Die IT-Branche ist Vorreiter für das Arbeiten in agilen Teams. Um Projekte schneller und effektiver abzuwickeln, wurde dort das Framework Scrum entwickelt. Längst sind agile Arbeitsweisen nicht mehr nur in der IT zu Hause. Immer mehr Unternehmen anderer Branchen wie Banken, Energieversorger oder Automobilhersteller strukturieren ihre Organisation entsprechend um. Welche Voraussetzungen den Weg für erfolgreiches agiles Arbeiten ebnen, erklärt der folgende Artikel.
Agile Methoden wie Scrum bringen viele Vorteile. Sie sind durch Vernetzung, Flexibilität und dem kontinuierlichen Hinterfragen des bisher Erreichten innerhalb eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses gekennzeichnet. Die Einführung von Scrum birgt auch Herausforderungen. Wichtig ist ein großer Veränderungswille – nicht nur im Management, sondern bei allen Mitarbeitenden. Viele gewohnte Arbeitsweisen haben ausgedient und müssen neu gedacht werden. Es braucht Zeit, bis die neuen Abläufe reibungslos funktionieren: Rituale müssen eingeübt und Veränderungen in den Workflows organisiert werden. Auch wenn der Anfang schwer ist, bei Adacor zeigt die Erfahrung: Der Aufwand ist groß und die Umsetzung schwierig, aber die Einführung agiler Arbeitsweisen lohnt sich.
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Wir setzen seit 2015 auf den Einsatz agiler Methoden in der Teamarbeit. Seitdem arbeitet unser Entwicklungsteam nach den Scrum-Prinzipien. 2018 kam das Technical Operation Team (TOP) dazu. 2020 arbeiten auch die anderen – nicht technischen – Bereiche wie die Verwaltung, das Marketing oder der Personalbereich mit dem Scrum Framework. Mitunter werden allerdings die strengen Prozessregeln von Scrum in diesen Teams vereinfacht, sie lassen sich nicht in gleicher Art und Weise sowie in vollem Umfang auf alle Abteilungen übertragen. Bei Bedarf schneiden wir Scrum auf die individuellen Anforderungen der Teams zu – und brechen die Methode auf. Die Abteilungen nutzen die Elemente, die auf ihre Arbeit und Abläufe passen. Dann sprechen wir nicht mehr von Scrum, sondern nur von agilen Methoden.
Was ist Scrum?
Scrum ist eine erfolgreiche und weitverbreitete agile Methode. Dennoch ist die Einführung des Modells mitunter aufreibend. Die mittel- und langfristigen Vorteile überwiegen jedoch die Anstrengungen. Final werden schwerfällige Planungen vereinfacht, kooperative Abläufe etabliert und Bürokratie reduziert. Zusätzlich wird eine Bereitschaft für Veränderung geschaffen. Je mehr Teams erfolgreich mit Scrum-Elementen arbeiten, umso motivierter und schneller adaptieren diese weitere Bereiche. Scrum besteht aus übersichtlichen Tools und Regeln. Diese beschreiben vier Ereignisse (Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review und Sprint Retrospektive) und drei Rollen (Product Owner, Team und Scrum Master). Weitere Details zu den Rollen und Aufgaben erhalten Sie in unserem Scrum-Glossar.
Was ist Sprint Planning?
Das Kernstück von Scrum ist der Sprint. Er steht für einen zeitlich genau definierten und abgegrenzten Arbeitszyklus. Die Dauer bestimmt das Team. Die Timeboxen dauern zwischen einer Woche und einem Monat. Die Festlegung eines festen Zeitrahmens fördert die Effizienz des Prozesses nachhaltig.
So geht Timeboxing
Im Scrum-Framework werden einzelne Sprint-Elemente, -Events oder -Meetings mit Timeboxen versehen. Sie legen die Regelmäßigkeit und Dauer fest. Timeboxen haben das Ziel, die Effizienz der Besprechungen zu erhöhen.
