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Ein Beitrag von Adacor

Jira & Confluence von Atlassian optimal nutzen

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Arbeiten im digitalen Zeitalter bedeutet Unabhängigkeit von Raum und Zeit, den Einsatz effizienter Kommunikationstools und vor allem neue Wege der Zusammenarbeit. Die Entwicklungen erfordert Technologien, die agile Arbeits- und Kommunikationsprozesse passend abbilden. Eine Studie spürte diesen Fragen bereits 2017 nach.

Teams setzen sich zunehmend interdisziplinär zusammen. Über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg arbeiten verschiedene Know-how-Träger auf ein gemeinsames Ziel hin. Workgroup-Lösungen oder Tools für „Collaborative Reviewing“ ermöglichen es Teams in immer mehr Unternehmen, gemeinsam und zeitgleich an Projekten zu arbeiten. Dabei handelt es sich um Lösungen, die über das klassische Filesharing weit hinausgehen.

Agile Prozesse fordern flexible Lösungen

Unter Softwareentwicklern nicht mehr wegzudenken und in vielen agil arbeitenden Organisationen anderer Branchen ebenfalls auf dem Vormarsch sind die Produkte aus der australischen Software-Schmiede Atlassian: Jira als Projektmanagement-Tool, Confluence als Plattform für den Wissenstransfer innerhalb eines Unternehmens sowie der Instant-Messenger HipChat für die Teamkommunikation.
Der Betrieb dieser Software-Lösungen auf eigenen Servern erweist sich für viele Unternehmen als zu aufwändig. Deshalb laufen die meisten Business-Lösungen in der Atlassian Cloud oder bei einem Managed-Hosting-Unternehmen.

Die Jira-Familie ermöglicht effektive Workflows

Casestudy JiraAtlassian Jira ist eine innovative Software, die die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Kunden sowie zwischen den einzelnen Teams eines Unternehmens grundlegend verändert. Ob für die Projektplanung oder die Nutzung als Ticketsystem, mit Jira lassen sich Vorgänge leicht und nachvollziehbar verwalten. Jira ist in drei verschiedenen Ausführungen erhältlich, die sich auch miteinander kombinieren lassen. Jira Core ist auf die Vorgangs- und Projektverfolgung für Business-Projekte ausgerichtet. Jira Software erweitert Jira Core um Bestandteile, die für die agile Softwareentwicklung notwendig sind. Jira Service Desk erweitert Jira Core um eine Oberfläche für externe Nutzer (zumeist Kunden) und ist für die Kommunikation mit diesen optimiert. Jira ermöglicht es zudem Verantwortlichkeiten festzulegen und Prozesse zur Bearbeitung zu definieren. Die Applikation bildet damit die perfekte Grundlage um den Status eines Vorgangs transparent festzuhalten, kollaborativ an Aufgaben zu arbeiten und Änderungen gemäß unternehmensinterner Prozesse zu validieren und transparent festzuhalten.

Confluence sammelt und verteilt Wissen

Confluence ist eine innovative Content-Kollaborations-Software, die die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Teams und Abteilungen eines Unternehmens grundlegend verändert. Ob für die Projektarbeit, die Nutzung als Wissensdatenbank oder zur Teamdokumentation, mit der innovativen Content-Kollaborations-Software Confluence lassen sich Informationen an einem zentralen Ort in Echtzeit bearbeiten. Die Nutzer können nicht nur gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten, sondern über eine komfortable webbasierte Oberfläche von unterschiedlichen Orten darauf zugreifen. Damit wird gewährleistet, dass Inhalte schnell verfügbar sind und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen immer auf dem aktuellsten Stand sind. Der große Vorteil: Allen kommen mit der Arbeit schneller voran. Analog zu bekannten Textverarbeitungsprogrammen bietet Confluence die Möglichkeit, Inhalte auf verschiedenen Seiten festzuhalten, zu bearbeiten, zu löschen, zu drucken oder zu exportieren. Die Handhabung erfolgt für die Nutzer intuitiv und ist schnell erlernbar.

Hipchat bringt die Kommunikation nach vorne

Für Unternehmen, die bereits Atlassian-Produkte wie Confluence und Jira nutzen, ist in der Regel auch der Einsatz von Hipchat sinnvoll. Mit dem Kommunikationstool können sich die Mitarbeitenden eines Unternehmens schnell und unkompliziert in Echtzeit austauschen. Die Korrespondenzen können sowohl in persönlichen Chats mit einzelnen Usern als auch in Gruppen-Chats mit ganzen Teams laufen – inklusive Upload von Dateien per „Drag-and-drop“ oder Einbinden von Kunden und Kooperationspartnern über Gastzugänge. Zusätzlich lässt sich HipChat mit Confluence und Jira verknüpfen und erleichtert so die Diskussion über Jira Issues oder Confluence-Seiten.

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Atlassian Cloud oder Managed Application Provider?

Wer die Software nicht selbst betreiben will, der hat die Wahl zwischen „Atlassian Cloud“ und einem Managed Hosting Provider. Die Atlassian Cloud besticht durch günstige Preise und technischen Support direkt vom Hersteller. Für größere Projekte zeigen sich jedoch schnell Grenzen. Es ist dort zum Beispiel nicht möglich, die Services hinter einer eigenen Domain verfügbar zu machen. Der Speicher ist stark limitiert. Individuelle System-Konfigurationen sind nur in sehr eingeschränkt möglich und viele gängige Plugins nicht verfügbar.
Da die Atlassian Cloud auf AWS basiert, kann zudem nicht ausgeschlossen werden, dass Daten in die USA übertragen werden.
Die Vor- und Nachteile stellt Atlassian selbst offen dar. Für einen ersten Test als Applikations-Simulator ist die Atlassian Cloud brauchbar, für einen dauerhaften Einsatz im Unternehmenskontext eignet sie sich nur, wenn man mit den Einschränkungen leben kann und keine starke Individualisierung anstrebt.

Mit einem zertifiziertem Managed-Hosting-Anbieter auf der sicheren Seite

Bei Adacor wird jeder Service in einer eigenen, persönlichen Instanz betrieben. Dies schafft nicht nur zusätzliche Sicherheit, sondern sorgt für zusätzliche Performance. Daten werden nur unter Beachtung höchster Datenschutzstandards und EU-DSGVO konform gespeichert und verarbeitet. Ein ausgeklügeltes Firewall-, Berechtigungs- und Backup-Konzept schützt die Daten zusätzlich. Auf Basis verschiedener Pakete kann der Service so angepasst werden, dass er perfekt zu allen individuellen Anforderungen passt.

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