denn für alle Teams ist es wichtig, zu jedem Zeitpunkt zu wissen, in welchem Prozessschritt sich eine Aufgabe befindet. Kanban schafft die benötigte Transparenz, indem die einzelnen Prozessschritte der firmeneigenen Wertschöpfungskette an einem Kanban-Board visualisiert werden und zu jeder Zeit ersichtlich ist, an welcher Stelle im Prozess sich welche Aufgaben in welchem Bearbeitungszustand befinden.

Mehr darüber wie Kanban in der IT und bei Adacor angewandt wird in unseren Texten zu Kanban.

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