Sprints sorgen für mehr Planungssicherheit. Die überschaubaren Zeitabschnitte können viel genauer kalkuliert werden als der Ablauf für ein ganzes Projekt. Die Teammitglieder arbeiten effektiver, weil Aufgaben übersichtlich sind und innerhalb eines vorgegebenen (relativ nahen) Zeitpunktes erledigt werden können. Jeder Sprint startet mit dem Planungsmeeting, in dem die Aufgaben für jedes Team (zum Beispiel das Entwicklungsteam) für den festgelegten Zeitraum definiert werden. Während des Sprints finden täglich kurze Abstimmungstreffen statt (maximal 15 Minuten). Im Review am Sprint-Ende präsentiert das Team dem Product Owner und den interessierten Stakeholdern die Ergebnisse und sammelt Feedback von den Beteiligten ein. Die Rückmeldungen fließen in die nächste Sprint-Planung ein. Vor der nächsten Umsetzungsphase steht die Retrospektive. Dort wird besprochen, was im Sprint gut lief, was schlecht, worin die Gründe lagen und wie Verbesserungen realisiert werden können.
Die richtigen Voraussetzungen für agiles Arbeiten schaffen
Erfolgreiches Arbeiten mit Scrum erfordert grundlegende Voraussetzungen. Wer mit dem Framework arbeiten möchte, liest am besten den offiziellen Scrum Guide. Dieser vermittelt ein Grundverständnis über Rollen, Ereignisse, Artefakte sowie Regeln und definiert ein einheitliches Wording. Empfehlenswert ist auch Jeff Sutherlands Werk „Die Scrum-Revolution“. In dem Buch erzählt der Scrum-Erfinder mehr über den Entwicklungsprozess seiner Idee und gibt Unternehmen Hilfestellungen zur Etablierung von Scrum.
In der Anfangsphase empfiehlt es sich strikt nach Guide zu arbeiten. Damit erhalten die Mitarbeitenden ein sicheres Gefühl für das Framework. Neue Strukturen und Denkmuster können leichter etabliert werden. Im Praxiseinsatz wird allerdings schnell klar, dass nicht alles nach „Guide“ läuft. Häufig behindern Hürden oder Probleme die weitere Arbeit. Der Guide gibt keine Hilfestellungen, dafür bieten sich andere Quellen wie das Internet an. Hervorragende Möglichkeiten für den Erfahrungsaustausch findet man in Blogartikeln, Foren, Scrum-Workshops oder Meetups.
Wer bei der Einführung des Frameworks alles richtig machen möchte, setzt neben dem professionellen Coaching von Product Owner und Scrum Master auf eine Schulung aller Mitarbeitenden. Dann gibt es von Anfang an eine gemeinsame Wissensgrundlage, auf der man aufbauen kann.
Die 10 Erfolgsfaktoren für agile Teams
Als Scrum Master trage ich bei Adacor die Verantwortung über das Scrum-Framework im Development-Team. Ich berate die anderen Teams, die Scrum oder Elemente davon (zum Beispiel eine Retrospektive) einführen und agile Instrumente überprüfen wollen. Aus den verschiedenen Empfehlungen der Literatur, den Erfahrungsberichten der Kolleginnen und Kollegen sowie meinen praktischen Erfahrungen lassen sich zehn Erfolgsfaktoren für das Arbeiten mit Scrum zusammenfassen. Nach diesen können sich Unternehmen richten, wenn sie die agile Arbeitsweise implementieren wollen.
- Die Rolle des Scrum Masters ernst nehmen.
- Agile Rahmenwerke benötigen Rituale – in Zeit und Raum.
- Das Team entscheidet, was man schaffen kann.
- Eine agile Kultur braucht Flexibilität und Geschwindigkeit.
- Transparenz ist das Gebot der Stunde.
- Agiles Management ist eine Haltung.
- Konflikte werden verhindert, wenn sie sofort angesprochen werden.
- Agiles Arbeiten ist proaktiv.
- Führung unterstützt die Selbstorganisation.
- Agile Teams brauchen Vereinbarungen.
Erfolgsfaktor 1: Die Rolle des Scrum Masters ernst nehmen.
Bei der praktischen Umsetzung von Scrum verantwortet der Scrum Master den Gesamtprozess und dessen korrekte Implementierung. Er unterstützt das Team und hilft im Fall von Problemen bei der Entwicklung von Lösungen. Er justiert die organisatorischen Rahmenbedingungen so, dass sich das Team optimal entfalten kann. Diese Aufgaben kann er nur leisten, wenn er selbst nicht in die operative Projektumsetzung eingebunden ist. Bei Adacor setzen wir für die Bereiche Softwareentwicklung und Customer Operations jeweils einen Scrum Master ein. Dieser kümmert sich exklusiv um das Team und moderiert den Prozess. Ferner berät er die anderen Abteilungen rund um Fragen zu Scrum.
