Dank interner Newsletter bereichsübergreifend gut informiert

Wie bekommt man Informationen innerhalb des Unternehmens bestmöglich verteilt? Und zwar bereichsübergreifend. Interne E-Mail-Newsletter eignen sich optimal zur Verbesserung der internen Kommunikaton

Internen Kommunikation verbessern mit Schwalbe

Bei der ADACOR trugen die Teamleiter den Wunsch an die Geschäftsführer heran, mehr über die konkreten Tätigkeiten der anderen Fachbereiche zu erfahren. Die Lösung? Jedes Team schreibt fortan monatlich einen E-Mail-Newsletter, in dem kurz und bündig die wichtigsten Projekte, Aufgaben, Neuentwicklungen etc. beschrieben werden. Damit sind nicht nur die Teamleiter, sondern alle übrigen Mitarbeiter bestens über das aktuelle Geschehen informiert.

„Wir haben nach einer Möglichkeit gesucht, einerseits dem Wunsch unserer Teamleiter nachzukommen und gleichzeitig auch jene Mitarbeiter mit ins „Informationsboot“ zu holen, die nicht regelmäßig an Team-Sitzungen teilnehmen und die deshalb nicht automatisch informiert sind. Die Teamleiter nehmen zwar regelmäßig an speziellen Teamleiter-Meetings teil, aber der Austausch z. B. eines Entwicklers mit einem anderen System-Administrator erfolgt bislang nur auf informeller Ebene. Die Frage, die uns beschäftigt hat, war deshalb vor allem, wie es uns gelingt, die Arbeit der einzelnen Teams gegenüber der restlichen Firma transparenter zu machen“, erläutert Andreas Bachmann, Geschäftsführer und CIO bei ADACOR, die Entscheidung, bereichsspezifische E-Mail-Newsletter ins Leben zu rufen.

Screenshot ADACOR Hosting Newsletter-System

Screenshot Newsletter-System

Denn diese bedienen genau diesen Informationsbedarf ideal. Die Teamleiter des Infrastruktur-, Betriebs-, Entwicklungs- und Sicherheitsteams sind deshalb nun dafür zuständig, monatlich die wichtigsten News aus ihren Bereichen zusammenzufassen und diese an den Firmenverteiler zu senden.

Hierbei kann es um neue Projekte, Änderungen, neue Prozesse, neue Kollegen oder einfach um besondere Herausforderungen gehen, die das jeweilige Team aktuell zu bewältigen hat.
Für diese Newsletter hat ADACOR extra ein Design-Template erstellen lassen, welches ein einheitliches Erscheinungsbild im Corporate Design der ADACOR und einen klaren strukturellen Aufbau gewährleistet. Eine eigene Farbkennung für jeden der referierenden Bereiche hilft darüber hinaus, die einzelnen Bereichs-Newsletter optisch zu unterscheiden. Um die stark in den Arbeitsalltag eingebundenen Teamleiter so gut wie möglich bei der Erstellung der Newsletter zu unterstützen, wurde zusätzlich eine spezielles Tool programmiert, über das die entsprechenden Vorlagen aus dem Firmenintranet aufgerufen werden. Die in Bearbeitung befindlichen Entwürfe können zusätzlich zwischengespeichert werden. Dies erleichtert die kontinuierliche Pflege, Erstellung und Verwaltung der Newsletter ungemein. Die erstellten Beiträge werden nach Bereichen sortiert im Intranet archiviert, sodass jeder Mitarbeiter auch nachträglich noch Zugang zu den Informationen hat.

Wie kommen die neuen Newsletter bei den Mitarbeitern an? „Eine unserer Befürchtungen war, dass die Erstellung der Newsletter nur als zusätzliche und vielleicht sogar lästige Aufgabe wahrgenommen wird. Aber dem war nicht so. Im Gegenteil. Die Teamleiter, die den Wunsch nach mehr bereichsübergreifenden Informationen äußerten, leisten gerne ihren Beitrag, um die Arbeit ihrer Teams für die anderen Abteilungen transparenter zu machen. Ausnahmslos positives Feedback gab es übrigens auch von der restlichen Mannschaft. Denn die Newsletter ermutigen unsere Mitarbeiter, über den Tellerrand ihrer eigenen Tätigkeit hinauszublicken und sich mit Vorschlägen und neuen Ideen direkt einzubringen“, führt Andreas Bachmann weiter aus.

Außerdem können die Mitarbeiter durch die kontinuierliche Berichterstattung aus den einzelnen Bereichen voneinander lernen. Wenn beispielsweise Prozessänderungen oder neue Kommunikationsmittel wie z. B. die Daily Standup Meetings vorgestellt werden, dann hat dies Vorbildcharakter für andere Teams. Sie profitieren hiervon, indem sie diese Verfahren – so es sinnvoll ist – für ihren Bereich adaptieren. Das Infrastrukturteam nutzt seinen Newsletter drüber hinaus dafür, um Licht in das Dunkel der oftmals sehr fachspezifischen Abkürzungen zu bringen. es etablierte eine sogenannte „Akronym-Ecke“ in seinem Newsletter, in der die wichtigsten Abkürzungen kurz und für alle Mitarbeiter verständlich erläutert werden. So was kommt gut an!

„Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass die verschiedenen miteinander interagierenden Teams mehr Verständnis z. B. für die Auslastung eines anderen Teams entwickeln. Die Frustration bzw. Unzufriedenheit, wenn Aufgaben von Kollegen nicht sofort abgearbeitet werden können, ist deutlich geringer, wenn allgemein bekannt ist, dass das andere Team aktuell beispielsweise parallel drei neue Setup-Projekte laufen hat. Außerdem sind gut informierte Mitarbeiter zufriedener als schlecht informierte, denn sie fühlen sich wertgeschätzt. Dies ist für uns von besonderer Bedeutung. Schließlich wollen wir, dass sich unsere Mitarbeiter mit unseren Unternehmen identifizieren. Hierfür ist es jedoch wichtig, dass sich die Kommunikation in einem guten Gleichgewicht befindet. Wir können von unseren Mitarbeitern nur weitreichendes Verständnis für das Unternehmen und seine Aktivitäten erwarten, wenn wir diese Informationen auch bereitstellen und im Gegenzug die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter verstehen und ernst nehmen. Die Implementierung der bereichsspezifischen Newsletter ist ein Beitrag, auf diese Bedürfnisse und das Interesse unserer Mitarbeiter an unserem Unternehmen zu reagieren. und wir freuen uns sehr über dieses Interesse“, konstatiert Andreas Bachmann abschließend.

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