Agile Teamarbeit mit Scrum-Board
Erfolgsfaktor 2: Agile Rahmenwerke benötigen Rituale – in Zeit und Raum.
Unternehmen praktizieren agiles Arbeiten auf unterschiedliche Art und Weise – abhängig vom Geschäftsmodell, der Branche oder der Belegschaft. Es ist in der Anfangsphase sinnvoll, Rituale und Zeremonien wie die Daily Stand-ups konsequent durchzuführen. Daher haben wir für jedes Element einer Iteration (eines Sprints) fest definierte Timeboxen etabliert. Mit deren Hilfe konzentrieren sich alle Beteiligten auf das Wesentliche. Inhalte werden weder zerredet, noch wird endlos lange diskutiert. Neben der Zeitgrenze bei den Events prägen die Räumlichkeiten die Effektivität der Zusammenarbeit. Kurze Besprechungen finden bei uns im Stehen oder in bequemen Sitzmöbeln auf den Sozialflächen oder in der Lounge statt. Für größere Meetings stehen verschiedene vollausgestattete Tagungsräume zur Verfügung. Räume im agilen Arbeitsumfeld sollten Möglichkeiten für Visualisierungen, kurze Experimente oder die Einbindung externer Experten via Video-Chat bieten.
Erfolgsfaktor 3: Das Team entscheidet, was man schaffen kann.
Im Scrum Framework entscheiden selbstorganisierende Teams, wie sie ihre Arbeit am besten erledigen. Anfangs mag es seltsam erscheinen, dass Methoden oder Prozesse für die einzelnen Aufgaben in einem interdisziplinären Team nicht vom Management oder einem externen Personenkreis vorgegeben werden. Aber die Team-Mitglieder verfügen über die notwendigen Kompetenzen, um die Arbeit erfolgreich zu erledigen. Das Teammodell in Scrum wurde konzipiert, um jeden einzelnen Mitarbeitenden flexibler, kreativer und produktiver werden zu lassen. Ein Scrum-Team ist auch bei der Erledigung komplexer Arbeitsaufträge äußerst effektiv, wenn das Management klare Ziele und Qualitätsansprüche formuliert und auf die Kompetenz der Mitarbeitenden vertraut. Diese übernehmen im Team die Verantwortung für ihre Arbeit selbst und entscheiden über das detaillierte Vorgehen.
Erfolgsfaktor 4: Eine agile Kultur braucht Flexibilität und Geschwindigkeit.
Eine agile Teamkultur unterstützt Unternehmen dabei, anpassungsfähig und selbstlernend zu werden. Wer allein in seinem Büro über der Lösung eines Problems brütet, dem entgehen die Vorteile der agilen Zusammenarbeit. Bei Adacor leben wir in allen Teams eine agile Kultur und das zahlt sich aus: So folgt eine Idee der nächsten, weil sich die verschiedenen Experten die Bälle zuspielen. Der Plan für die nächsten Maßnahmen entsteht meistens schon während eines Meetings.
Erfolgsfaktor 5: Transparenz ist das Gebot der Stunde.
Die Erfahrung des konventionellen Managements zeigt, dass die Ursachen für gescheiterte Projekte oder nicht erreichte Zielvorgaben meist in fehlender oder zu später Kommunikation zu suchen sind. Auch unpräzise, unklare oder sich widersprechende Vorgaben von Vorgesetzten führen zu Missverständnissen. Zusätzlich kann eine bewusste Nicht-Kommunikation von Teammitgliedern aus Angst vor Macht- oder Kompetenzverlust den Projekterfolg gefährden. Wichtig ist die formale Organisation der notwendigen Informationen: Das gesamte Projektwissen sollte allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Bei Adacor setzen wir Jira von Atlassian ein. Über ein browserbasiertes Dashboard mit Spalten und Karten werden für alle einsehbare fest definierte Aufgaben und Projektfortschritte abgebildet. Der Einsatz eines Softwaretools wie Jira unterstützt die Arbeitsorganisation von Scrum, ist aber keine Notwendigkeit für das Gelingen des Prozesses. Analoge Hilfsmittel wie Whiteboard, Post-its und Boardmarker reichen für die Visualisierung aus.
Wer erfolgreich agil arbeiten möchte, der muss sich von Hierarchiestrukturen verabschieden. Alle Teammitglieder sollten sich gleichermaßen für den Projekterfolg verantwortlich fühlen. In der Folge muss so mancher seine „Komfortzone“ der reinen Pflichterfüllung verlassen. Im Scrum Framework gibt das Team die Richtung vor, sodass sich automatisch jeder verantwortlich und eingebunden fühlt.
Erfolgsfaktor 6: Agiles Management ist eine Haltung.
Mit dem Motto „Ab heute versuchen wir es mal agil“ ist nichts erreicht. Die Transformation konventioneller Teams in eine agile Mannschaft fordert Management und Beschäftigte. Jeder einzelne Mitarbeiter und jede einzelne Mitarbeiterin muss die Arbeitsmethode verinnerlichen. Sie ist weder durch gutes Zureden noch durch Sanktionen zu erreichen. Es ist eine Frage der Unternehmenskultur, ob agiles Arbeiten zum Erfolg führt. Bei Adacor haben wir gesehen, dass die Teams, die mit agilen Methoden wie Scrum arbeiten, effizienter, schneller und erfolgreicher als vorher waren. Das hat die Kolleginnen und Kollegen anderer Bereiche motiviert, sich für Scrum zu öffnen. Dennoch findet eine solche Umstellung nicht von heute auf morgen statt, sondern benötigt eine die Transformation in verschiedenen Schritten.
Erfolgsfaktor 7: Konflikte werden verhindert, wenn sie sofort angesprochen werden.
Mit der Bildung agiler Teams hat sich das Konfliktpotenzial bei Adacor erheblich reduziert. Der Grund dafür ist simpel: Je eher sich alle gemeinsam über Hürden in der Projektgestaltung oder neu auftauchende Probleme austauschen, desto kleiner sind am Ende die Herausforderungen. Indem alle Teammitglieder auf dem gleichen Wissensstand sind, treten Konflikte aufgrund einer möglichen Fehleinschätzung Einzelner gar nicht auf. Das funktioniert, wenn sich alle Teammitglieder in den Meetings offen und sachorientiert austauschen. Scrum ist nicht nur ein Framework zur Arbeitsorganisation, sondern basiert auf Werten, Haltung und wertschätzendem Verhalten.
Erfolgsfaktor 8: Agiles Arbeiten ist proaktiv.
Die Anwendung agiler Methoden ist für Unternehmen ein Gewinn in mehrfacher Hinsicht. Bei uns stellen wir fest, dass die Zusammenarbeit in unseren Teams nicht nur in Hinblick auf den Kundennutzen besser geworden ist. Der Umgang unter den Kollegen und Kolleginnen ist entspannter und sachorientierter. Das liegt an den klaren Vereinbarungen, wie das Team den Weg zur Umsetzung plant und zugleich kontrolliert. Bei Scrum ist das Zulassen von Experimenten für ungewöhnliche Wege zur Zielerreichung ausdrücklich erwünscht. Daher kommt es oft vor, dass Innovationen oder Teilprodukte entstehen, die über die ursprüngliche Aufgabenstellung hinausgehen.
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Erfolgsfaktor 9: Führung unterstützt die Selbstorganisation.
Bei aller Offenheit für Ungeplantes und Veränderungen lassen sich verschiedene Führungsansätze mit Scrum verbinden. Diese sorgen in der Aufgabenumsetzung für Klarheit und unterstützen die offene Kommunikation. Zwar ist das Management nicht als befehlsgebendes Organ für verbindliche Vorgaben zu sehen, trotzdem ist es wichtig, dass die Unternehmensführung die Rahmenbedingungen für das selbstorganisierte Arbeiten vorgibt: Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Zeiträume sind für die Umsetzung der Aufgaben maßgeblich? Wo geht die Reise des Unternehmens hin? Welche strategischen Gesichtspunkte sind zu beachten? Um erfolgreich mit Scrum zu arbeiten, brauchen die Beschäftigten auf Antworten auf diese Fragen.
Was ist die Rolle des Scrum Masters?
Der Scrum Master ist im übergeordneten Sinn Führungskraft. Als Servant Leader unterstützt er das Team bei der Lösung von inhaltlichen Problemen oder menschlichen Konflikten. Das Wirken von Führenden als Dienst an den Geführten und ihren Interessen steht im Fokus. Das bedeutet für den Scrum Master das Eintauchen in verschiedene Disziplinen: Er bringt die agile Arbeitsweise voran und strebt stets nach der Verbesserung des Frameworks. Er präsentiert und implementiert im Team andere agile Methoden wie Design Thinking oder Story Mapping. Er begeistert und motiviert die Kolleginnen und Kollegen, unterstützt sie bei der täglichen Arbeit, moderiert die Meetings und steht als Coach bei Frage- und Problemstellungen mit Rat und Tat zur Seite.
Scrum Master zu sein, ist ein anspruchsvoller Job. Es ist als Berufung für diejenigen zu sehen, die eine intensive Auseinandersetzung mit Menschen mögen und ein gutes Gespür für Führung und Hilfestellung mitbringen. Manche Themen sind so herausfordernd, dass sie weder allein vom Team noch vom Scrum Master geklärt werden können, sondern die Entscheidung eines disziplinarischen Vorgesetzten erfordern. Entsprechend Themen kann der Scrum Master an die zuständige Teamleitung oder das Management weiterleiten.
Was ist die Rolle des Product Owners?
Eine weitere Führungspersönlichkeit stellt der Product Owner dar. Er übernimmt die Verantwortung für die Ausrichtung eines Produktes und bestimmt, welche geplanten Neuerungen oder Umsetzungen von Produktfunktionen zuerst realisiert werden. Die spielerische Methode „Business Value Poker“ steht dem Product Owner als hilfreiches Tool zur Seite. Sie unterstützt bei der Entscheidung, welches Feature priorisiert und als nächstes umgesetzt werden soll. Der Product Owner kommuniziert außerdem mit den Stakeholdern. Im Übrigen kann jedes Teammitglied eine Führungsrolle übernehmen, die aus der Selbstorganisation des Teams resultiert und die zeitlich auf die Erledigung einer bestimmten Aufgabe begrenzt ist. Im Entwicklungsteam kann das der Lead zu einem Testing-Vorhaben sein oder die Führung der Realisierung eines neuen technischen Frameworks.
Erfolgsfaktor 10: Agile Teams brauchen Vereinbarungen.
Bei uns sind einzuhaltende Regeln so formuliert, dass sie jeder versteht. Außerdem werden sie von allen als sinnvoll erachtet. Im Entwicklungsteam lautet eine Regel, dass risikoreiche Arbeiten zuerst erledigt werden. Wenn also in einem internen Projekt Bestandsdaten auf ein neues System migriert werden, ziehen wir erst die Bereiche um, die rund um die Uhr verfügbar sein müssen. Alle anderen folgen gemäß ihrer Priorität. Bei Komplikationen haben wir genug Zeit, um die Vorgehensweise zu ändern.
Fazit: Kontinuierliche Verbesserungsprozesse initiieren
Adacor setzt Scrum erfolgreich als agiles Arbeitstool ein. Deshalb können wir Unternehmen die Implementierung des Frameworks empfehlen. Trotz einiger Hürden bei der Umstellung auf die agile Arbeitsweise überwiegen die Vorteile im täglichen Doing. Die regelmäßigen Meetings und Backlogs sorgen für eine offene Kommunikation und einen transparenten Austausch. Das hohe Maß an Selbstorganisation, auf welchem das Modell basiert, erhöht die Arbeitseffizienz um ein Vielfaches. Die übersichtlichen Planungsphasen ermöglichen die kurzfristige Realisation neuer Produkt- und Service-Eigenschaften und identifizieren Probleme bereits im Entstehen. Zusammengefasst führen alle Schritte des Frameworks zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dadurch arbeiten unsere Teams schneller und effizienter.
Sie möchten mehr Informationen zum Thema Agiles Arbeiten mit Scrum?
Dann haben wir weitere spannende Artikel im Blog für Sie zum Lesen. Von unserem Softwareentwickler Sebastian Helfmann erfahren Sie alles Wissenswerte zu dem richtigen Wording, den Abläufen und Rollen, die das Scrum-Framework umfasst. Unser Scrum-Master Olaf Rind verrät Ihnen, wie Product Owner sich die Aufgabenpriorisierung über die spielerische Methode „Business Value Poker“ erleichtern. Zudem gibt er Ihnen in einem weiteren Artikel hilfreiche Tipps zum agilen Arbeiten im Homeoffice. Weitere Empfehlungen zum Thema Digitales Teamwork und Homeoffice erhalten Sie in unserem COVID-19 Leitfaden .